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    Auftrag anlegen

    Ihre Aufgabe / Ausgangslage

    Sie betreiben einen Onlineshop für Sportbedarf. Ein Kunde, der bereits früher bei Ihnen bestellt hat, ruft bei Ihnen an und möchte ein paar Ski und dazu passende Skistöcke bestellen. Er bezahlt per Bankeinzug. Sie möchten also gerne einen Auftrag anlegen.

    Schritt 1: Auftrag anlegen und Artikel hinzufügen

    1. Öffnen Sie die Kundenübersicht, indem Sie auf die Schaltfläche Kunden klicken.
    1. Suchen Sie den Kunden, für den Sie den Auftrag anlegen möchten in der Liste oder über die Such- & Filterfunktionen heraus und markieren Sie ihn.
    2. Wählen Sie in den Kundendetails die Registerkarte Aufträge.
    1. Öffnen Sie über die Schaltfläche Auftrag anlegen den Datensatz für einen neuen Auftrag.
    Alternative: Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf einen Kunden in der Kundenübersicht das Kontextmenü und wählen Sie die Option Auftrag anlegen.

    Alle relevanten Daten aus den Kundenstammdaten werden automatisch in den Auftrag übernommen und können bei Bedarf angepasst werden.

    1. Wählen Sie nun die Artikel aus, in dem Sie über die Schaltfläche Pos. zuordnen das Dialogfenster Artikel zuordnen öffnen.
    2. Wählen Sie die Artikel aus, die zu Ihrem Auftrag hinzugefügt werden sollen. Durchsuchen Sie dazu die Kategorien oder geben Sie den Artikelnamen in das Suchfeld Begriff ein. Fügen Sie den gewünschten Artikel mit einem Doppelklick zur Liste Artikelauswahl hinzu.
    Alternativ können Sie auch direkt im Auftragsfenster die Artikelnummer bzw. EAN in das Feld neben der Schaltfläche Pos. zuordnen eingeben oder einen Artikel per Barcodescanner einscannen.
    1. Wenn Sie alle Artikel ausgewählt haben, klicken Sie auf schließen. Sie gelangen zurück in den Auftrag. Die zuvor gewählten Artikel wurden in den Auftrag übernommen.

    Schritt 2: Freiposition hinzufügen

    Freipositionen sind Artikel oder Dienstleistungen, die nicht in der Lagerverwaltung existieren und somit auch keinen Lagerbestand besitzen. Sie können einem Auftrag Freipositionen hinzufügen. In unserem Fall bietet es sich an, dem Kunden noch ein paar Gutscheine für unseren und befreundete Shops mitzugeben.

    1. Doppelklicken Sie dazu in der Spalte Bezeichnung in das nächste freie Feld und geben Sie den Namen der Freiposition ein.
    2. Geben Sie bei Bedarf die Menge an und legen Sie einen Brutto-VK fest, falls es sich nicht um eine kostenlose Freiposition handelt. Die Freiposition wurde zur Liste hinzugefügt.

    Optional: Preise anpassen

    Sie können für einzelne Positionen den Preis ändern. So könnten wir zum Beispiel das Paar Ski günstiger anbieten, da der Kunde ja auch noch Skistöcke dazukauft.

    1. Doppelklicken Sie dazu in der Spalte VK Brutto auf den entsprechenden Preis, um diesen zur Bearbeitung zu aktivieren.
    2. Geben Sie den neuen Preis ein und drücken Sie die Eingabetaste, um diesen Preis als neuen Preis festzulegen.
    3. Markieren Sie zudem die Checkbox Preise manuell geändert, um zu markieren, dass Sie die Preise angepasst haben.

    Schritt 3: Versandart zuweisen

    Jeder Aufrag benötigt eine Angabe zur Versandart. Diese wählen Sie über das Dropdown-Menü, in dem Keine Versandart vorausgewählt ist. Die eventuell entstehenden Kosten für die Versandart werden dem Auftrag hinzugefügt.

    Schritt 4: Zahlungsart zuweisen

    Ein Auftrag muss immer eine Zahlungsart haben, mit der dieser bezahlt wird.

    Die Zahlungart können Sie im Dropdown-Menü unter ZA einstellen.

    Optional: Rechnungs- und Lieferadresse prüfen / bearbeiten

    Im Kundendatenbereich oben links, sehen Sie die aktuell beim Kunden hinterlegte Rechnungsadresse. Sie können Daten des Kunden direkt korrigieren oder ergänzen.

    Wenn Sie Änderungen an der Rechnungsadresse vornnehmen, werden diese nicht automatisch in die Kundenstammdaten übernommen! Bitte korrigieren oder ergänzen Sie diese Daten auch dort.

    Im Bereich Lieferadresse können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

    • Lieferadresse gleich Rechnungsadresse: Nimmt die Rechnungsadresse als Lieferadresse. Diese Option ist standradmäßig in allen Angeboten aktiviert.
    • Neue Lieferadresse eingeben: Deaktivieren Sie dazu die Checkbox Lieferadresse = Rechnungsadresse und geben Sie die neue Adresse ein.
    • Neue Lieferadresse wählen: Über diese Schaltfläche können Sie eine in den Kundendetails hinterlegte abweichende Adresse auswählen.
    Wenn Sie eine neue Lieferadresse, die noch nicht in den Kundenstammdaten hinterlegt ist im Auftrag eintragen, aktivieren Sie die Option “LA beim Kunden speichern”, um die neue Adresse in den Kundenstammdaten als weitere Adresse zu hinterlegen, sobald das Angebot gespeichert wird.

    Optional: Lieferdatum angeben

    Sie können bereits im Auftrag ein voraussichtliches Lieferdatum eingeben. Diesen Wert können Sie in Druck- und E-Mail-Vorlagen einbinden.

    1. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Voraus. Lieferdatum. Es öffnet sich das Dialogfenster Datum.
    2. Geben Sie das Datum ein und schließen Sie das Fenster wieder über die Schaltfläche OK.

    Optional: Rechnung erstellen und versenden

    Sie können direkt bei der Erstellung eines Auftrags schon die dazugehörige Rechnung erzeugen und an Ihren Kunden versenden oder ausdrucken.

    1. Wählen Sie dazu die im Fensterbereich Rechnung sofort, auf welche Weise die Rechnung ausgegeben werden soll. Ihnen stehen E-Mail, Fax und Drucken zur Auswahl.

    E-Mail: Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn in den Kundenstammdaten eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt wurde und Sie in JTL-Wawi unter Admin > Firmen-/E-Mail-Einstellungen einen E-Mail-Server konfiguriert haben.


    Fax: Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn in den Kundenstammdaten eine Faxnummer hinterlegt ist und unter Start > Drucker ein Fax konfiguriert wurde.


    Drucken: Diese Option gibt die Rechnung über den unter Start > Drucker konfigurierten Drucker aus.

    Schritt 5: Auftrag erstellen und versenden

    Wenn Sie alles eingestellt haben und mit dem Auftrag zufrieden sind, können Sie den Auftrag fertigstellen und an den Kunden versenden.

    1. Wählen Sie dazu unter Ausgabe, auf welche Weise der Auftrag versendet werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail, Fax und Drucken.
    2. Klicken Sie nun auf Fertigstellen. Der Auftrag wird nun erstellt und über die gewählten Ausgabewege ausgegeben. Desweiteren finden Sie den Auftrag in der Auftragsverwaltung, die Sie über die Schaltfläche Verkauf erreichen.