Inhaltsverzeichnis

    Betriebsinfrastruktur korrekt einrichten

    Ihre Aufgabe/Ausgangslage

    Sie möchten JTL-Wawi 1.8.7.2 oder höher einsetzen bzw. updaten und vor der Installation prüfen, ob Ihre aktuelle Verwendung unserer Systeme dem vorgeschriebenen Standard entspricht.

    Zum Hintergrund

    JTL ist eine hybride Landschaft aus unterschiedlichen Softwaresystemen und Diensten, die Sie modular wie einen Baukasten hinzubuchen können. Diese Teilsysteme müssen jedoch in einer bestimmten Weise miteinander verknüpft werden, um in allen Anwendungsfällen einwandfrei funktionieren zu können. Bis JTL-Wawi 1.8.7.2 waren einige System-Verknüpfungen möglich, die JTL ab jetzt nicht mehr unterstützt. Der Schritt war notwendig, um die Supportbarkeit unserer Software weiterhin gewährleisten zu können. Daher kann es bei einigen Kunden zu Änderungen in Ihrem Aufbau kommen. Bitte lesen Sie die folgenden Abschnitte sorgfältig, um den reibungsarmen Betrieb Ihrer Systeme sicherzustellen.

    Was versteht JTL unter Betriebsinfrastruktur?

    Mit Betriebsinfrastruktur bezeichnet JTL die Gesamtheit aller von Ihnen genutzten Systeme aus dem Hause JTL sowie Anwendungen von Drittanbietern, die Sie zum Beispiel via API oder Plugin an unsere Systemlandschaft angeschlossen haben.

    Im Zentrum der Infrastruktur stehen bei den meisten Kunden zwei Systeme:

    Ihr Kundenkonto im JTL-Kundencenter

    • Beherbergt Ihre Lizenzen für gebuchte Produkte und Leistungen
    • Regelt den Supportanspruch Ihrer Firma gegenüber unserem Helpdesk-System
    • Beinhaltet Rechnungsdokumente und Verträge
    • Regelt sonstige rechtliche Aspekte zwischen Ihnen und JTL

    Ihr Mandant in JTL-Wawi

    • Enthält den rechtlich zu Ihrer Firma gehörenden Datenbestand
    • Ermöglicht den Datenaustausch mit verknüpften Systemen und Diensten
    • Gehört entweder einer produktiven Infrastruktur oder einer Testinfrastruktur an

    Ihre Betriebsinfrastruktur prüfen und korrigieren

    Fall A: Standardfall

    Für Ihren produktiven Betrieb nutzen Sie einen JTL-Wawi-Mandanten, den Sie mit einem dazugehörigen JTL-Kundenkonto verknüpft haben, in dem Ihre Lizenzen liegen. Wenn Sie eine Softwarelösung evaluieren wollen, starten Sie dessen Testphase im Rahmen dieser produktiven Betriebsumgebung. Support-Tickets erstellen Sie ebenfalls aus demselben JTL-Kundenkonto heraus. Sie benötigen bisher keine separate Staging-Umgebung, um z.B. ein Software-Update vorher als Probelauf durchzuspielen. Wenn Ihre Betriebsinfrastruktur bereits diesem Aufbau entspricht, müssen Sie keine Anpassungen vornehmen – und diesen Beitrag nicht weiterlesen.

    Fall B: Ausgelagerter Onlineshop

    Sie nutzen Ihre Betriebsumgebung genau so wie im Standardfall – mit einer Ausnahme: Die Lizenzen für Ihren Onlineshop liegen nicht in Ihrem JTL-Kundenkonto, sondern bei einem Hostinganbieter. Support für Ihren ausgelagerten Onlineshop muss der Hostinganbieter selbst leisten, da die Lizenz bei ihm liegt und JTL in der Regel keine Kenntnis von der Existenz Ihres Shophostings hat. Diese Konstellation wird aktuell von JTL unterstützt, es ist jedoch besser, möglichst alle Lizenzen der produktiven Betriebsumgebung in einem einzigen JTL-Kundenkonto zu hinterlegen.

    Detail: Wenn Sie Support ebenfalls aus Ihrem JTL-Kundenkonto heraus erhalten möchten, bitten Sie Ihren Hostinganbieter die Lizenz in Ihr JTL-Kundenkonto umzuziehen. Die meisten Hostinganbieter ermöglichen dies inzwischen.

    Fall C: 1 JTL-Wawi-Mandant mit 2 JTL-Kundenkonten

    Über die Jahre hat sich diese Kombination leider bei einigen unserer Kunden eingeschlichen – sie muss nun korrigiert werden. Der JTL-Wawi-Mandant innerhalb Ihrer produktiven Betriebsinfrastruktur darf nur mit einem einzigen JTL-Kundenkonto verknüpft werden. Ein Hin- und Herwechseln zwischen JTL-Kundenkonten kann eingerichtete Konfigurationen unbrauchbar machen und zu Fehlern in der Datenbank führen

    Detail: Wenn Sie bisher zwei oder mehr JTL-Kundenkonten betrieben haben, um pro Firma eigene Rechnungen von JTL zu erhalten, lesen Sie bitte unsere aktualisierte Dokumentation zu Firmen und Mandanten. Denn mit Firmen sind in JTL-Wawi keine steuerrechtlich vollkommen unabhängigen Firmen gemeint, sondern lediglich die unterschiedlichen Außenauftritte, über die dasselbe Unternehmen im Onlinehandel gegenüber Kunden auftreten kann. Steuerrechtlich vollkommen getrennt sind nur unterschiedliche Mandanten.

