Inhaltsverzeichnis

    Mahngruppen und Mahnstufen in JTL-Wawi anlegen und bearbeiten

    Ihre Aufgabe / Ausgangslage

    Bevor Sie Kunden mit offenen Rechnungen in den Mahnprozess schicken können, müssen Sie im Dialogfenster Mahngruppen und Mahnstufen anlegen Ihre gewünschten Mahnprozesse abbilden, so dass JTL-Wawi weiß, wie im konkreten Mahnfall vorgegangen werden soll. Zusätzliche sollten Sie Vorlagen für Mahnungen und Zahlungserinnerungen anlegen, die die Texte enthalten, die Ihren Kunden im Mahnfall gesendet werden sollen. In JTL-Wawi ist standardmäßig bereits eine Mahngruppe mit Mahnstufen hinterlegt, die Sie für alle Ihre Firmen und Kundengruppen verwenden können. Sie können diese Mahngruppe und die darin enthaltenen Mahnstufen jederzeit anpassen, jedoch nicht löschen.

    Ein von Ihnen selbst definierter Mahnprozess könnte wie folgt aussehen:

    Mahnstufe 1: Zahlungserinnerung: Der Kunde erhält eine Zahlungserinnerung, für die Sie keine Gebühren erheben, wenn der Kunde die in der Zahlungserinnerung angegebene Zahlungsfrist (beispielsweise 14 Tage) einhält. Nach dem Verstreichen der Zahlungsfrist und eines von Ihnen eingebauten Puffers, einer so genannten Karenzzeit, geht der Mahnprozess in die nächste Stufe über.

    Mahnstufe 2: 1. Mahnung Der Kunde erhält eine erste Mahnung. Er bekommt 14 Tage Zeit, den ausstehenden Rechnungsbetrag zu begleichen. Zusätzlich fällt eine Mahngebühr an. Nach dem Verstreichen der Zahlungsfrist und eines von Ihnen eingebauten Puffers, einer so genannten Karenzzeit, geht der Mahnprozess in die nächste Stufe über.

    Mahnstufe 3: 2. Mahnung: Der Kunde erhält eine zweite Mahnung, er erhält weitere 14 Tage Zeit, den ausstehen Rechnungsbetrag zu begleichen. Die zusätzliche Mahngebühr wurde erhöht. Nach dem Verstreichen der Zahlungsfrist und eines von Ihnen eingebauten Puffers, einer so genannten Karenzzeit, geht der Mahnprozess in die nächste Stufe über.

    Mahngruppen und Mahnstufen anlegen

    1. Öffnen Sie über das Menü Zahlungen > Anlegen: Mahnstufen das Dialogfenster Mahnungen und Mahnstufen anlegen.
    1. Öffnen Sie über die Schaltfläche Mahngruppe anlegen das Dialogfenster Mahngruppe anlegen.
    1. Wenn Sie mehrere Firmen in JTL-Wawi verwalten, wählen Sie die Firma aus, für die Sie die Mahngruppe anlegen möchten.
    2. Wählen Sie die Kundengruppe aus, für die Sie die Mahngruppe erstellen möchten. Wir wählen die Kundengruppe Profisportler.
    3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Die Ansicht springt zurück in das Dialogfenster Mahngruppen und Mahnstufen anlegen und Ihre neu angelegte Mahngruppe erscheint als unterster Punkt in der Listenansicht links. Im Bereich Mahnstufen auf der rechten Seite sehen Sie, dass standardmäßig noch keine Mahnstufen hinzugefügt sind.
    1. Legen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Anlegen eine neue Mahnstufe an. Diese wird standardmäßig zunächst als Mahnstufe 1 bezeichnet.
    1. Passen Sie den Namen der Mahnstufe an, in dem Sie mit einem Doppelklick auf den aktuellen Namen den Bearbeitungsmodus aktivieren. In unserem Beispiel möchten wir dem Kunden nach dem Verstreichen der ersten Zahlungsfrist nicht gleich eine Mahnung senden sondern eine Zahlungserinnerung. Daher ändern wir den Namen der Mahnstufe 1 in Zahlungserinnerung.
    1. Legen Sie im Feld Zahlungsfrist fest, wie viele Tage Sie dem Kunden nach Erhalt der Zahlungserinnerung Zeit geben, den offenen Rechnungsbetrag zu begleichen. Wir räumen dem Kunden eine Zahlungsfrist von 14 Tagen ein.
    1. Legen Sie im Feld Karenzzeit bei Bedarf noch einen zeitlichen Puffer von beispielsweise 3 Tagen fest, da viele Kunden erfahrungsgemäß am letzten Tag der Zahlungsfrist den offenen Rechnungsbetrag überweisen und dieser ggf. erst 2-3 Tage später auf Ihrem Konto eingeht. Da wir für Zahlungserinnerungen keine Mahngebühr erheben möchten, können wir mit dem Anlegen der weiteren Mahnstufen fortfahren.
    2. Fügen Sie im Bereich Mahnstufen mit Klick auf die Schaltfläche Anlegen eine weitere Mahnstufe hinzu.
    3. Nennen Sie diese beispielsweise 1. Mahnung, geben Sie eine Zahlungsfrist und ggf. eine Karenzzeit ein und stellen Sie im Breich Gebühren ein, welche Zusatzkosten Sie von Ihrem Kunden für das Versenden der Mahnung und dem damit verbundenen Aufwand als Mahngebühren verlangen.
    1. Legen Sie so viele Mahnstufen an, wie Sie für Ihren Mahnprozess benötigen.
    2. Wenn Sie alle Mahnstufen, die Sie für Ihren Mahnprozess benötigen, anlegt haben, empfehlen wir Ihnen für jede Mahnstufe eine Vorlage mit eigenen Texten anzulegen, die an den Kunden versendet werden.

    Vorlagen für Zahlungserinnerungen und Mahnungen in JTL-Wawi anlegen