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Workflow: Einkaufsliste bestücken
In diesem Video erklären wir Ihnen, wie Sie den Workflow einrichten.
Workflow: Einkaufsliste bestücken
In unseren Workflow-Tutorials zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, welche Einstellungen Sie in JTL-Wawi vornehmen müssen, um definierte Arbeitsabläufe zielgerichtet in einem Workflow zu automatisieren. Ausgesuchte, praxisnahe Beispiele helfen Ihnen dabei, die Einrichtung der Workflows nachzuvollziehen und nachzustellen. Möglicherweise können oder wollen Sie den ein oder anderen Workflow in ähnlicher Form auch für Ihr Tagesgeschäft unmittelbar einsetzen. Mithilfe unseres Video-Tutorials können Sie sich die Einrichtungsschritte nochmals vor Augen führen. Grundlegende Erläuterungen zu den jeweiligen Eingabefeldern und Funktionsmöglichkeiten erhalten Sie in unserer Dokumentation:
Ihre Aufgabe/Ausgangslage
Schritt 1: Ereignisbereich wählen
Öffnen Sie in JTL-Wawi die Workflow-Verwaltung über das Menü Admin > Automatisierung: JTL-Workflows. Wählen Sie dann in der Ereignisbereichsleiste den Bereich Aufträge
Schritt 2: Auszulösendes Ereignis wählen
Markieren Sie im Fensterbereich der auslösenden Ereignisse den Eintrag Auftrag > Erstellt und klicken anschließend die Schaltfläche Workflow anlegen.
Schritt 3: Workflow-Namen vergeben
Wählen Sie nach Möglichkeit einen prägnanten, erklärenden Namen für Ihren Workflow, der auch die gewünschte Aktion miteinbezieht. Wir ändern den Eintrag von Auftrag_Erstellt in „Fehlende Artikel auf Einkaufsliste“.
Schritt 4: Anwendungsbereich wählen
Wir möchten, dass ausschließlich Ereignisse innerhalb von JTL-Wawi beachtet werden und lassen daher nur diesen Eintrag aktiviert.
Schritt 5: Ausführungszeitpunkt wählen
Wählen Sie im Dialogfenster Ausführungsplan die Option Uhrzeit und tragen Sie dort den gewünschten Zeitpunkt für den Start des Workflows ein. Für unser Beispiel setzen wir hier den Ausführungszeitpunkt auf 10:00 Uhr, da täglich ab diesem Zeitpunkt vermeintliche Lieferantenbestellungen geprüft und versendet werden.
Schritt 6: Bedingungen setzen
Wir möchten, dass ausschließlich solche Aufträge beachtet werden, die an eine bestimmte von uns in JTL-Wawi angelegte Firma gerichtet sind. Damit stellen wir sicher, dass alle, der durch den Workflow der Einkaufsliste zugeordneten Artikel, auch im Namen nur dieser Firma bestellt werden. Entsprechend müssen wir hierfür eine Bedingung setzen. Klicken Sie im Bedingungsfenster auf den Eintrag Neue Bedingung.
Im sich öffnenden Eingabebereich klicken Sie auf das leere Eingabefeld bzw. Auswahlmenü auf der linken Seite. Hierdurch klappt ein Auswahlfenster nach unten auf.
Navigieren Sie nun über den Verzeichnisbaum zu dem Feld Auftrag > Stammdaten > Firma > Suchen.
Durch einen einfachen Klick wählen Sie das gewünschte Feld aus und das Auswahlmenü wird geschlossen. Im nebenstehenden Auswahlmenü wählen Sie jetzt den Operator für Ihre Bedingung, in unserem Fall ist dies die Anweisung Gleich.
Das Auswahlmenü hat sich geschlossen und Sie können nun über die Schaltfläche … die gewünschte Firma wählen.
Die Definition der einzigen Bedingung für diesen Workflow ist nun abgeschlossen. Oberhalb des Definitionsbereiches können Sie den vorausgewählten Radio-Button Alle Bedingungen erfüllt aktiviert belassen.
