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Checkliste: Der Umstieg auf JTL-Wawi 1.0

Checkliste zum Update
auf JTL-Wawi 1.0

Das Update auf JTL-Wawi 1.0 bringt eine ganze Reihe Neuerungen mit sich. Es gibt zahlreiche neue Features, aber auch an bestehenden Modulen wurde viel angepasst, optimiert und umgestellt. Es ist uns daher wichtig, Sie über alle wesentlichen Änderungen ins Bild zu setzen und Sie im Prozess der Umstellung zu begleiten. Gehen Sie diese Checkliste bitte Schritt für Schritt durch und nehmen immer dann Änderungen an Ihrer JTL-Wawi vor, wenn eine Konstellation auf Sie zutrifft.

In unserer Checkliste können wir natürlich nicht jede Besonderheit speziell Ihres Online-Handels und Ihrer JTL-Wawi-Konfiguration berücksichtigen. Denken Sie daher bitte gründlich mit: ziehen Sie weitergehende Schlüsse und erwägen Sie auch Konsequenzen Ihrer Handlungen, die über diese Kurzanleitung hinausgehen. Denn Ihr Update soll möglichst reibungslos vonstatten gehen.

Wir empfehlen Ihnen: Planen Sie genügend Zeit ein!
Idealerweise planen Sie das Update an einem Wochenende oder nach Feierabend durchzuführen. Erfahrungsgemäß kommen viele kleinere und größere Änderungen auf Sie zu, mit denen Sie nicht unbedingt rechnen und die Ihren Tagesablauf blockieren könnten. Ein Beispiel: Alle Bilder werden beim Update auf Ihren Client geladen, was geraume Zeit in Anspruch nehmen kann. Wenn Sie sehr viele Bilder verwenden, dann empfiehlt sich ein Update direkt auf Ihrem Server (um die Dauer des Updates stark zu verkürzen).

Auch der Einsatz eines Testsystems wäre in jedem Fall vorteilhaft!

Ausnahme: Sie nutzen das JTL-Hosting!
Wenn Sie die SQL-Datenbank für Ihre JTL-Wawi von JTL hosten lassen, bitten wir Sie das Update während der Supportzeiten von JTL zu machen. Hintergrund: Sie selbst können keinen manuellen Restore durchführen, d.h. ein evtl. notwendiges Backup kann nur durch JTL wieder eingespielt werden.

Bitte beachten Sie außerdem:
Mehr zu den aktuellen Änderungen und Bedingungen für die Installation und den Betrieb von Nachfolgeversionen, d.h. ab JTL-Wawi 1.0.x finden Sie hier: Zur Übersicht aller JTL-Wawi-Changelogs

Und für Nutzer von JTL-eazyAuction eBay gibt es ein eigenes Unterkapitel, da auch hier wichtige Anpassungen vorgenommen werden müssen! Bitte beachten Sie, dass im Zuge des Updates ein neuer Tarif für eazyAuction gebucht werden muss. Aktuelle Informationen sowie die Optionen zum Wechsel finden Sie in Ihrem JTL-Kundencenter oder auf unserer Webseite.

Und wenn Sie Fragen haben? Dann wenden Sie sich wie gewohnt an Ihren Kundendienst-Mitarbeiter (tarif-abhängig) oder werfen einen Blick in unseren Hilfe-Guide. Fehler melden Sie bitte in Ihrem JTL-Kundencenter.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung!
Ihr JTL-Team

Die neuen Features

Hier finden Sie die neuen Features beschrieben. Einige Features sind so "frisch", dass selbst wir sie noch nicht vollständig dokumentieren konnten. Wir haben uns aber bemüht, Ihnen zumindest einen ersten Einstieg zu ermöglichen und hoffen, ausführlichere Hilfeseiten in den nächsten Wochen anbieten zu können.

