Inhaltsverzeichnis

    E-Mail-Konten anbinden

    Ihre Aufgabe/Ausgangslage

    Sie möchten genau festlegen, von welchen E-Mail-Konten im Servicedesk E-Mails abgerufen werden sollen und von welchen E-Mail-Adressen aus E-Mails versendet werden.

    Posteingang und Postausgang

    Achtung bei Verwendung von Drittanbieter-Apps oder -Geräten bei GMail: Google blockiert die Anmeldung von Ihren  Drittanbieter-Apps auf Ihr Google-Konto, es sei denn Sie verwenden ein Google-Konto mit Workspace oder Google Cloudy Identity. Google erlaubt die direkte SMTP-Nutzung in Ihrem Gmail-Konto nicht automatisch. Wenn Sie ein Google Gmail-Konto anbinden möchten, müssen Sie in den Einstellungen Ihres Google-Kontos zunächst unter Sicherheit > Zugriff durch weniger sichere Apps > Zugriff deaktivieren (empfohlen) die Option Weniger sichere Apps zulassen auf AN stellen. Genauere Informationen zu dem Thema erhalten Sie hier: Zugriff auf Ihr Google-Konto durch weniger sichere Apps

    Der Servicedesk von JTL-Wawi unterscheidet zwischen Posteingängen und Postausgängen. Sie können jeweils beliebig viele E-Mail-Konten als Posteingang bzw. Postausgang definieren. Sie entscheiden selbst, ob Sie das gleiche  E-Mail-Konto als Posteingang und Postausgang verwenden, oder für beide unterschiedliche E-Mail-Konten verwenden möchten.

    Posteingang einrichten

    Posteingänge rufen E-Mails von den angeschlossenen E-Mail-Konten ab und erstellen daraus neue Tickets bzw. ordnen sie bestehenden Tickets zu, wenn es sich um eine Antwort auf ein Ticket handelt. Um einen Posteingang einzurichten, benötigen Sie die Verbindungsdaten Ihres E-Mail-Anbieters. Konsultieren Sie dessen Dokumentation für die korrekten Server-Einstellungen.

    1. Klicken Sie im Menü auf Servicedesk > Postfächer. Das Dialogfenster Postfächer verwalten öffnet sich.
    1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlegen > Posteingang. Ein neues Postfach wird angelegt.
    1. Geben Sie dem Konto einen aussagekräftigen Namen.
    2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Authentifizierungsmodus die Option Oauth aus.
    Hinweis: Wenn Sie ein E-Mail-Konto von Microsoft anbinden, müssen Sie die Option Oauth auswählen.
    1. Wählen Sie im Dropdown-Menü vor der Schaltfläche Verbinden die Option Microsoft Office 365.
    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verbinden. Sie werden auf Ihren Standardbrowser weitergeleitet, um Ihre Microsoft-Kontoinformationen einzugeben.
    1. Melden Sie sich mit Ihren Kontoinformationen von Microsoft-Office an.
    1. Wählen Sie eine Option zur Überprüfung Ihrer Identität.
    1. Erlauben Sie der App den Zugriff auf Ihre Informationen indem Sie auf Ja klicken.
    1. Ihnen wird angezeigt, dass die Anmeldung erfolgreich war. Schließen Sie das Fenster und kehren Sie zu JTL-Wawi zurück.
    1. Geben Sie im Feld Alter der E-Mails in Tagen an, wie alt die Nachrichten auf dem Server maximal sein dürfen, damit Sie in den Servicedesk importiert werden.
    2. Geben Sie im Feld Abrufintervall in Minuten an, in welchem Minutenintervall die E-Mails abgerufen werden sollen.
    3. Geben Sie im Feld Antworten über an, über welches Postfach Antworten auf Nachrichten versendet werden sollen, die über dieses Postfach importiert wurden.
    4. Legen Sie im Feld Automatischer Ticketstatus für neue Tickets fest, welchen Status neue Nachrichten aus diesem Postfach bekommen sollen.
    5. Aktivieren Sie die Checkbox Auch gelesene Nachrichten abholen, damit auch Nachrichten importiert werden, die auf dem Server bereits gelesen wurden.
    6. Aktivieren Sie die Checkbox Abgeholte Nachrichten auf dem Server löschen und legen Sie in dem Dropdown-Menü fest, ob die Nachrichten in den Papierkorb verschoben werden sollen oder ob sie endgültig gelöscht werden sollen.
    7. Aktivieren Sie die Checkbox Automatischer Ticketstatus für eingehende Antworten und legen Sie in dem Dropdown-Menü fest, welchen Status eingehende Nachrichten erhalten sollen.
    8. Legen Sie im Feld Label zuweisen fest, ob Tickets, die über dieses Postfach erstellt werden, automatisch ein Label zugewiesen werden soll.
    9. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Speichern. Sie haben den Posteingang jetzt konfiguriert.
    Hinweis: Bitte achten Sie darauf, Posteingänge immer nur mit einem Mandanten von JTL-Wawi abzugleichen. Andernfalls kann es zu Inkonsistenzen kommen.

