Mahnlauf in JTL-Wawi vorbereiten und durchführen
Ihre Aufgabe/Ausgangslage
Sie haben regelmäßig Kunden, die vergessen, innerhalb des vereinbarten Zeitraums den offenen Rechnungsbetrag an Sie zu überweisen. Gelegentlich überweisen Kunden nur einen Teil des Rechnungsbetrages. Sie möchten daher in regelmäßigen Abständen prüfen, welche Rechnungen nicht oder unvollständig bezahlt wurden und für diese Rechnungen Zahlungserinnerungen oder Mahnungen per E-Mail an Ihre Kunden versenden.
Voraussetzungen/Einschränkungen
Zahlungserinnerungen und Mahnungen an Kunden versenden
- Öffnen Sie über das Menü Zahlungen > Durchführen: Mahnlauf das Dialogfenster Mahnlauf vorbereiten und durchführen.
- Geben Sie im Bereich Zahlungsziel inkl. Karenzzeit den Zeitraum an, in dem nach offenen Rechnungen gesucht werden soll. Standardmäßig werden Ihnen die offenen Rechnungen des letzten Monats angezeigt.
- Identifizieren Sie anhand der Angaben in der Spalte nächstes Zahlungsziel die offenen Rechnungen, für die Sie eine Zahlungserinnerung oder Mahnung an den Kunden versenden möchten und markieren Sie diese.
Hinweis: Sie können den Mahnlauf für jede einzelne angezeigte Rechnung starten oder mehrere Rechnungen markieren, für die Sie den Mahnlauf starten möchten. Sie können den Mahnlauf für alle markierten Rechnungen gleichzeitig anstoßen, unabhängig davon, in welcher Mahnstufe sich die Rechnungen aktuell befinden.
- Klicken Sie auf den Pfeil in der Schaltfläche Mahnlauf starten und wählen Sie die Ausgabeart, mit der Sie die Mahnung verschicken möchten, beispielsweise Mailen.
Sie haben den Mahnlauf gestartet bzw. Rechnungen, die bereits angemahnt wurden und deren Mahnfrist verstrichen ist, in die nächste Mahnstufe geschickt. Der Kunde erhält die Mahnung über den von Ihnen ausgewählten Ausgabeweg und Sie sehen die aktuelle Mahnstufe in der Übersicht.
Hinweis: Sollten Sie die letzte Mahnstufe erreicht haben, wird Ihre Mahnung nicht mehr im Bereich Zahlungen > Mahnlauf gelistet. Sie finden diese Mahnungen im Menü Verkauf > Offene Posten. Dort können Sie die Mahnstufe zurücksetzen damit diese wieder im Mahnlauf gelistet wird, als auch die Mahnung erneut ausgeben und dem Kunden übermitteln.
Mahnungen nachträglich drucken, mailen, faxen oder speichern
Hinweis: Sie können immer nur die Mahnung der aktuellen Mahnstufe nachträglich erneut ausgeben.
- Öffnen Sie über das Menü Zahlungen > Prüfen: Offene Posten das Dialogfenster Offene Posten prüfen.
- Stellen Sie im Bereich Zahlungsziel inkl. Karenzzeit den Zeitraum ein, der durchsucht werden soll.
- Grenzen Sie die Ergebnisse weiter ein, indem Sie beispielsweise nach dem Namen des Kunden, der Auftragsnummer oder Rechnungsnummer suchen.
- Wenn Sie die offene Rechnung gefunden haben, markieren Sie diese und öffnen mit einem Klick auf die rechte Maustaste das Kontextmenü.
- Wählen Sie die Option Aktuelle Mahnung ausgeben und wählen Sie die gewünschte Ausgabeart. Die Mahnung wird entsprechend ausgegeben.
Mahnhistorie anzeigen
In JTL-Wawi können Sie sich die Historie eines Mahnvorgangs anzeigen lassen. Sie enthält Informationen zu allen Mahnstufen, die diese Rechnung durchlaufen hat.
- Öffnen Sie über das Menü Zahlungen > Prüfen: Offene Posten das Dialogfenster Offene Posten prüfen.
- Stellen Sie im Bereich Zahlungsziel inkl. Karenzzeit den Zeitraum ein, der durchsucht werden soll.
- Grenzen Sie die Ergebnisse weiter ein, indem Sie beispielsweise nach dem Namen des Kunden, der Auftragsnummer oder Rechnungsnummer suchen.
- Wenn Sie die offene Rechnung gefunden haben, markieren Sie diese und öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Sie den Menüpunkt Mahnhistorie anzeigen.
- Das Dialogfenster Mahnhistorie öffnet sich. In dieser Übersicht sehen Sie zusammengefasst die wichtigsten Informationen zu allen Mahnungen.
Achtung: Mahngebühren tauchen in JTL-Wawi nicht auf der Rechnung auf, da sie kein Teil der Rechnung sind! Daher kann es bei automatischen Zuordnungen von Zahlungen zu überbezahlten Aufträgen kommen. Ein solcher Fall muss in der Regel von der Buchhaltung bzw. einem Steuerberater korrekt bearbeitet und verbucht werden. Wenden Sie sich im Zweifel an Ihren Steuerberater, um zu erfahren, wie Sie solche Gebühren korrekt verbuchen sollen.