Inhaltsverzeichnis

    Zahlungen in JTL-Wawi zuweisen

    Ihre Aufgabe / Ausgangslage

    Sie haben einen Abgleich Ihrer Konten über CSV, HBCI/FinTS oder PayPal durchgeführt. Zunächst lassen Sie JTL-Wawi über die Funktion Automatisch zuweisen alle eindeutigen Zahlungen zu Aufträgen zuweisen. Im Anschluss daran weisen Sie Zahlungen, die über den automatischen Abgleich nicht oder nicht vollständig zugewiesen werden konnten über die Funktion Manuell zuweisen per Hand den entsprechenden Aufträgen zu.

    Zahlungen automatisch zuweisen

    Nachdem Sie Ihre Konten mit JTL-Wawi abgeglichen haben, gehen Sie wie folgt vor.

    1. Lassen Sie sich alle relevanten Kontobewegungen in der Zahlungsübersicht anzeigen. Mithilfe der Filter können Sie sich beispielsweise nur alle Zahlungseingänge anzeigen lassen.
    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Abgleich starten. Die Zahlungen werden soweit möglich Ihren entsprechenden Aufträgen zugeordnet. Anhand der verschiedenen Status können Sie sehen, ob die Zahlungen zugeordnet wurden.
    Mögliche Status der Zahlungseingänge nach dem automatischen Zahlungsabgleich
    • Zahlungseingang ist vollständig zugewiesen: Zahlungseingänge, die automatisch oder manuell zugewiesen werden konnten. Sie sind grün hinterlegt und weisen in der Spalte Betrag (nicht zugewiesen) den Betrag 0,00 auf.
    • Zahlung ist nicht zugewiesen: Zahlungseingänge, die nicht zugewiesen werden konnten. Sie sind rot hinterlegt und weisen in der Spalte Betrag (nicht zugewiesen) den Betrag auf, der nicht zugewiesen werden konnte.
    • Zahlung ist nicht vollständig zugewiesen: Zahlungseingänge, die nicht 100% zugewiesen werden konnten, da beispielsweise der Betrag nicht übereinstimmt. Sie sind gelb hinterlegt und weisen in der Spalte Betrag (nicht zugewiesen) den Betrag auf, der nicht zugewiesen werden konnte.
    Falls Sie in der Übersicht der Zahlungen nicht alle Zahlungen sehen, kontrollieren Sie bitte Ihre Filtereinstellungen.
    1. Zahlungen, die einem Auftrag zugewiesen werden konnten, setzen den Auftrag in den Status bezahlt. An dieser Stelle greifen nun entweder Ihre eingerichteten Workflows oder Sie können den Auftrag manuell ausliefern.
    2. Zahlungen, die den Status Zahlung ist nicht zugewiesen oder Zahlung ist nicht vollständig zugewiesenhaben, können Sie nun manuell über die Funktion Manuell zuweisen den entsprechenden Aufträgen zuordnen.

    Zahlungen manuell zuweisen

    1. Markieren Sie eine nicht zugewiesene oder nicht vollständig zugewiesene Zahlung in der Listenansicht und klicken Sie auf die Schaltfläche Manuell zuweisen… Es öffnet sich das Dialogfenster Zahlungsdetails: Konto… Sie sehen im oberen Bereich die Daten der Zahlung.
    1. Kicken Sie auf die Schaltfläche Zuweisen….  Es öffnet sich das Dialogfenster Zahlung zuweisen. Hier sehen Sie alle Aufträge mit offenen Rechnungsbeträgen.
    1. Nutzen Sie die Such- und Filterfunktionen, um die angezeigten Aufträge einzugrenzen. Suchen Sie beispielweise nach Auftragsnummer, Kundennummer oder dem Namen des Kunden oder grenzen Sie die Ergebnisse nach Zahlungsarten, beispielsweise PayPal-Zahlungen ein.
    2. Wenn Sie den zur Zahlung gehörenden Auftrag gefunden haben, markieren Sie diesen und klicken Sie auf Zuweisen.
    3. Die Zahlung hat nun den Status Vollständig zugewiesen. An dieser Stelle greifen nun entweder Ihre eingerichteten Workflows oder Sie können den Auftrag manuell ausliefern.

    Zahlungen, die kleiner sind als der Rechnungsbetrag manuell zuweisen

    Sollte Ihr Kunde nicht den gesamten Rechnungsbetrag überwiesen haben, können Sie die geleistete Zahlung manuell wie oben beschrieben dem Auftrag zuordnen. Der gezahlte Betrag wird vom Auftragswert abgezogen. In der Übersicht im Bereich Verkauf > Aufträge sehen Sie nun, dass eine Anzahlung zu diesem Auftrag geleistet wurde. In der Spalte Auftragswert sehen Sie den Gesamtwert des Auftrags. In der Spalte Offener Wert wird Ihnen der Betrag angezeigt, den der Kunde noch zu zahlen hat.

    In der Übersicht der Zahlungen im Bereich Zahlungen wird die Zahlung mit dem Status Vollständig zugewiesenangezeigt, da der komplette Betrag einem Auftrag zugeordnet werden konnte. Sollten weitere Zahlungen des Kunden eintreffen, ordnen Sie diese ebenfalls dem Auftrag zu. Sobald der komplette Betrag der Zahlungen mit dem Rechnungsbetrag übereinstimmmt, gilt der Auftrag als bezahlt. An dieser Stelle greifen Ihre eingerichteten Workflows oder Sie können den Auftrag manuell ausliefern.

    Eine Zahlung mehreren Aufträgen zuweisen

    Ihr Kunde hat mehrere Bestellungen bei Ihnen getätigt, hat die Rechnungen jedoch nicht einzeln sondern in einem Gesamtbetrag beglichen. Daher müssen Sie die Zahlung manuell den entsprechenden Aufträgen zuweisen. Gehen Sie vor, wie oben beschrieben. Markieren Sie in der Liste der Aufträge die Aufträge, die der Zahlung zugewiesen werden sollen (STRG gedrückt halten + linke Maustaste) und klicken Sie auf Zuweisen. Sie können die Aufträge auch in mehreren Schritten nacheinander der Zahlung zuweisen. Sofern der Gesamtbetrag der ausgewählten Aufträge mit dem Gesamtbetrag der Zahlung übereinstimmt, erhält die Zahlung den Status Zugewiesen. Klicken Sie auf Speichern. An dieser Stelle greifen nun entweder Ihre eingerichteten Workflows oder Sie können den Auftrag manuell ausliefern.