Bestellungen

Lieferantenbestellungen helfen Ihnen, einen Überblick über Ihren Einkauf zu erlangen. Bestellungen können leicht erstellt und bei Lieferung in Ihren Warenbestand übernommen werden.

Bereich A: Kategorien

Der Ordnerbereich Bestellungen teilt sich in mehrere Kategorien auf.

Status für Lieferantenbestellungen

Die ersten 5 Ordner sind Status für Lieferantenbestellungen.

Offen: Falls Sie mit Freigaben bei Bestellungen arbeiten, landen alle Bestellungen zunächst im Ordner Offen. Hier erfahren Sie, wie Sie die Freigaben für Bestellungen aktivieren: Einstellungen für Lieferantenbestellungen.

Freigegeben: Sobald eine offene Bestellung freigegeben wurde oder falls Sie ohne Freigaben arbeiten, landet sie im Ordner Freigegeben. Bestellungen in diesem Ordner wurden noch nicht an den Lieferanten übermittelt. Sobald Sie eine Bestellung im Ordner Freigegeben über die Schaltfläche Ausgabe ausgeben, wird sie in den Status In Bearbeitung verschoben.

In Bearbeitung: Hier finden Sie alle Bestellungen, die sich aktuell beim Lieferanten befinden und auf deren Lieferung Sie noch vollständig warten.

Teilgeliefert: Hier finden Sie Bestellungen, bei denen mindestens eine Position bereits geliefert wurde und mindestens eine Position noch aussteht.

Abgeschlossen: Hier finden Sie alle Bestellungen, die komplett geliefert wurden.

Rückstandserinnerungen

In dieser Kategorie finden Sie alle Rückstandserinnerungen für noch nicht gelieferte Bestellungen.

Status für Dropshipping-Aufträge

Dropshipping-Aufträge können drei verschiedene Status haben. Lesen Sie zum Thema Dropshipping: Auslieferung via Dropshipping.

Dropshipping (Offen): Hier finden Sie alle Dropshipping-Aufträge, die noch nicht an den Lieferanten, der den Auftrag ausliefern soll, übermittelt wurden.

Dropshipping (Gesendet): Sobald ein Auftrag ausgegeben wurde oder manuell in Bearbeitung gesetzt wurde, landet er im Status Gesendet.

Dropshipping (Abgeschlossen): Hier finden Sie alle Dropshipping-Aufträge, die von Ihrem Dropshipping-Lieferanten ausgeliefert und somit komplett abgeschlossen wurden.

Bereich B: Bereich B: Such- und Filteroptionen

Suche: Über die Suche haben Sie die Möglichkeit, Ihre Bestellungen anhand verschiedener Kriterien zu finden.

• BestellNr. – Über die Bestellnummer kann der jeweilige Vorgang gesucht werden.
• LiefNr. – Über die Lieferantennummer werden alle Bestellungen des jeweiligen Lieferanten angezeigt.
• Lieferant – Sie wissen nur den Namen des Lieferanten, dann geben Sie diesen in die Suche ein. Es werden alle Bestellungen des eingegebenen Lieferanten angezeigt.
• Artikel – Über die Artikelnummer suchen Sie alle Bestellungen in der der gesuchte Artikel enthalten ist.
• EAN – Scannen Sie den Artikel und erhalten Sie eine Übersicht aller Bestellungen des gescannten Artikels.
• Hinweis – Falls Sie bei Bestellungen Hinweise eingegeben haben, können Sie diese auch in das Suchfeld eingeben.

Wenn Sie sich im Oberordner Bestellungen befinden, haben Sie die Möglichkeit, nach verschiedenen Status zu filtern. Möchten Sie alle Bestellstatus angezeigt bekommen, lassen Sie den Filter auf “Alle Status”. Die einzelnen Status finden Sie in Bereich A.

