Inhaltsverzeichnis

    Rechnungen für DATEV exportieren

    Ihre Aufgabe/Ausgangslage

    Sie möchten Ihre Rechnungsdaten zur Übergabe an einen Steuerberater aus JTL-Wawi exportieren. Dazu nutzen Sie den DATEV-Rechnungsexport von JTL-Ameise.
    Diese Dokumentation ersetzt keinen Steuerberater! Bitte kontaktieren Sie für die korrekte Einstellung des Exports Ihren Steuerberater. Nur dieser kann Ihnen helfen, alle Felder korrekt zu konfigurieren.

    Vorbereitungen

    Korrekte Steuereinstellungen vornehmen

    Bevor Sie Daten für DATEV exportieren, müssen Sie sicher stellen, dass alle Steuereinstellungen korrekt gesetzt wurden. Insbesondere, wenn Sie ins Ausland verkaufen und Lieferschwellen überschritten haben, müssen diese korrekt eingestellt sein. Lesen Sie dazu bitte unsere Dokumentationen zum Thema Steuern.

    Bitte beachten Sie: Die Steuereinstellungen sind für jede Firma individuell. Deswegen sollten Sie im Zweifelsfall immer vor der Einstellung mit einem Steuerberater sprechen, der Ihnen dabei helfen kann, alles korrekt einzustellen.
    Hinweis für B2B-Geschäfte: Achten Sie bei innergemeinschaftlichen B2B-Geschäften insbesondere darauf, dass Sie die Steuerschlüssel für IGL ohne Umsatzsteuer einem Buchungskonto zugewiesen haben, Sie den Steuerschlüssel in der Steuerverwaltung korrekt zugewiesen haben und dass in den betroffenen innergemeinschaftlichen B2B-Aufträgen korrekt eingestellt ist, dass es sich um eine IGL ohne Umsatzsteuer handelt. Lesen Sie hierzu auch: Steuerzonen bearbeiten und Steuerschlüssel zuweisen

    Rechnungsexport durchführen

    1. Öffnen Sie JTL-Ameise und wechseln Sie in den Bereich Export.
    2. Markieren Sie den Export Buchungsdaten DATEV > Rechnungen. Es öffnen sich die Einstellungen für den DATEV-Buchungsdatenexport.
    3. Konfigurieren Sie den DATEV-Export.

    Rechnungsfilter

    Hier legen Sie grundsätzlich fest, welche Rechnungen exportiert werden sollen.

    Firma: Falls Sie in JTL-Wawi mehrere Firmen pflegen, können Sie hier den Export der Rechnungen auf eine bestimmte dieser Firmen beschränken.


    Zeitraum: Hier legen Sie fest, aus welchem Zeitraum die Rechnungen exportiert werden sollen. Neben voreingestellten Zeiträumen wie letzer Monat oder aktuelles Kalenderjahr können Sie über die Option freie Eingabe einen eigenen Zeitraum definieren.


    Rechnungsdatum beachten (SOLL) bzw. Zahlungsdatum beachten (IST): Hier legen Sie fest, ob für den gewählten Zeitraum das Datum beachtet werden soll, an dem die Rechnung erstellt wurde (Rechnungsdatum) oder an dem sie bezahlt wurde (Zahlungsdatum). In der Regel hängt die Einstellung davon ab, welches Datum für Sie steuerlich relevant ist. Fragen Sie ggf. Ihren Steuerberater, welche Einstellung Sie vornehmen sollen.


    Bezahlte Rechnungen: Aktivieren Sie diese Option, wenn beim Export alle bezahlten Rechnungen berücksichtigt werden sollen. In der Regel ist dies immer gewünscht.


    Offene Rechnungen: Aktivieren Sie diese Option, wenn beim Export zusätzlich noch nicht bezahlte Rechnungen berücksichtigt werden sollen. In der Regel ist dies nur gewünscht, wenn Sie weiter oben die Option Rechnungsdatum beachten (IST) ausgewählt haben.


    Rechnungskorrekturen: Aktivieren Sie diese Option, wenn beim Export zusätzlich auch die Rechnungskorrekturen berücksichtigt werden sollen.

    Exportvorlage

    Hier können Sie eine vorher gespeicherte Exportvorlage laden.

    Debitorenbuchungskonto

    Sammelkontenkonfiguration der Wawi verwenden: Diese Option steht aktuell nicht zur Verfügung.


    Folgendes Sammelkonto verwenden: Sie können ein festes Sammelkonto verwenden. Dann werden alle Rechnungen, bei denen die Debitorennummer fehlt, einer festen Nummer zugewiesen. Geben Sie dazu das 5-stellige Konto an.


    Debitorennummer automatisch vergeben. Startnummer: Sie können die Debitorennummer automatisch vergeben lassen, wenn diese in den Rechnungen fehlt. Dazu wählen Sie eine Startnummer. Diese muss 5-stellig sein.

    Exporteinstellungen

    Beraternummer: Geben Sie hier Ihre DATEV-Beraternummer ein. In der Regel erhalten Sie diese von Ihrem Steuerberater.


