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    Workflow: Eintrag in Historie schreiben

    In unseren Workflow-Tutorials zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, welche Einstellungen Sie in JTL-Wawi vornehmen müssen, um definierte Arbeitsabläufe zielgerichtet in einem Workflow zu automatisieren. Ausgesuchte, praxisnahe Beispiele helfen Ihnen dabei, die Einrichtung der Workflows nachzuvollziehen und nachzustellen. Möglicherweise können oder wollen Sie den ein oder anderen Workflow in ähnlicher Form auch für Ihr Tagesgeschäft unmittelbar einsetzen. Mithilfe unseres Video-Tutorials können Sie sich die Einrichtungsschritte nochmals vor Augen führen. Grundlegende Erläuterungen zu den jeweiligen Eingabefeldern und Funktionsmöglichkeiten erhalten Sie in unserer Dokumentation: Zur Workflow-Verwaltung.

    Ihre Aufgabe/Ausgangslage

    Sie möchten per Workflow automatisiert bei bestimmten Ereignissen einen Eintrag in der Kundenhistorie hinzufügen. In unserem Beispiel möchten wir jeden neu erstellten Lieferschein direkt ausdrucken und in der Kundenhistorie den Eintrag hinzufügen lassen, dass der Lieferschein gedruckt wurde.

    Schritt 1: Workflow erstellen

    Öffnen Sie in JTL-Wawi die Workflow-Verwaltung über das Menü Admin > JTL-Workflows. Wählen Sie dann in der Ereignisbereichsleiste das Ereignis Versand.

    Markieren Sie im Fensterbereich der auslösenden Ereignisse den Eintrag Lieferscheine > Erstellt und klicken anschließend auf den die Schaltfläche Workflow anlegen.

    Wählen Sie nach Möglichkeit einen prägnanten, erklärenden Namen für Ihren Workflow, der auch die gewünschte Aktion miteinbezieht. Wir ändern den Eintrag von Auftrag_Komplett bezahlt in Eintrag Kundenhistorie.

    Unser Workflow setzt sich aus zwei Teilen zusammen, der Bedingung, dass ein Lieferschein erstellt wurde und der Aktion, dass der Lieferschein gedruckt wird und ein Historieneintrag geschrieben wird.

    Schritt 2: Bedingung einrichten

    Über die Schaltfläche Neue Bedingung könnten Sie nun weiter einschränken, z. B. wann der Eintrag geschrieben werden soll. In unserem Fall möchten wir aber bei jedem erstellten und gedruckten Lieferschein einen Eintrag in die Kundenhistorie schreiben. Deshalb bekommt unser Workflow keine Bedingung.

    Schritt 3: Aktionen einrichten

    Aktion 1

    1. Klicken Sie auf Neue Aktion. Die Aktion wird angelegt.
    2. Wählen Sie über das Dropdown-Menü die Option Historieneintrag schreiben.
    3. Klicken Sie auf die Schaltfläche , um das Dialogfenster Erweiterte-Eigenschaften bearbeiten zu öffnen und schreiben Sie Ihr DotLiquid in den Arbeitsbereich, der in die Historie geschrieben werden soll und speichern Sie Ihre Angaben mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Ein Beispiel für Ihr DotLiquid ist:
    Lieferschein für {{ Vorgang.Auftrag.Auftragsnummer }} am {{ Datum.Jetzt }} gedruckt.

    Aktion 2

    1. Klicken Sie erneut auf Neue Aktion und wählen Sie im Dropdown-Menü Ausgabe.
    2. Wählen Sie als Ausgabemodus: die Option Drucken und bei Vorlagenset: Lieferschein.

    Es wird nun jeder erstellte Lieferschein automatisch gedruckt und ein entsprechender Eintrag in die Kundenhistorie geschrieben.

    Schritt 4: Workflow testen & speichern

    Das abschließende Fenster Ihres eingerichteten Workflows sieht nun folgendermaßen aus:

    Über die Schaltfläche Workflow testen können und sollten Sie nun Ihre Einstellungen anhand eines Testobjekts überprüfen. Nähere Infos hierzu erhalten Sie im Abschnitt Den Workflow testen in unserer Dokumentation zur Workflow-Verwaltung.

    Mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichern, sichern Sie Ihren Workflow und schließen die Workflow-Verwaltung.
    Der Workflow ist nun aktiv und bereit für das erste Ereignis.

    Hinweis: Nach der Einrichtung eines Workflows empfehlen wir Ihnen, das Ereignis einmal manuell auszulösen, um zu sehen, ob der Workflow korrekt funktioniert. Sie erkennen anhand der Statusmeldungen von Windows, ob ein Workflow in die Workflowqueue hinzugefügt wurde.