Versand-Features:
Die Versandverwaltung
Der JTL-Packtisch
Anbindung von JTL-Shipping

Verkaufs-Features:
Die JTL-Connectoren
JTL-eazyAuction: Neuerungen an eBay
Globale Textvorlagen
JTL-eazyAuction: Der Amazon-Lister
Eigene Felder

Workflows & Mahnwesen:
Prozesse automatisieren: Die Workflows
Das Mahnwesen

Anpassungen vor dem Update

Sie arbeiten bereits mit JTL-Wawi und setzen einige oder alle der folgenden Features ein. Bitte gehen Sie in diesem Fall die Liste Schritt für Schritt durch. Informieren Sie sich über die neuen Strukturen und nehmen Sie notwendige Umstellungen vor.

JTL-Shop 3.19

Durch die neue Bilderstruktur in JTL-Wawi müssen alle Nutzer der Version 3.19 des JTL-Shop Ihren Shop inkl. der Bilder zurücksetzen und anschließend über einen Webshop-Abgleich neu befüllen. Sofern Sie allerdings vor dem Update auf JTL-Wawi 1.0 ein Update auf die Shopversion 3.20 vorgenommen haben sind keine Änderungen notwendig. Wir empfehlen Ihnen daher - bevor Sie JTL-Wawi 1.0 installieren - Ihren JTL-Shop auf die aktuelle JTL-Shop-Version (3.20) zu aktualisieren.

Näheres zum Shop-Upgrade finden Sie hier:
Zu den Artikeldetails: Die neue Bilderstruktur | Zum Backend des JTL-Shop: Shop zurücksetzen

Multishop-Modul 1.0

Mit dem bisherigen Multishop-Modul 1.0 waren Sie lediglich in der Lage, neue Shop-Systeme mit JTL-Wawi zu verbinden. Das neue Multishop-Modul 2.0 ermöglicht es Ihnen darüber hinaus, für jedes Shop-System eigene Beschreibungen, Meta-Informationen und Bilder zu hinterlegen. Dementsprechend ändert sich auch das Lizenzmodel des Multishop-Moduls:

Das alte Multishop-Modul wird mit JTL-Wawi 1.0 nicht mehr funktionieren!
Daher: Wenn Sie ein solches Multishop-Modul besitzen, loggen Sie sich bitte ins JTL-Kundencenter ein und aktivieren Sie dort das neue Multishop-Modul 2.0. Die neue Multishop-Lizenz ist zeitlich auf 12 Monate befristet und kann jederzeit verlängert werden.

Näheres zu Einrichtung und Aktivierung des Moduls finden Sie hier: Zum Multishop-Modul 2.0

Connectoren / Varkombis

Bei der alten JTL-Wawi Version 099923 hat der GPL-Connector von 2006 die Varkombi-Väter als "normale" Variationsartikel zum Shop gesendet. Diese Variationsartikel konnten Kunden dann im Webshop kaufen. Bei einem Kauf haben diese Bestellungen dann einen nicht definierten Zustand in JTL-Wawi hervorgerufen und konnten von Ihnen als Händler nicht ohne Weiteres ausgeliefert werden. Stattdessen mussten Sie die Verkaufsposition zusätzlich löschen und das entsprechende Varkombi-Kind auswählen, damit Sie Ihren Auftrag weiter bearbeiten konnten.

In JTL-Wawi Version 1.0 und höher verhält es sich vergleichbar. Damit es aber nicht zu dem oben beschriebenen, undefinierten Zustand kommt, werden mit dem neuen JTL-Connector keine Varkombi-Artikel (Väter/Kinder) zu Shop-Systemen gesendet, die keine Varkombis unterstützen. Dies betrifft den neuen und alten Modified-Connector sowie die alten XTC- und OSC-Connectoren.

Datenbankverwaltung

Beim Start von JTL-Wawi gelangen Sie als erstes in die neue Datenbankverwaltung von JTL-Wawi. Hier ist es zwingend notwendig ein Profil zu erstellen. Beim Update wird ein Standardprofil angelegt, für Neuinstallationen gilt folgendes Vorgehen: Geben Sie die Verbindungsparameter für die Datenbank an. Nachdem Sie Verbindungsparameter hinterlegt haben können Sie JTL-Wawi 1.0 das erste Mal starten. Sie gelangen sofort in den Update-Vorgang und müssen zunächst ein Backup Ihrer alten Datenbank erstellen. Nach dem Backup beginnt das Update selbstständig. Je nach Größe Ihrer Datenbank kann das Update einige Stunden in Anspruch nehmen.

