Inhaltsverzeichnis

    Eingangsrechnung erfassen und bearbeiten

    Allgemeines

    JTL-Wawi bietet Ihnen zwei Möglichkeiten Eingangsrechnungen für Ihre Lieferantenbestellungen zu erfassen:
    1. Sie können für jede einzelne Bestellung eine einzelne Eingangsrechnung erstellen.
    2. Sie können mehrere Bestellungen in einer Sammeleingangsrechnung zusammenfassen.
    Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, nicht nur Eingangsrechnungen für komplett gelieferte Bestellungen zu erstellen, sondern über die Funktion Nur gelieferte Positionen übernehmen eine Eingangsrechnung für die gelieferten Postionen aus einer teilweise gelieferten Bestellung zu erstellen.

    Eingangsrechnungen durchlaufen in JTL-Wawi folgenden Prozess bis zur Bezahlung:

    1. Sie legen eine Eingangsrechnung für die erhaltene Ware in JTL-Wawi an.
    2. Nachdem Sie die Eingangsrechnung auf Richtigkeit überprüft haben, geben Sie sie zur Zahlung frei.
    3. Nachdem Sie den Rechnungsbetrag bei Ihrem Lieferanten beglichen haben, erfassen Sie Ihren Zahlungsausgang in JTL-Wawi. Die Eingangsrechnung als Bezahlt markiert.

    Ihre Aufgabe / Ausgangslage

    Sie haben von Ihrem Lieferanten eine Bestellung aufgegeben, die Ware mittllerweile erhalten und den Wareneingang durchgeführt. Da der Lieferant alle Waren aus Ihrer Lieferantenbestellung geliefert hat, möchten Sie eine Eingangsrechnung für die gesamte Bestellung/Lieferung erstellen. Die angelegte Rechnung soll im Anschluss zur Zahlung freigegeben und bezahlt werden.

    Eingangsrechnungen für eine einzelne oder mehrere Lieferantenbestellungen anlegen

    1. Gehen Sie in den Bereich Einkauf und wählen Sie in der Kategorie Bestellungen den Status Abgeschlossen. In der Listensansicht werden Ihnen die Bestellungen mit dem Status Abgeschlossen angezeigt.
    2. Markieren Sie in der Listenansicht die Bestellung, für die Sie die Eingangsrechnung erstellen möchten.
    Wenn Sie für mehrere gelieferte Bestellungen eine Sammeleingangsrechnung erstellen möchten, markieren Sie die entsprechenden Bestellungen des Lieferanten.
    1. Klicken Sie in der Funktionsleiste in der Schaltfläche Eingangsrechnung auf den schwarzen Pfeil und wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Alle Positionen übernehmen. Es öffnet sich das Dialogfenster Eingangsrechnung.
    Alternativ können Sie das Dialogfenster Eingangsrechnung öffnen, indem Sie eine Bestellung mit der rechten Maustaste anklicken, mit dem Mauszeiger zum Menüeintrag Eingangsrechnung navigieren und dort die gewünschte Option, z.B. Alle Positionen übernehmen auswählen.
    1. Prüfen Sie die aus der Bestellung übernommenen Daten auf Richtigkeit und ergänzen Sie bei Bedarf weitere Informationen, wie beispielsweise die Fremdbelegnummer oder die eigene Rechnungsnummer.
    2. Fügen Sie bei Bedarf Zusatzkosten, wie beispielsweise Zollgebühren oder Lagerkosten hinzu und entscheiden Sie, wie Sie diese verteilen möchten.
    3. Wenn Sie alle Informationen eingegeben und geprüft haben, klicken Sie auf Speichern. Die Einagangsrechnung befindet sich nun unter Eingangsrechnungen > Offen.

    Zusatzkosten in Eingangsrechnungen verwalten

    Zusatzkosten sind Kosten, die außerhalb der eigentlichen Kosten für die bestellte Ware anfallen können.
    Das sind zum Beispiel Zollkosten, Transportkosten, Frachtkosten, etc.

    Um Zusatzkosten in den Einkaufspreis der einzelnen Positionen der Bestellung mit einzubeziehen, müssen Sie die Zusatzkosten auf die einzelnen Positionen aufteilen. Zusatzkosten fließen nicht in den Gesamtbetrag der Rechnung mit ein.

    Diese Kosten sind nicht direkt im Warenpreis des Lieferanten inbegriffen, müssen jedoch gegebenenfalls vom Käufer bezahlt werden.
    Zusatzkosten sollten also eventuell zur Berechnung des Ø-Einkaufspreises berücksichtigt werden.
    Die Eingangsrechnung bietet die Möglichkeit, solche Kosten auf die enthaltenen Positionen aufzuteilen.
    Je nach Einstellung, können die Zusatzkosten dann zur Berechnung des Gesamtpreises und/oder des Ø-Einkaufspreises herangezogen werden.

