Inhaltsverzeichnis

    E-Mail-Konten anbinden

    Ihre Aufgabe/Ausgangslage

    Sie möchten genau festlegen, von welchen E-Mail-Konten im Servicedesk E-Mails abgerufen werden sollen und von welchen E-Mail-Adressen aus E-Mails versendet werden.

    Posteingang und Postausgang

    Der Servicedesk von JTL-Wawi unterscheidet zwischen Posteingängen und Postausgängen. Sie können jeweils beliebig viele E-Mail-Konten als Posteingang bzw. Postausgang definieren. Sie entscheiden selbst, ob Sie das gleiche  E-Mail-Konto als Posteingang und Postausgang verwenden, oder für beide unterschiedliche E-Mail-Konten verwenden möchten.

    Hinweis für Nutzer von Gmail: Wenn Sie ein Google Gmail-Konto anbinden möchten, müssen Sie in den Einstellungen dieses Kontos zunächst unter Sicherheit > Zugriff durch weniger sichere Apps > Zugriff deaktivieren (empfohlen) die Option Weniger sichere Apps zulassen auf AN stellen.

    Posteingang einrichten

    Posteingänge rufen E-Mails von den angeschlossenen E-Mail-Konten ab und erstellen daraus neue Tickets bzw. ordnen sie bestehenden Tickets zu, wenn es sich um eine Antwort auf ein Ticket handelt. Um einen Posteingang einzurichten, benötigen Sie die Verbindungsdaten Ihres E-Mail-Anbieters. Konsultieren Sie dessen Dokumentation für die korrekten Server-Einstellungen.

    1. Öffnen Sie über das Menü Servicedesk > Postfächer das Dialogfenster Postfächer verwalten. (Siehe: Postfächer verwalten)
    2. Klicken Sie auf Anlegen > Posteingang. Es wird ein neues Postfach angelegt.
    3. Geben Sie dem Konto einen aussagekräftigen Namen.
    4. Geben Sie Ihre Verbindungsdaten ein: Protokoll, Serveradresse, Port, Benutzername, E-Mail-Adresse und Passwort.
    5. Klicken Sie auf Testen, um zu überprüfen, ob Ihre Zugangsdaten korrekt waren. Wenn die Verbindung korrekt eingerichtet wurde, erhalten Sie eine Erfolgsmeldung.
    6. Wählen Sie unter Alter der E-Mails in Tagen, wie alt Nachrichten auf dem Server maximal sein dürfen, damit Sie in den Servicedesk importiert werden und legen Sie mit der Option Auch gelesene Nachrichten abholen fest, ob auch Nachrichten importiert werden sollen, die auf dem Server bereits gelesen wurden.
    7. Legen Sie unter Antworten über fest, über welches Postfach Antworten auf Nachrichten versendet werden sollen, die über dieses Postfach importiert wurden.
    8. Legen Sie unter Automatischer Status für neue Tickets den Ticketstatus fest, den neue Nachrichten aus diesem Postfach bekommen sollen. Legen Sie außerdem unter Automatischer Status für eingehende Antworten fest, welchen Status Tickets bekommen, wenn Antworten auf diese Tickets über dieses Postfach abgerufen werden.
    9. Legen Sie unter Label zuweisen fest, ob Tickets, die über dieses Postfach erstellt werden, automatisch ein Label zugewiesen werden soll.
    10. Speichern Sie Ihre Einstellungen. Sie haben nun einen Posteingang konfiguriert.

    Postausgang einrichten

    Postausgänge werden zum Versand von E-Mails verwendet. Sie können ein Postfach als Standard-Postausgang definieren und weitere Postausgänge anlegen, die für das Beantworten von Tickets aus bestimmten Posteingängen verwendet werden. Um einen Postausgang einzurichten, benötigen Sie die Verbindungsdaten Ihres E-Mail-Anbieters. Konsultieren Sie dessen Dokumentation für die korrekten Server-Einstellungen.

    1. Öffnen Sie über das Menü Servicedesk > Postfächer das Dialogfenster Postfächer verwalten. (Siehe: Postfächer verwalten)
    2. Klicken Sie auf Anlegen > Postausgang. Es wird ein neues Postfach angelegt.
    3. Geben Sie dem Konto einen aussagekräftigen Namen.
    4. Geben Sie Ihre Verbindungsdaten ein: Protokoll, Serveradresse, Port, Benutzername, E-Mail-Adresse und Passwort.
    5. Klicken Sie auf Testen, um zu überprüfen, ob Ihre Zugangsdaten korrekt waren. Es öffnet sich das Dialogfenster Verbindung zum Postfach testen.
    6. Geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein, auf deren Postfach Sie Zugriff haben. Klicken Sie anschließend auf Test-E-Mail senden. Wenn Sie alles korrekt konfiguriert haben, wird eine E-Mail versendet. Sie erhalten eine Erfolgsmeldung.
    1. Aktivieren Sie die Checkbox Als Standard verwenden, wenn Sie möchten, dass ausgehende Nachrichten, die bisher keinem Postausgang zugeordnet sind, standardmäßig über diesen Postausgang versendet werden.
    2. Speichern Sie Ihre Einstellungen. Sie haben nun einen Postausgang konfiguriert.