Näheres zum Update finden Sie hier: Erster Programmstart / Abschnitt: Datenbankverwaltung

Druckvorlagen für Mahnungen

Für das neue Mahnwesen werden beim Update die bisherigen Druckvorlagen für Mahnungen (auch die von Ihnen selbst angelegten Vorlagen) durch neue Standardvorlagen ersetzt. Sofern Sie Ihre eigenen Vorlagen weiterhin nutzen möchten, sichern Sie diese bitte vor dem Update und fügen Sie nach dem Update erneut hinzu.

Anpassungen nach dem Update

Nach der erfolgreichen Installationen müssen Sie noch folgene Änderungen erwägen:

Grundpreise

Nach dem Update von JTL-Wawi müssen Sie Ihre Grundpreiseinheiten anpassen, da die Funktionsweise der Grundpreise in JTL-Wawi verändert wurde. Statt wie früher über einen Umrechungsfaktor Ihre Grundpreise anzugeben, können Sie nun aus einer vielzahl festgelegter Einheiten auswählen. Damit auch Einheiten berücksichtigt werden, die nicht berücksichtigt wurden, müssen neue Einheiten erstellt werden.

Ein Beispiel: Im Auslieferungszustand stehen Ihnen alle Maßeinheiten wie gramm, liter, meter uvm. zur Verfügung. Wenn Sie Einheiten wie Stück, Tablette, Kapsel etc. nutzen, müssen diese während des Updates angelegt und zugeordnet werden.

Eine ausführliche Beschreibung zu der neuen Vorgehensweise, Grundpreise in JTL-Wawi zu verwalten, finden Sie auf den Hilfeseiten der Produktverwaltung:

Zu den Artikeldetails / Abschnitt: Grundpreise | Zum Menü Allg. Einstellungen / Eintrag: Einheiten

Doppelte Artikelnummern

In Zukunft wird JTL-Wawi keine doppelten Artikelnummern mehr unterstützen. Beim Update werden alle doppelten Vorkommen von Artikelnummern um Suffixe ergänzt: ##1, ##2, ##3 usw. Sie werden während des Updates eine Liste zum Artikelnummern-Abgleich angezeigt bekommen, anhand welcher Sie alle Änderungen entnehmen können, die JTL-Wawi während des Updates an Ihren Artikelnummern durchgeführt hat. Sie können später in JTL-Wawi nach ## suchen, um alle Artikel zu finden, deren Artikelnummern automatisch geändert wurden.

Achtung: Bitte auch die inaktiven Artikel berücksichtigen.

Logistiker in die Versandarten integriert

Im Zuge der Umstellung des Versandprozesses haben wir die Verwaltung der Logistiker in die Versandarten integriert. Alle wichtigen Einstellungen bzgl. Versanddatenexport und Tracking sind nun in den Versandarten zu pflegen. Ihre bisherigen Einstellungen werden beim Update automatisch der korrekten Versandart zugeordnet.

Näheres zu den Versandarten finden Sie hier: Zum Menü Einstellungen / Eintrag: Versandarten

WICHTIG: Für alle Nutzer von JTL-WMS und JTL-Packtisch!
Sie müssen auf jedem Arbeitsplatz in den Arbeitsplatz-Einstellungen in JTL-WMS und JTL-Packtisch die Import- und Exportpfade neu konfigurieren. Ab sofort werden diese pro Versandart gepflegt und können nicht automatisch übernommen werden.

Versanddatenexport und -importvorlagen

Der Versanddaten-Import wird ab dieser Version nur noch über die internen Paketnummer(n) erfolgen. Somit können wir zu jedem Paket die passende Tracking-ID importieren. Was bedeutet das für Sie? Wenn Sie den Versanddatenexport und -import mit JTL-WMS oder Packtisch verwenden, müssen Sie die Versanddaten-Exportvorlage auf die interne Paketnummer umstellen:

L{{Lieferschein.InterneLieferscheinnummer}}

wird ersetzt durch

P{{Pakete.InternePaketnummer}}

Außerdem werden in den DotLiquid-Exporten zwischen Kopfzeile, Hauptbereich und Fußzeile keine automatischen Zeilenumbrüche mehr eingefügt, weil wir nur so eine maximale Kompatibilität zu allen Softwareschnittstellen sicherstellen können. Den Zeilenumbruch können Sie einfach manuell mit der Return- bzw. Entertaste wie in jedem Schreibprogramm hinzufügen.