    Mandantennummer: Geben Sie hier Ihre DATEV-Mandantennummer ein. In der Regel erhalten Sie diese von Ihrem Steuerberater.


    Benutzername: Geben Sie hier Ihren DATEV-Benutzernamen an.


    Wirtschaftsjahresbeginn: Wählen Sie hier den Monat aus, in dem Ihr Wirtschaftsjahr beginnt. Wenn Ihr Wirtschaftsjahr also z. B. immer im 4. Quartal eines Jahres beginnt, wählen Sie hier Oktober.


    Bezeichnung: Geben Sie hier an, wie der Export benannt werden soll. Hierbei handelt es sich nicht um den Dateinamen der Exportdatei.


    Buchungstyp: Hier wählen Sie aus, ob Sie den Export für die Finanzbuchführung durchführen möchten oder für den Jahresabschluss. Fragen Sie Ihren Steuerberater, falls Sie nicht sicher sind, wofür der Export bestimmt ist.


    Festschreiben: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass an DATEV die Information übergeben werden soll, dass die Rechnungen festgeschrieben werden sollen.

    Versandland-Einstellungen / Datev-Felder

    Export in Versandland-Währung durchführen: Hier legen Sie fest, ob Rechnungsbeträge in der Währung des Bestimmungslands übermittelt werden sollen. Diese Einstellung greift nur, wenn das Bestimmungsland eine andere Währung als Ihre Standardwährung in JTL-Wawi hat.


    Belegfeld1/2: Hier legen Sie fest, welche Information in das Belegfeld1 bzw. Belegfeld2 exportiert werden soll.

    Verschlüsselung

    Daten zippen und mit einem Passwort versenden: Aktivieren Sie diese Option, um die exportierten Daten direkt mit einem Passwort zu verschlüsseln. Geben Sie anschließend im Feld Passwort Ihr gewähltes Passwort ein. Bitte beachten Sie, dass eine passwortgeschützte Datei nicht die verschlüsselte Kommunikation mit Ihrem Steuerberater ersetzt. Achten Sie also auf eine nahtlose Verschlüsselung der Kommunikation.

    1. Klicken Sie auf Export starten, um den Export für DATEV durchzuführen. Wählen Sie anschließend einen Speicherort für die Exportdatei. Sobald der Export durchgeführt wurde, können Sie die Datei an Ihren Steuerberater übermitteln.

    Felder der Exportdatei

    JTL-Ameise erzeugt eine Exportdatei im DATEV-Standard-Format. Diese Datei kann von Ihrem Steuerberater in DATEV importiert werden. JTL-Ameise füllt allerdings nicht alle Spalten, die zum DATEV-Standard-Format gehören, aus. Im Folgenden möchten wir Ihnen einen Überblick über alle Felder geben, die in der Exportdatei mit Daten aus JTL-Wawi beschrieben werden. In Klammern finden Sie jeweils das Feld, das aus der Datenbank von JTL-Wawi verwendet wird.

    • Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz) (tbestellpos.BetragBrutto)
    • Soll/Haben-Kennzeichen (Bestellung.SollHaben)
    • WKZ Umsatz (tbestellung.cVersandlandWaehrung)
    • Kurs (tbestellung.fFaktor)
    • Basis-Umsatz (tbestellpos.BruttoInBasisKurs)
    • WKZ Basis-Umsatz (tbestellung.cWaehrung)
    • Konto (steuerkonto)
    • Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel) (tkunde.nDebitorennr)
    • BU-Schlüssel (steuerschluessel)
    • Belegdatum (trechnung.dErstellt)
    • Belegfeld 1 (BestellNr, bzw. je nach Einstellung beim Export)
    • Belegfeld 2 (RechnungsNr, bzw. je nach Einstellung beim Export)
    • Skonto (tbestellpos.fSkonto)
    • Buchungstext (tgutschrift.cText)
    • EU-Land u. UStID (tkunde.cUSTID)
    • EU-Steuersatz (tbestellpos.fMwSt)
    • Zusatzinformation – Art 1 (VersandlandIso)
    • Zusatzinformation – Inhalt 1 (tbestellung.cVersandlandISO)
    • Zusatzinformation – Art 2 (ZahlungsartName)
    • Zusatzinformation – Inhalt 2 (tZahlungsart.cName)
    • Zusatzinformation – Art 3 (BestellungInetBestellNr)
    • Zusatzinformation – Inhalt 3 (tbestellung.cInetBestellNr)
    • Zusatzinformation – Art 4 (ZahlungExternalTransactionId)
    • Zusatzinformation – Inhalt 4 (tZahlung.cExternalTransactionId)
    • Zusatzinformation – Art 5 (ZahlungsabgleichVerwendungszweck)
    • Zusatzinformation – Inhalt 5 (tZahlungsabgleichUmsatz.cVerwendungszweck)
    • Zusatzinformation – Art 6 (GutschriftNr)
    • Auftragsnummer (paypal.cInetBestellNr)
    • Zusatzinformation – Inhalt 6 (tgutschrift.cGutschriftNr)