    Ein Beispiel: Sie bestellen häufig große Mengen an Waren bei einem Lieferanten, für die Sie Transportkosten zahlen müssen. Diese Zusatzkosten sind nicht im Preis des einzelnen Artikels enthalten sondern werden gesondert als einzelner Posten in der Lieferantenrechnung ausgewiesen. Um den tatsächlichen Einkaufspreis eines Artikels und einen zuverlässigen durchschnittlichen Einkaufspreis berechnen zu können, müssen Sie die Transportkosten auf die einzelnen Positionen der Bestellung aufteilen. Über die Funktion Zusatzkosten in JTL-Wawi teilen Sie die Transportkosten auf die einzelnen Positionen auf.

    Voraussetzung: Sie haben in der Zusatzkostenverwaltung definiert, wie Ihre Zusatzkosten aussehen und welche Auswirkungen diese auf Ihre Preise haben sollen.

    Um Ihre Marge und den Verkaufspreis Ihrer Artikel zuverlässig berechnen zu können, können Sie die Transportkosten auf die einzelnen Positionen Ihrer Bestellung aufteilen, denn nur so erhalten Sie den Gesamteinkaufspreis der einzelnen Artikel und können den durchschnittlichen Einkaufspreis zuverlässig berechnen.

    Im Bereich Eingangsrechnungen können die Zusatzkosten erstellt werden.
    Hier kann auch eingestellt werden, wo die Zusatzkosten zur Berechnung berücksichtigt werden sollen.

    Wichtig: Zusatzkosten können nicht mehr verändert werden, sobald sie sich in bestehenden Eingangsrechnungen befinden.

    Innerhalb einer Eingangsrechnung können die Zusatzkosten über den Button “Zusatzkosten verteilen” verteilt werden.

    Im Fenster zum Verteilen der Zusatzkosten ist direkt ersichtlich, ob die Zusatzkosten zur Berechnung des Gesamtpreises und/oder des Ø-Einkaufspreises verwendet werden.

    In der Liste der Positionen erscheinen nach dem Verteilen die Zusatzkosten je Position.

    Eingangsrechnungen zur Zahlung freigeben

    1. Gehen Sie im Bereich Einkauf in der Kategorie Eingangsrechnungen in den Status Offen. Es werden Ihnen alle erstellten Eingangsrechnungen, die noch nicht zur Zahlung freigegeben wurden angezeigt.
    1. Öffnen Sie die Eingangsrechnung, die Sie zur Zahlung freigeben möchten mit einem Doppelklick.
    2. Aktivieren Sie die Option Zur Zahlung freigeben und geben Sie unter Zahlbar bis das Datum an, zu dem die Rechnung bezahlt werden muss. Das Datum, das Sie hier angeben, wird Ihnen in der Listenansicht unter Eingangsrechnungen > Offen in der Spalte Zahlungsziel angezeigt.
    1. Aktivieren Sie die Option Verbuchen. Der Einkaufspreis der Artikel, die sich auf der Eingangsrechnung befinden, fließen nun in die automatische Berechnung des Durchschnittlichen Einkaufspreises ein.
    1. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Speichern. Sie finden die Eingangsrechnung nun unter Eingangsrechnungen > Gebucht.

    Eingangsrechnungen als bezahlt markieren

    1. Gehen Sie im Bereich Einkauf in der Kategorie Eingangsrechnungen in den Status Gebucht. Es werden Ihnen alle in JTL-Wawi gebuchten Eingangsrechnungen angezeigt, die noch zur Zahlung freigegeben sind, aber noch nicht bezahlt wurden.
    2. Markieren Sie in der Listenansicht die Rechnung, die Sie als Bezahlt markieren möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche Bezahlen. Es öffnet dich das Dialogfenster Eingangsrechnung bezahlen.
    3. Wählen Sie unter Zahlung aus der dem Drop-Down-Menü die Zahlungsart aus, mit der Sie die Rechnung beglichen haben, z. B. Überweisung.
    4. Geben Sie im Feld Zahlungen den Betrag ein, den Sie an Ihren Lieferanten bezahlt haben und klicken Sie auf die Schaltfläche Setzen. Der von Ihnen eingegebene Betrag wird übernommen.
    5. Klicken Sie auf Schließen. Die Eingangsrechnung wurde in JTL-Wawi als Bezahlt verbucht. Sie finden Ihre Eingangsrechnung nun unter Eingangsrechnungen > Abgeschlossen.