Einige bisher verwendete Variablen wie beispielsweise Pakete.Count müssen durch Variablen wie Vorgang.Lieferschein.Pakete.Anzahl ausgetauscht werden. Unser Support steht bei Bedarf gerne zur Verfügung. Eröffnen Sie einfach ein Ticket über das Kundencenter.

Beschaffungszeit / Lieferzeit

Nach dem Update wird im Dialogfenster Artikeldetails > Registerkarte: Allgemein > Fensterbereich: Lageroptionen die Beschaffungszeit auf "manuell ermitteln" umgestellt. Wenn Sie diese Voreinstellung für mehrere Artikel ändern möchten, können Sie hier die JTL-Ameise verwenden. Vergleiche Sie hierzu auch den Forumsbeitrag: Beschaffungszeit nach Update

Rechteverwaltung

Mit JTL-Wawi 1.0 gibt es eine neue Benutzer- und Rechteverwaltung. Die Rechteverwaltung basiert auf Gruppenrechten. Es müssen zuerst Gruppen mit Rechten angelegt werden um anschliessend jedem Benutzer eine Gruppe zuzuweisen. Alle bisher getroffenen Benutzerrechte gehen mit dem Update auf JTL-Wawi 1.0 verloren.

Näheres finden Sie hier: Zum Menü Einstellungen / Eintrag: Benutzer-/Rechteverwaltung.

Attribute

Die Verwaltung von Attributen wurde mit JTL-Wawi 1.0 verändert. Attribute müssen jetzt nur noch einmalig angelegt werden und können anschließend im Artikel zugewiesen werden. Während des Updates werden alle Attribute, die Sie bisher angelegt hatten, übernommen und genau einmal angelegt. Wenn in den Attributen unterschiedliche Datentypen verwendet wurden, beispielsweise "Zahlen" und "Text", dann wird jeweils der größere Datentyp verwendet, in unserem Beispielfall also: Text.

Näheres finden Sie hier: Zum Menü Produktverwaltung / Eintrag: Attribute verwalten.

Merkmale

Die Verwaltung von Merkmalen in JTL-Wawi wurde angepasst. Alle bisherigen Merkmale bleiben weiterhin erhalten und werden auf die neue Struktur migriert.

Näheres finden Sie hier: Zum Menü Produktverwaltung / Eintrag: Merkmale.

Steuern

Auch die Steuerverwaltung in JTL-Wawi hat Verbesserungen erfahren. Ihre bestehenden Steuer-Einstellungen werden migriert. Unterschiedliche Steuereinstellungen können jetzt pro Firma gepflegt werden.

Näheres finden Sie hier: Zum Menü Einstellungen / Eintrag: Steuern

Bestandskorrektur

Während des Updates führt JTL-Wawi eine Prüfung aller Bestandsdaten durch. Im Anschluss wird JTL-Wawi Ihnen eine Liste mit Artikeln anzeigen, für die negative Wareneingänge aufgefallen sind und die mit dem Update korrigiert wurden. Wir bitten Sie für die Artikel auf der Liste eine Inventur durchzuführen.

Näheres finden Sie hier: Zum Menü Produktverwaltung / Eintrag: Inventur | Inventur mit dem JTL-WMS

JTL-Kundencenter & JTL-Wawi

Sie können einen Mandanten aus JTL-Wawi mit genau einem Kundencenter-Account verknüpfen. Das heißt, Sie benötigen ggf. für jeden Ihrer Mandanten Lizenzen für Ihre zusätzlich erworbenen Module (wie das JTL-WMS, den JTL-Packtisch oder das Multishop-Modul) sowie einen eigenen Kundencenter-Account.

Formulardesigner

Wenn Sie die Funktion JTL_DirectQuery benutzen, so müssen die SQL-Abfragen wahrscheinlich an JTL-Wawi 1.0 angepasst werden, da die Datenbankstruktur sich an vielen Stellen geändert hat.