Schritt 6, 2. Teil: Bestandscheck mit erweiterter Eigenschaft
Klicken Sie erneut auf Neue Bedingung und wählen Sie über das Dropdown-Menü die Option Erweiterte Eigenschaften verwalten. Klicken Sie auf Hinzufügen und geben Sie Ihrer neuen Eigenschaft einen passenden Namen, z. B. Bestandscheck und als Inhalt folgenden Text:
{% assign check = false -%} {% for Artikelbeschreibungen in Vorgang.AuftragsPositionen.ArtikelPositionen -%} {% if Artikelbeschreibungen.Artikel.Bestand < 5 %}{% assign check = true %}{% endif -%} {% endfor -%}
{{ check }}
Speichern Sie die erweiterte Eigenschaft und wählen Sie sie anschließend über das Dropdown-Menü als Bedingung aus. Wählen Sie außerdem, dass die Eigenschaft Gleich True sein soll.
Schritt 7: Aktionen festlegen
Nach dem Einrichten unserer Bedingung legen wir nun die beiden Aktionen für unseren Workflow fest. Es sollen alle Auftragsartikel mit Fehlbestand auf die Einkaufsliste gesetzt und eine Mail an die Disposition versandt werden. Entsprechend müssen wir zwei voneinander unabhängige Aktionen einrichten.
Einrichten der 1. Aktion
Klicken Sie zunächst im Aktionsfenster auf den Eintrag Neue Aktion. Im sich öffnenden Aktionsbereich klicken Sie jetzt bitte auf das Auswahlmenü auf der linken Seite. Hierdurch klappt ein Auswahlfenster nach unten auf.
Treffen Sie hier die Auswahl Auf Einkaufsliste und es vergrößert sich der Bereich zum Definieren Ihrer Aktion wie folgt:
Ihnen stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um die Aktion näher zu konfigurieren:
Ihre Einstellungen und Angaben für die 1. Aktion (Auf Einkaufsliste) sind nun abgeschlossen.
Einrichten der 2. Aktion
Zum Einrichten unserer zweiten gewünschten Aktion klicken Sie bitte erneut auf den Eintrag Neue Aktion im Aktionsfenster. Öffnen Sie wieder das Auswahlfenster, in dem Sie auf das Auswahlmenü auf der linken Seite klicken.
Treffen Sie hier die Auswahl E-Mail senden. Es vergrößert sich der Bereich zum Einrichten Ihrer gewünschten Mail. Vergeben Sie anschließend einen festen Empfänger und wählen Sie einen passenden Betreff, zum Beispiel Einkaufsliste aktualisiert!. Den E-Mail-Text möchten wir mit einer Variable versehen und klicken hierzu auf die …-Schaltfläche rechts vom Eingabefeld.
In dem sich öffnenden Dialogfenster Erweiterte-Eigenschaften bearbeiten können Sie im Arbeitsfenster einen Text anlegen und diesen mit gewünschten Variablen per Drag & Drop ergänzen. Diese Variablen sind Platzhalter für jeweilige Datenfelder in JTL-Wawi und liefern dynamisch erzeugte Informationen. Sie können hier folgendes Snippet verwenden:
{% for Artikelbeschreibungen in Vorgang.AuftragsPositionen.ArtikelPositionen -%} {% if Artikelbeschreibungen.Artikel.Bestand < 5 %}
{{ Artikelbeschreibungen.Artikelnummer }};{{ Artikelbeschreibungen.Bezeichnung }};{{ Artikelbeschreibungen.Artikel.Bestand }}
{% endif -%} {% endfor -%}
Bestätigen Sie anschließend Ihre Eingaben mit OK. Ihre Einstellungen und Angaben für den E-Mail-Versand sind nun abgeschlossen. Das finale Aktionsfenster sieht nun folgendermaßen aus:
Schritt 8: Workflow testen & speichern
Das Übersichtsfenster des jetzt fertig eingerichteten Workflows sieht nun folgendermaßen aus:
Über die Schaltfläche Workflow testen können und sollten Sie nun Ihre Einstellungen anhand eines Testobjekts überprüfen. Nähere Infos hierzu erhalten Sie im Abschnitt Den Workflow testen in unserer Dokumentation zur Workflow-Verwaltung.
Mit einem Klick auf OK speichern Sie den Workflow und schließen die Workflow-Verwaltung.
Der Workflow ist nun aktiv und bereit für das erste Ereignis.
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Workflow: Einkaufsliste bestücken
In diesem Video erklären wir Ihnen, wie Sie den Workflow einrichten.