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    Workflow: Einkaufsliste bestücken

    In diesem Video erklären wir Ihnen, wie Sie den Workflow einrichten.

    Workflow: Einkaufsliste bestücken

    In unseren Workflow-Tutorials zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, welche Einstellungen Sie in JTL-Wawi vornehmen müssen, um definierte Arbeitsabläufe zielgerichtet in einem Workflow zu automatisieren. Ausgesuchte, praxisnahe Beispiele helfen Ihnen dabei, die Einrichtung der Workflows nachzuvollziehen und nachzustellen. Möglicherweise können oder wollen Sie den ein oder anderen Workflow in ähnlicher Form auch für Ihr Tagesgeschäft unmittelbar einsetzen. Mithilfe unseres Video-Tutorials können Sie sich die Einrichtungsschritte nochmals vor Augen führen. Grundlegende Erläuterungen zu den jeweiligen Eingabefeldern und Funktionsmöglichkeiten erhalten Sie in unserer Dokumentation: Workflow-Verwaltung in JTL-Wawi

    Ihre Aufgabe/Ausgangslage

    Sofern ein Auftrag erstellt wird, bei dem einzelne oder alle Auftragspositionen über keinen oder einen nicht ausreichenden Lagerbestand verfügen, sollen genau diese Artikel auf die Einkaufsliste gesetzt werden. Hierbei soll der Mindestlagerbestand des jeweiligen Artikels berücksichtigt und die Disposition per Mail über diesen Vorgang unterrichtet werden. Darüber hinaus sollen ausschließlich Aufträge beachtet werden, die einer bestimmten (eigenen) Firma XY in JTL-Wawi zugeordnet sind. Der Workflow soll zeitversetzt einmal täglich ausgeführt werden. Ereignis: Auftrag > Erstellt Bedingungen: Der Auftrag erfolgt an eine bestimmte, in JTL-Wawi eingerichtete eigene Firma XY. Aktionen: Artikel mit Fehlbestand sollen in ausreichender Anzahl einmal täglich auf die Einkaufsliste gesetzt werden (Mindestlagerbestand). Die Disposition soll über den Vorgang per Mail informiert werden.

    Schritt 1: Ereignisbereich wählen

    Öffnen Sie in JTL-Wawi die Workflowverwaltung über das Menü Admin > JTL-Workflows. Wählen Sie dann in der Ereignisbereichsleiste den Bereich Aufträge.

    Schritt 2: Auszulösendes Ereignis wählen

    Wählen Sie im Fensterbereich der auslösenden Ereignisse Auftrag > Erstellt und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Workflow anlegen.

    Schritt 3: Workflow-Namen vergeben

    Wählen Sie nach Möglichkeit einen prägnanten, erklärenden Namen für Ihren Workflow, der auch die gewünschte Aktion miteinbezieht. Wir ändern den Workflownamen von Auftrag_Erstellt in „Fehlende Artikel auf Einkaufsliste“.

    Schritt 4: Anwendungsbereich wählen

    Wir möchten, dass ausschließlich Ereignisse innerhalb von JTL-Wawi beachtet werden und lassen daher nur diesen Eintrag aktiviert.

    Schritt 5: Ausführungszeitpunkt wählen

    Aktivieren Sie im Dialogfenster Ausführungsplan den Radiobutton Uhrzeit und tragen Sie dort den gewünschten Zeitpunkt für den Start des Workflows ein. Für unser Beispiel setzen wir den Ausführungszeitpunkt auf 10:00 Uhr, da täglich ab diesem Zeitpunkt vermeintliche Lieferantenbestellungen geprüft und versendet werden.