DTAUS wird zu SEPA

Das DTAUS-Format wurde entfernt. Die aktuelle SEPA-Funktion ist über die Rechnungsverwaltung in JTL-Wawi sichtbar. Stellen Sie für die Nutzung sicher, dass Sie zu jedem Kunden die gültige IBAN und BIC hinterlegt haben. Zudem müssen Sie in den Firmeneinstellungen auch Ihre Gläubiger-ID hinterlegt haben.

Näheres finden Sie hier: Zur Rechnungsverwaltung / Abschnitt: SEPA

eBay anpassen

Wenn Sie den Marktplatz eBay nutzen, müssen Sie weitere Aspekte nach dem Update berücksichtigen:

Artikelnamen, Beschreibungen, Bilder

JTL-Wawi übermittelt Ihre Bilder, Artikelbezeichnungen, Beschreibungen sowie Ihre Designvorlagen 1:1 an eBay. Wenn Sie Änderungen an diesen Daten direkt bei eBay durchgeführt haben sollten, so werden diese Änderungen von den Informationen in JTL-Wawi überschrieben. JTL-Wawi hat also die Führung!

Es gibt keine angebots-spezifischen Bilder mehr!
Wenn Sie denselben Artikel auf mehreren ebay-Accounts listen möchten, werden dieselben Artikelbilder für alle Listings benutzt! Sie können Bilder von verschiedenen eBay-Accounts nicht mehr wie bisher trennen. JTL-Wawi verwendet stattdessen für Ihre eBay-Angeboten die eBay-Bilder des Wawi-Stammartikels, und zwar in der dort angelegten Reihenfolge. Angebots-spezifische Bilder gibt es nicht mehr. Dies ist zwar eine Einschränkung, jedoch eine starke Vereinfachung der Listing-Pflege.

Näheres zum Wawi-Stammartikel finden Sie hier: Artikeldetails: Bilder für eBay hinterlegen

eBay-Bestandsanpassungen

Die Logik für den automatischen Bestandsabgleich hat sich geändert. Ein gesonderter Haken für Angebote beenden, wenn Verfügbar <= 0 existiert nicht mehr. Diese Option ist nun immer aktiv. Möchten Sie nicht, dass Ihre Angebote beendet werden, wenn diese keinen Lagerbestand haben, so aktivieren Sie in den Artikeldetails entweder die Option Überverkäufe möglich und setzen einen MaxBestand.

Bitte beachten Sie dabei auch die möglichen Konstellationen bei der Lagerbestandsberechnung wie wir sie in einem Blogbeitrag zusammengestellt haben: Zum JTL-Blog: Lagerbestände bei eBay und Amazon. Oder alternativ nutzen Sie die neue eBay Option nicht mehr vorrätig, die nachfolgend kurz erläutert wird:

Die eBay-Option: Nicht mehr vorrätig
In JTL-Wawi 1.0 unterstützen wir die neue eBay-Option nicht mehr vorrätig für GTC-Angebote. Dabei werden GTC-Angebote nicht mehr beendet, wenn der Lagerbestand auf 0 fällt, sondern inaktiv gestellt. Sie werden auch automatisch reaktiviert, wenn der Lagerbestand positiv wird. Um diese Option zu nutzen, schalten Sie die Option sowohl auf der eBay-Webseite in den Einstellungen frei als auch in JTL-Wawi unter eazyAuction > eBay Konten.

Näheres finden Sie hier: Zur eBay-Webseite / Option: Nicht mehr vorrätig

eBay-Geplante Auktion

Die Funktionalität zur Planung von eBay-Auktionen steht Ihnen in JTL-Wawi 1.0 nicht mehr zur Verfügung. Alle evtl. noch bestehenden Planungen werden auf dem eA-Server gelöscht. Sie können aber weiterhin die Startzeitplanung von eBay nutzen sowie die neue JTL-Wawi-Funktion Angebot autom. einstellen, wenn Bestand >= X. Sie finden die Funktion in den Dialogfenstern eBay-Vorlagen und eBay Globale Vorlagen im Fensterbereich Angebot automatisch einstellen.

eBay-Designvorlagen

Die eBay-Designvorlagen können Sie jetzt direkt in JTL-Wawi bearbeiten und verwalten. Über den Menüpunkt eazyAuction > eBay Designvorlagen können Sie jetzt auch laufende eBay-Angebote aktualisieren.