    Fall D: Bedarf einer Staging-Umgebung

    Je größer eine Firma wird, desto häufiger besteht der Bedarf jegliche Updates vor dem Einspielen in die produktive Betriebsumgebung auf einem Staging-System Probe laufen zu lassen. In diesem Fall ist es ab JTL-Wawi 1.8.7.2 notwendig, sich für den Staging-Betrieb ein zweites JTL-Kundenkonto anzulegen. Wie Sie eine solche Umgebung aufbauen, können Sie hier nachlesen.

    Detail: Staging-Umgebungen stehen technisch für sich und erben nicht automatisiert den Supportanspruch aus Ihrem produktiven JTL-Kundenkonto. Das Anlegen von Tickets wird, je nach Nutzung der Produkte, oft nur eingeschränkt oder gar nicht funktionieren. Sie können allerdings Tickets für Ihre Staging-Umgebung über Ihr produktives JTL-Kundenkonto erstellen. Bitte beziehen Sie sich beim Erstellen des Tickets, sofern sinnvoll, auf das betroffene Staging-Kundenkonto (sofern dort keine Kundennummer vorhanden ist, dient die E-Mail-Adresse als Identifier), damit unser Support die Bedingungen auch in der korrekten Betriebsinfrastruktur nachstellt – und nicht in der falschen.

    Fall E: Verschiedene Rollen simulieren

    Partneragenturen oder größere Kunden wie Fulfillment-Dienstleister, die selbst Software und/oder Dienstleistungen für JTL-Händler anbieten, haben oft den Bedarf den gesamten Prozess zu simulieren, d.h. neben ihrer eigenen Rolle auch die Rolle des Händlers durchzuspielen. In diesem Fall legen Sie bitte für jede Rolle ein eigenes JTL-Kundenkonto an und nutzen Sie auch einen eigenen JTL-Wawi-Mandanten. Support-Tickets legen Sie bitte aus dem führenden JTL-Kundenkonto an (das, in dem z.B. Ihre Partnerverträge liegen), da nur hier die Supportberechtigungen korrekt hinterlegt sind. Support für die alternativen Kundenkonten können wir aus technischen Gründen nicht garantieren – wir arbeiten aber an einer Lösung.

    Detail: Nutzen Sie am besten für alle Unterkonten aus Ihrem Unternehmen dieselbe E-Mail-Domäne. Auf diese Weise kann der Supporter im Bedarfsfall den Bezug zum Hauptkonto Ihrer Firma leichter herstellen. Unser Helpdesk-System ermöglicht zukünftig die Verknüpfung von Supportfällen, die unter derselben Domäne erstellt wurden (nicht jedoch die Supportberechtigung und Ticketerstellung, s.o.). Vergeben Sie für die alternativen Kundenkonten leicht verstehbare Firmenbezeichner, z.B. Ihr Firmenname (Händler-Simulation).

    Fall F: Managed Accounts

    Einige unserer Partner verwalten de JTL-Kundenkonten gemeinsamer JTL-Kunden, entweder teilweise oder sogar vollständig. Das ist meist dann der Fall, wenn die Partneragentur nicht nur die einmalige Einrichtung der Software, sondern auch den Betrieb der kompletten Infrastruktur inkl. Updates für den JTL-Kunden übernimmt. Eine solche Verwendung als „Managed Account“ ist nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Händlers (Firmeninhabers) gestattet. Im Firmenprofil sollte stets die Händlerfirma genannt werden und die betreuende Firma sollte als Ansprechpartner hinterlegt werden. Außerdem steht es betreuten Händlern jederzeit zu, sich aus einer Managed-Account-Beziehung zu lösen, indem er sich z. B. direkt an JTL wendet und um eine Auflösung bittet. Wir versuchen in diesem Fall zuerst Kontakt zur Partneragentur aufzunehmen.

    Detail: Eigenständiges Verwalten von JTL-Kundenkonten wird durch die exklusive Verknüpfung von JTL-Wawi-Mandant und JTL-Kundenkonto vermutlich häufiger vorkommen als bisher, da Händler nun nicht mehr in einem zweiten JTL-Kundenkonto die restlichen Lizenzen unabhängig von ihrem Managed Account verwalten können. Gehen Sie daher von vornherein davon aus, dass der gemeinsame Kunde nur ein JTL-Kundenkonto für seinen produktiven Betrieb haben darf und treffen Sie darauf basierend Ihre Entscheidungen.

    Anmerkung in eigener Sache:

    Uns ist bewusst, dass mit der wachsenden Bedeutung des JTL-Kundencenters für den reibungslosen Handelsbetrieb auch der Bedarf besteht, die JTL-Kundenkonten mit einer granularen Rechtestruktur auszustatten. Wir planen, Ihnen 2024 mehrere Teillösungen anbieten zu können.