    Postausgang einrichten

    Postausgänge werden zum Versand von E-Mails verwendet. Sie können ein Postfach als Standard-Postausgang definieren und weitere Postausgänge anlegen, die für das Beantworten von Tickets aus bestimmten Posteingängen verwendet werden. Um einen Postausgang einzurichten, benötigen Sie die Verbindungsdaten Ihres E-Mail-Anbieters. Konsultieren Sie dessen Dokumentation für die korrekten Server-Einstellungen.

    1. Klicken Sie im Menü auf Servicedesk > Postfächer. Das Dialogfenster Postfächer verwalten öffnet sich.
    1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlegen > Postausgang. Ein neues Postfach wird angelegt.
    1. Geben Sie dem Konto einen aussagekräftigen Namen.
    2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Authentifizierungsmodus die Option Oauth aus.
    Hinweis: Wenn Sie ein E-Mail-Konto von Microsoft anbinden, müssen Sie die Option Oauth auswählen.
    1. Wählen Sie im Dropdown-Menü vor der Schaltfläche Verbinden die Option Microsoft Office 365.
    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verbinden. Sie werden auf Ihren Standardbrowser weitergeleitet, um Ihre Microsoft-Kontoinformationen einzugeben.
    1. Melden Sie sich mit Ihren Kontoinformationen von Microsoft-Office an.
    1. Wählen Sie eine Option zur Überprüfung Ihrer Identität.
    1. Erlauben Sie der App den Zugriff auf Ihre Informationen indem Sie auf Ja klicken.
    1. Ihnen wird angezeigt, dass die Anmeldung erfolgreich war. Schließen Sie das Fenster und kehren Sie zu JTL-Wawi zurück.
    1. Aktivieren Sie die Checkbox Als Standard verwenden, wenn Sie möchten, dass ausgehende Nachrichten, die bisher keinem Postausgang zugeordnet sind, standardmäßig über diesen Postausgang versendet werden.
    2. Aktivieren Sie die Checkbox Automatischer Status für beantwortete Tickets und legen Sie in dem Dropdown-Menü fest, welchen Status beantwortete Tickets erhalten sollen.
    3. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Speichern. Sie haben den Posteingang jetzt konfiguriert.

    Globale Einstellungen für E-Mail-Konten vornehmen

    Sie können in JTL-Wawi über die Globalen Einstellungen bestimmen, ob E-Mails übergreifend als Gelesen markiert werden, sobald sie von einem Benutzer geöffnet wurden oder ob sie den Status Ungelesen beibehalten. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

    1. Klicken Sie im Menü auf Admin > Globale Einstellungen. Das Dialogfenster Globale Einstellungen öffnet sich.
    1. Wechseln Sie in die Registerkarte E-Mails.
    2. Aktivieren Sie im Bereich Servicedesk die Checkbox Tickets für alle Benutzer als Gelesen markieren, sofern Sie möchten, dass E-Mails für alle als Gelesen markiert werden, wenn sie von einem Benutzer geöffnet wurden. Wenn Sie dies nicht möchten, deaktivieren Sie diese Option.
    1. Bestätigen Sie mit Speichern.