Des weiteren können Sie den Zeitraum der gesuchten Bestellungen filtern:

• Letzte 30 Tage – Es werden die Bestellungen der letzten 30 Tage angezeigt.
• Alle – Es werden alle Vorgänge (Bestellungen angezeigt)
• Jahresfilter – Sofern Sie den Jahresfilter verwenden, können Sie das Jahr auswählen. Es werden alle Bestellungen des eingestellten Jahres angezeigt.
• Monatsfilter – Sofern der Monatsfilter verwendet wird, werden alle Bestellungen des eingestellten Monats angezeigt.
• Tagesfilter – Im Tagesfilter werden alle Bestellungen des eingestellten Tages angezeigt.

Bereich C: Liste der Bestellungen

Listenansicht

In der Liste sehen Sie eine Auflistung aller Bestellungen, ggf. gefiltert nach Status und weiteren eingestellten Filtern. Über einen Klick mit der rechten Maustaste öffnen Sie das Kontextmenü für eine Bestellung.

Kontextmenü

Öffnen: Öffnet das Bestelldetailfenster.

Duplizieren: Eine Bestellung wird erneut mit den Einstellungen der markierten Bestellung erstellt.

Löschen: Mit Klick auf Löschen, löschen Sie eine Bestellung. Es können nur Bestellungen gelöscht werden, die noch nicht versendet wurden.

Status ändern: Je nach Status Ihrer Bestellung, können Sie hier den Status in In Bearbeitung, Freigegeben und Abgeschlossen ändern.

Auftrag bestätigen: Hier können Sie den Status einer Auftrag von unbestätigt in bestätigt ändern.

Rückstandserinnerung senden: Hier können Sie die Druckvorlage für die Rückstandserinnerungen auswählen und diese dann drucken, per E-Mail oder Fax versenden.

Eingangsrechnung erfassen: Über diese Option können Sie festlegen, welche Positionen in die Eingangsrechnung übernommen werden soll. Zur Auswahl steht, nur die gelieferten Positionen oder alle Positionen zu erfassen. Dazu muss das Arbeiten mit Eingangsrechnungen aktiviert sein. Lesen Sie dazu: Eingangsrechnungen erfassen.

Wareneingang durchführen: Öffnet das Dialogfenster Wareneingang durchführen. Lesen Sie dazu: Wareneingang durchführen.

Nicht gelieferte Artikel auf Einkaufsliste setzen: Setzt die Artikel der Bestellung, die bisher nicht geliefert wurden, auf die Einkaufsliste. Lesen Sie dazu: Artikel auf Einkaufsliste setzen.

Auftrag des Kunden öffnen: Diese Option ist nur bei Dropshipping-Aufträgen verfügbar. Öffnet den ursprünglichen Auftrag des Kunden.

Ausgabe:

Dokument

Hier haben Sie Zugriff auf die verschiedenen Ausgabemöglichkeiten. Wählen Sie dazu zunächst das Element, das Sie ausgeben möchten. Zur Auswahl stehen Ihnen:

• Bestellung: Gibt die Lieferantenbestellung aus.
• Lieferschein: Gibt den Lieferschein aus, der zu einem Kundenauftrag gehört, der über eine Dropshipping-Bestellung bedient wurde.
• Rechnung: Falls vorhanden, gibt diese Option die Rechnung zur Bestellung aus.

Ausgabemöglichkeiten

Für jedes einzelne Dokument haben Sie die Auswahl zwischen folgenden Ausgabemöglichkeiten:

• Drucken: Gibt Ihr Dokument über den Drucker aus, der im Menü Start > Drucker für die entsprechende Dokumentart angelegt wurde.
• Faxen: Faxt das Dokument an die in der Bestellung hinterlegte Faxnummer. Das zu verwendende Faxgerät stellen Sie ebenfalls im Menü Start > Drucker unter der Registerkarte Fax im Punkt Faxgerät ein.
• Mailen: Versendet das Dokument per E-Mail an die in der Bestellung angegebene E-Mail-Adresse.
• Speichern: Speichert das Dokument als PDF ab. Standardspeicherort ist Ihr Windows Desktop.
• Exportieren: Exportiert die Daten in ein vorgegebenes Format (siehe auch Exportvorlagen verwalten).
• Vorschau: Erstellt eine Vorschau des Dokuments.