Näheres finden Sie hier: Zum Marktplatz eBay: Die eBay-Designvorlagen

eBay-Fahrzeugverwendungsliste

Sie können jetzt direkt aus JTL-Wawi heraus auf die Fahrzeugverwendungsliste von eBay zugreifen. Sofern Sie eine entsprechende eBay-Kategorie ausgewählt haben, können Sie in der ebay-Angebotsverwaltung > Dialogfenster: Angebotsdetails > Reiter: Kategorie auf die Liste zugreifen.

Näheres erfahren Sie hier: Zum Video-Tutorial: eBay-Fahrzeugverwendungsliste

eBay-Rahmenbedingungen

Ab sofort können Sie auch eBay-Rahmenbedingungen für Versand, Zahlung und Rücknahme in JTL-Wawi direkt einstellen. Gehen Sie hierzu in die ebay-Angebotsverwaltung > Dialogfenster: Angebotsdetails > Reiter: Versand/Zahlung, um die für Sie passenden Rahmenbedingungen einzustellen. Der Dialog ist weitesgehend selbsterklärend.

Näheres finden Sie hier: Zur Website von eBay: Rahmenbedingungen

eBay-International

Händler können ab jetzt mit JTL-Wawi auch die internationalen eBay-Marktplätze bedienen und sind nicht mehr auf den deutschen Marktplatz beschränkt. Hierzu öffnen Sie die eBay-Kontoverwaltung und wählen für jedes betroffene eBay-Konto die gewünschten Marktplätze aus. Mit dem nächsten eBay-Abgleich werden Ihre Änderungen wirksam.

eBay-Globale Angebotsvorlagen

Für JTL-eazyAuction eBay gibt es jetzt auch Globale Angebotsvorlagen - eine weitere Ebene über Angebotsvorlagen und Auktionen. Globale Angebotsvorlagen sind nicht artikel-spezifisch, d.h. Sie können dort keine artikel-spezifischen Eingaben vornehmen. Artikel-spezifische Daten werden stattdessen beim Erzeugen einer normalen Angebotsvorlage automatisiert aus dem Artikel gezogen (bis auf die Angebotsbeschreibung, vgl. hierzu die Änderung an den eBay-Platzhalter).

Erstellen Sie zum Beispiel für jede Kombination aus Produktkategorie und eBay-Marktplatz/Sprache eine eigene globale Vorlage. Basierend auf dieser globalen Vorlage können Sie dann normale eBay-Angebotsvorlagen generieren. Umgekeht funktioniert es übrigens genauso: Erstellen Sie eine globale Angebotsvorlage aus einer normalen eBay-Angebotsvorlage.

JTL-WMS anpassen

Sie arbeiten mit dem JTL-WMS? Dann berücksichtigen Sie bitte die folgenden Änderungen:

WMS-Vorgabeplätze

Die bisherigen WMS-Vorgabeplätze wurden geändert in WMS-Vorgabebereiche - und neu hinzugekommen sind sogenannte Lagerbereiche. Prüfen Sie beim Einsatz von Vorgabebereichen, ob diese Auswirkungen auf Ihre Picklistenvorlagen haben.

Lagerbereiche können Sie In Ihrem JTL-WMS bzw. in JTL-Wawi verwalten unter:

  • Im JTL-WMS: Einstellungen > Lageroptionen > WMS-Optionen > Lagerbereiche
  • In JTL-Wawi: Einstellungen > Lagerverwaltung > WMS-Lager > WMS-Optionen > Lagerbereiche

WMS-Export/Importpfade

Da in JTL-Wawi die Logistiker mit den Versandarten zusammengefasst wurden müssen in der Arbeitsplatzkonfiguration die Import und Export Pfade bzgl. Versanddatenim / export neu gesetzt werden. Zusätzlich müssen alle Versandarten neu konfiguriert werden.