    Hinweis: Beachten Sie, dass für ein zeitversetztes Ausführen des Workflows der Hintergrunddienst JTL-Worker gestartet sein muss! Detaillierte Informationen zum Aktivieren von JTL-Worker erhalten Sie unter: JTL-Worker starten

    Schritt 6: Bedingungen setzen

    Bedingung 1

    Wir möchten, dass ausschließlich solche Aufträge beachtet werden, die an eine bestimmte von uns in JTL-Wawi angelegte Firma gerichtet sind. Damit stellen wir sicher, dass alle durch den Workflow der Einkaufsliste zugeordneten Artikel, auch im Namen nur dieser Firma bestellt werden. Entsprechend müssen wir hierfür eine Bedingung setzen. Klicken Sie im Bedingungsfenster auf den Eintrag Neue Bedingung.

    Wählen Sie in dem linken Dropdown-Menü Auftrag > Stammdaten > Firma > –Suchen–.

    Wählen Sie im mittleren Dropdown-Menü den Operator für Ihre Bedingung. In unserem Fall ist der gewählte Operator Gleich.

    Klicken Sie auf die Schaltfläche , um die gewünschte Firma zu wählen.

    Die Definition der einzigen Bedingung für diesen Workflow ist nun abgeschlossen. Oberhalb des Definitionsbereiches können Sie den vorausgewählten Radiobutton Alle Bedingungen erfüllt aktiviert belassen.

    Bedingung 2

    Klicken Sie auf Neue Bedingung und klicken Sie im linken Dropdown-Menü auf die Schaltfläche Erweiterte Eigenschaften verwalten. Klicken Sie im linken Fensterbereich auf Hinzufügen und geben Sie Ihrer neuen Eigenschaft einen passenden Namen, z. B. Bestandscheck. Fügen Sie nun in den Arbeitsbereich den folgenden Code ein.

    {% assign check = false -%} {% for Artikelbeschreibungen in Vorgang.AuftragsPositionen.ArtikelPositionen -%} {% if Artikelbeschreibungen.Artikel.Bestand < 5 %}{% assign check = true %}{% endif -%} {% endfor -%}
    {{ check }}

    Speichern Sie die erweiterte Eigenschaft über die Schaltfläche OK und wählen Sie sie anschließend über das Dropdown-Menü als Bedingung aus. Wählen Sie im mittleren Dropdown-Menü Gleich aus und geben Sie im rechten Feld den True ein.

    Schritt 7: Aktionen festlegen

    Nach dem Einrichten unserer Bedingung legen wir nun die beiden Aktionen für unseren Workflow fest. Es sollen alle Auftragsartikel mit Fehlbestand auf die Einkaufsliste gesetzt und eine Mail an die Disposition versandt werden. Entsprechend müssen wir zwei voneinander unabhängige Aktionen einrichten.

    Aktion 1

    Klicken Sie im Aktionsfenster auf den Eintrag Neue Aktion. Im sich öffnenden Aktionsbereich klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Auf Einkaufsliste aus.

    Definieren Sie Ihre Aktion wie folgt:

    Ihnen stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um die Aktion näher zu konfigurieren:

    • Hinweis: Über das Feld Hinweis können Sie die über den Workflow zur Einkaufsliste hinzugefügten Artikel entsprechend kennzeichnen. Über entsprechend gewählte Spalteneinstellungen in Ihrer Einkaufsliste können Sie diese Artikel später erkennen und von z. B. manuell hinzugefügten Artikeln unterscheiden.
    • Bis Mindestlagerbestand auffüllen: Über die Checkbox Bis Mindestlagerbestand auffüllen können Sie erreichen, dass nicht nur die auftragsbezogene Fehlbestandsmenge des Artikels der Einkaufsliste hinzugefügt wird, sondern diese Menge erhöht wird, so dass auch nach Auslieferung des Auftrages der Mindestlagerbestand gegeben ist.
    • Nur eigenen Lagerbestand beachten: Aktivieren Sie diese Option, um nur den Lagerbestand Ihrer eigenen Lager zu berücksichtigen. Lagerbestand bei Lieferanten wird dann nicht berücksichtigt, selbst wenn dieser Ihrem Lagerbestand hinzugerechnet wird.
    • Lagerinaktive Artikel beachten: Beachten Sie, dass standardmäßig nur lageraktive Artikel, d. h. Artikel, bei denen in den Artikelstammdaten > Allgemein die Checkbox Bestandsführung aktiv aktiviert ist, bei diesem Vorgang berücksichtigt werden. Artikel, die ohne Lagerbestand arbeiten, können durch den Workflow nur dann auf die Einkaufsliste gesetzt werden, wenn lagerinaktive Artikel beachten ausgewählt wird.
    • Warenlager: In diesem Dropdown-Menü wählen Sie das Lager aus, aus dem die Artikel entnommen werden.
    • Typ: In diesem Dropdown-Menü wählen Sie den Lieferanten aus.
    Beispiel zur Verdeutlichung der Funktion “Mindestlagerbestand auffüllen”: Artikel A hat einen Lagerbestand von 3 und verfügt über keinen Mindestlagerbestand. Wenn er in einem Auftrag 4 mal bestellt wird, setzt der Workflow den Artikel mit der Menge 1 auf die Einkaufsliste. Artikel B hat ebenfalls einen Lagerbestand von 3, der gleichzeitig auch gesetzter Mindestlagerbestand ist. Wenn dieser Artikel in einem Auftrag 4 mal bestellt wird, setzt der Workflow den Artikel mit der Menge 4 auf die Einkaufsliste.

    Ihre Einstellungen und Angaben für die 1. Aktion (Auf Einkaufsliste) sind nun abgeschlossen.

    Aktion 2

    Erstellen Sie eine Neue Aktion und wählen Sie im Dropdown-Menü E-Mail senden.

    Tragen Sie einen Empfänger ein und wählen Sie einen passenden Betreff, zum Beispiel „Einkaufsliste aktualisiert“. Den E-Mail-Text möchten wir mit einer Variable versehen und klicken hierzu auf die Schaltfläche rechts vom Eingabefeld.

    In dem sich öffnenden Dialogfenster Erweiterte-Eigenschaften bearbeiten können Sie im Arbeitsfenster einen Text anlegen und diesen mit gewünschten Variablen per Drag & Drop ergänzen. Diese Variablen sind Platzhalter für jeweilige Datenfelder in JTL-Wawi und liefern dynamisch erzeugte Informationen. Sie können hier folgendes Snippet verwenden:

    {% for Artikelbeschreibungen in Vorgang.AuftragsPositionen.ArtikelPositionen -%} {% if Artikelbeschreibungen.Artikel.Bestand < 5 %}
    
    {{ Artikelbeschreibungen.Artikelnummer }};{{ Artikelbeschreibungen.Bezeichnung }};{{ Artikelbeschreibungen.Artikel.Bestand }}
    {% endif -%} {% endfor -%} 

    Bestätigen Sie anschließend Ihre Eingaben mit OK. Ihre Einstellungen und Angaben für den E-Mail-Versand sind nun abgeschlossen. Das finale Aktionsfenster sieht nun folgendermaßen aus:

    Schritt 8: Workflow testen & speichern

    Das Übersichtsfenster des jetzt fertig eingerichteten Workflows sieht nun folgendermaßen aus:

    Über die Schaltfläche Workflow testen können und sollten Sie nun Ihre Einstellungen anhand eines Testobjekts überprüfen. Nähere Infos hierzu erhalten Sie im Abschnitt Den Workflow testen in unserer Dokumentation zur Workflow-Verwaltung.

    Mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichern, sichern Sie Ihren Workflow und schließen die Workflow-Verwaltung. Der Workflow ist nun aktiv und bereit für das erste Ereignis.

    Hinweis: Nach der Einrichtung eines Workflows empfehlen wir Ihnen, das Ereignis einmal manuell auszulösen, um zu sehen, ob der Workflow korrekt funktioniert. Sie erkennen anhand der Statusmeldungen von Windows, ob ein Workflow in die Workflowqueue hinzugefügt wurde.

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    In diesem Video erklären wir Ihnen, wie Sie den Workflow einrichten.