Zelleninhalt kopieren: Kopiert den Wert der markierten Zelle in die Zwischenablage.

Bereich D: Funktionsleiste

Öffnen

Öffnet das Bestelldetailfenster.

Ausgabe

Dokument

Hier haben Sie Zugriff auf die verschiedenen Ausgabemöglichkeiten. Wählen Sie dazu zunächst das Element, das Sie ausgeben möchten. Zur Auswahl stehen Ihnen:

• Bestellung: Gibt die Lieferantenbestellung aus.
• Lieferschein: Falls vorhanden, gibt diese Option den Lieferschein zur Bestellung aus.
• Rechnung: Falls vorhanden, gibt diese Option die Rechnung zur Bestellung aus.

Ausgabemöglichkeiten

Für jedes einzelne Dokument haben Sie die Auswahl zwischen folgenden Ausgabemöglichkeiten:

• Drucken: Gibt Ihr Dokument über den Drucker aus, der im Menü Start > Drucker für die entsprechende Dokumentart angelegt wurde.
• Faxen: Faxt das Dokument an die in der Bestellung hinterlegte Faxnummer. Das zu verwendende Faxgerät stellen Sie ebenfalls im Menü Start > Drucker unter der Registerkarte Fax im Punkt Faxgerät ein.
• Mailen: Versendet das Dokument per E-Mail an die in der Bestellung angegebene E-Mail-Adresse.
• Speichern: Speichert das Dokument als PDF ab. Standardspeicherort ist Ihr Windows Desktop.
• Exportieren: Exportiert die Daten in ein vorgegebenes Format (siehe auch Exportvorlagen verwalten).
• Vorschau: Erstellt eine Vorschau des Dokuments.

Duplizieren

Eine Bestellung wird erneut mit den Einstellungen der markierten Bestellung erstellt.

Löschen

Mit Klick auf Löschen, löschen Sie eine Bestellung. Es können nur Bestellungen gelöscht werden, die noch nicht versendet wurden.

Wareneingang

Öffnet das Dialogfenster Wareneingang durchführen. Lesen Sie dazu: Wareneingang durchführen.

Rückstandserinnerung

Hier können Sie die Druckvorlage für die Rückstandserinnerungen auswählen und diese dann drucken, per E-Mail oder Fax versenden.

Bestellung abschließen

Verschiebt die Bestellung in den Status Abgeschlossen.

Bestellung 'In Bearbeitung' setzen

Verschiebt die Bestellung in den Status In Bearbeitung.

Eingangsrechnung

Über diese Option können Sie festlegen, welche Positionen in die Eingangsrechnung übernommen werden soll. Zur Auswahl steht, nur die gelieferten Positionen oder alle Positionen zu erfassen. Dazu muss das Arbeiten mit Eingangsrechnungen aktiviert sein. Lesen Sie dazu: Eingangsrechnungen erfassen.

Workflow ausführen

Über diese Schaltfläche können Sie manuelle Workflows für den jeweils ausgewählten Auftrag durchführen, siehe dazu Manuelle Workflows.

Bereich E: Detailansicht der Bestellungen

Hier sehen Sie alle Positionen einer Lieferantenbestellung. Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf eine Position erreichen Sie das Kontextmenü mit folgenden Optionen:

Position kann nicht mehr geliefert werden, Bestellmenge entsprechend reduzieren: Setzt die Bestellmenge für die markierten Artikel auf 0. Es erscheint zusätzlich eine Rückfrage, ob die markierten Artikel auch für Bestellvorschläge deaktiviert werden. Antworten Sie mit Ja, falls Sie dies ebenfalls wünschen.

Artikel öffnen: Öffnet die Artikelstammdaten für einen markierten Artikel.

Zelleninhalt kopieren: Je nachdem auf welche Zelle Sie mit der rechten Maustaste klicken, können Sie die Inhalte der entsprechenden Zeile in die Zwischenablage kopieren.