Inhaltsverzeichnis

    Mahnlauf in JTL-Wawi vorbereiten und durchführen

    Voraussetzungen / Einschränkungen

    • Sie haben Mahngruppen und Mahnstufen nach Ihren Anforderungen in JTL-Wawi angelegt
    • Sie haben Vorlagen für Zahlungserinnerungen und Mahnungen in der Vorlagenverwaltung angelegt

    Ihre Aufgabe/Ausgangslage

    Sie haben häufig Kunden, die bei der Zahlungsart Kauf auf Rechnung vergessen innerhalb des vereinbarten Zeitraums den offenen Betrag an Sie zu überweisen. Es kann auch vorkommen, dass der Kunde nicht den gesamten Rechnungsbetrag sondern zu wenig überweist. Sie möchten nun in regelmäßigen Abständen prüfen, welche Rechnungen nicht oder nicht vollständig bezahlt wurden und für diese Rechnungen Zahlungserinnerungen oder Mahnungen per E-Mail an Ihre Kunden versenden.

    Zahlungserinnerungen und Mahnungen an Kunden versenden

    1. Öffnen Sie über das Menü Zahlungen > Durchführen: Mahnlauf das Dialogfenster Mahnlauf vorbereiten und durchführen.
    2. Geben Sie im Bereich Zahlungsziel inkl. Karenzzeit ggf. den Zeitraum an, der nach offenen Rechungen durchsucht werden soll. Standardmäßig werden Ihnen die offenen Rechnungen des letzten Monats angezeigt.
    1. Identifizieren Sie anhand des nächsten Zahlungsziels in der Spalte n. Zahlungsziel die offenen Rechnungen, für die Sie eine Zahlungserinnerung oder Mahnung an den Kunden versenden möchten und markieren Sie diese.
    Sie können den Mahnlauf für jede einzelne angezeigte Rechnung starten oder mehrere Rechnungen markieren, für die Sie den Mahnlauf starten möchten. Sie können den Mahnlauf für alle markierten Rechnungen gleichzeitig anstoßen, unabhängig davon, in welcher Mahnstufe sich die Rechnungen aktuell befinden.
    1. Um den Mahnlauf zu starten oder Rechnungen, die bereits angemahnt wurden und deren Mahnfrist bereits verstrichen ist, in die nächste Mahnstufe zu schicken, klicken Sie auf den kleinen schwarzen Pfeil in der Schaltfläche Mahnlauf starten unten links und wählen Sie die Option Mailen, um die Mahnung per E-Mail an den Kunden zu versenden.
    2. Die E-Mail wurde automatisch an den Kunden versendet. Die aktuelle Mahnstufe wird Ihnen in der Übersicht angezeigt.

    Mahnungen nachträglich drucken, mailen, faxen oder speichern

    Sie können immer nur die Mahnung der aktuellen Mahnstufe nachträglich erneut ausgeben.
    1. Öffnen Sie über das Menü Zahlungen > Prüfen: Offene Posten das Dialogfenster Offene Posten prüfen.
    2. Stellen Sie im Bereich Zahlungsziel inkl. Karenzzeit den Zeitraum ein, der durchsucht werden soll.
    3. Grenzen Sie die Ergebnisse weiter ein, indem Sie beispielsweise nach dem Namen des Kunden, der Auftragsnummer oder Rechnungsnummer suchen.
    4. Wenn Sie die offene Rechnung gefunden haben, markieren Sie diese und öffnen mit einem Klick auf die rechte Maustaste das Kontextmenü.
    5. Wählen Sie die Option Aktuelle Mahnung ausgeben und wählen Sie die gewünschte Ausgabeart. Die Mahnung wird entsprechend ausgegeben.

    Mahnhistorie anzeigen

    In JTL-Wawi können Sie sich zu einem Mahnvorgang eine Historie anzeigen lassen, die Ihnen Informationen zu allen Mahnstufenm, die diese Rechnung durchlaufen hat, anzeigt.

    1. Öffnen Sie über das Menü Zahlungen > Prüfen: Offene Posten das Dialogfenster Offene Posten prüfen.
    2. Stellen Sie im Bereich Zahlungsziel inkl. Karenzzeit den Zeitraum ein, der durchsucht werden soll.
    3. Grenzen Sie die Ergebnisse weiter ein, indem Sie beispielsweise nach dem Namen des Kunden, der Auftragsnummer oder Rechnungsnummer suchen.
    4. Wenn Sie die offene Rechnung gefunden haben, markieren Sie diese und öffnen mit einem Linksklick das Kontextmenü und wählen Sie den Menüpunkt Mahnhistorie anzeigen.
    1. Es öffnet sich die Mahnhistorie zur Rechnung, in der Sie zusammengefasst die wichtigsten Informationen zu allen Mahnungen sehen können.
    Hinweis: Da Mahngebühren in JTL-Wawi nicht auf der Rechnung auftauchen (da sie auch kein Teil der Rechnung sind), kann es bei automatischern Zuordnungen von Zahlungen zu überbezahlten Aufträgen kommen. Ein solcher Fall muss in der Regel von der Buchhaltung bzw. einem Steuerberater korrekt bearbeitet und verbucht werden. Wenden Sie sich im Zweifel an Ihren Steuerberater um zu erfahren, wie Sie solche Gebühren korrekt verbuchen sollten.