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    Von Shopware zu JTL-Wawi

    In diesem Video erklären wir Ihnen, wie Sie Daten von Shopware zu JTL-Wawi übertragen.

    Daten von Shopware zu JTL-Wawi übertragen

    Ihre Aufgabe / Ausgangslage

    Sie arbeiten mit einem Shopware-Shop und haben dort bereits einen Datenbestand aufgebaut. Jetzt möchten Sie unser Warenwirtschaftssystem JTL-Wawi an Ihren Shopware-Shop anschließen. Dazu setzen Sie eine leere JTL-Wawi auf und verbinden diese Wawi über den JTL-Connector mit Ihrem Shopware-Shop. Im Anschluss möchten Sie den gesamten Datenbestand Ihres Shopware-Shops automatisiert in Ihre JTL-Wawi übertragen.

    Systemvoraussetzungen

    Um einen JTL-Connector einzusetzen stellen Sie bitte sicher, dass Ihre Arbeitsumgebung (Ihr Webserver) folgende Systemvoraussetzungen erfüllt:

    PHP: 5.6.4: Damit Ihr Webserver mit unserem JTL-Connector korrekt kommunizieren kann, muss auf Ihrem Webserver mindestens PHP 5.6.4 zur Verfügung stehen. Bei der Installation des JTL-Connectors werden diese Mindestvoraussetzungen auch geprüft. Fällt die Prüfung negativ aus, wenden Sie sich bitte an Ihren Serveradministrator.


    SQLite: sqlite3-Extension: Hierbei handelt es sich um eine PHP-Erweiterung. Die Erweiterung wird benötigt um mit SQLite3-Datenbanken zu arbeiten.


    php5-json: Hierbei handelt es sich ebenfalls um eine PHP-Erweiterung. Sie ermöglicht dem JTL-Connector die Nutzung des JSON-Datenformats.


    ZipArchive PECL zip: 1.1.0: Hierbei handelt es sich ebenfalls um eine PHP-Erweiterung. Sie wird benötigt zum Arbeiten mit ZIP-Archiven im JTL-Connector-Umfeld.


    Phar-Erweiterung für PHP wird benötigt

    Schritt 1: Connector an Shopware anbinden

    1. Sichern Sie die Datenbank Ihres aktiven Shopware-Shops, bevor Sie mit den folgenden Schritten fortfahren. Zur Einführung: Abschnitt Datenbanksicherung.
    2. Laden Sie sich einen aktuellen JTL-Connector für Shopware herunter (siehe JTL-Kundencenter) und besorgen Sie sich eine gültigen Lizenzschlüssel für Ihre Shop-Domain (siehe Lizenzen).
    3. Wechseln Sie in das Backend Ihres Shopware-Shops. Über den Menüpunkt Einstellungen > Plugin Manager (Kurzbehfehl: Strg+Alt+P) erreichen Sie den Plugin Manager. Klicken Sie auf die Schaltfläche Plugin Hochladen und navigieren Sie zum Connector-Paket. Bei erfolgreichem Upload des Connectors wird Ihnen jetzt der Connector im Fensterbereich Deinstalliert unter dem Namen JTL Shopware Connector aufgelistet.
    1. Klicken Sie auf das Pluszeichen (Icon), um den Connector zu installieren. Es öffnet sich die Plugin-Verwaltung für den JTL Shopware Connector.

    Aktivieren: Über diesen Button müssen Sie das Plugin aktivieren.

    HINWEIS: Die Installation und Aktivierung des Plugins erfordert eine Neu-Initialisierung einiger Caches. Bestätigen Sie entsprechende Aufforderungen während des Dialogs.

    Auth Token / Passwort: Sie benötigen ein “Erkennungsmerkmal”, durch das der JTL-Connector beide Systeme (JTL-Wawi und Shop-System) identifizieren und miteinander verbinden kann. Im Shop-System wird hierfür ein Autorisierungstoken generiert, welchen Sie später in JTL-Wawi als Passwort eintragen müssen. Notieren Sie sich den Token.

    1. Klicken Sie auf Speichern. Der Shopware-Shop ist jetzt an den JTL-Connector angeschlossen.
    2. Bereiten Sie die Bestellungen in Ihrem Shopware-Shop für den initialen Datentransfer vor, um die korrekte Verbuchung von Lagerbeständen sicherzustellen.

    Sie können diesen Schritt auch später durchführen, spätestens aber, bevor Sie den ersten Onlineshop-Abgleich mit echten Daten durchführen.

    Lagerbestände in Shop & JTL-Wawi

    Wenn Sie einen Webshop-Abgleich starten, überträgt der JTL-Connector zuerst die Artikeldaten aus Ihrem Shop-System, inklusive der dort hinterlegten Lagerbestände. In JTL-Wawi werden diese als "Realbestände" in den Artikel eingebucht.

    Über vorhandene und verfügbare Lagerbestände in JTL-Wawi:

    Der vorhandene Lagerbestand (in JTL-Wawi nur "Lagerbestand" genannt) ist der reale Bestand in Ihrem Lager. Verfügbarer Lagerbestand hingegen bedeutet: Vorhandener Lagerbestand minus durch Bestellungen reservierter Lagerbestand. Der verfügbare Lagerbestand ist derjenige Lagerbestand, den JTL-Wawi an angeschlossene Verkaufsplattformen übermittelt.

    Im zweiten Schritt werden die Bestellungen aus Ihrem Shop-System übertragen.

    Über Bestellungen & Aufträge in JTL-Wawi:

    In JTL-Wawi heißen Bestellungen Aufträge und lösen je nach Bearbeitungsstand bestimmte Prozesse aus. Beispielsweise lösen offene Aufträge erst einmal nur eine Reservierung von Lagerbeständen aus, während Aufträge, die in den Auslieferungsprozess übergehen, die Reservierung in eine reale Lagerbestandbuchung umwandeln.

    Demnach werden bei einem Webshop-Abgleich Ihre eingehenden Shop-Bestellungen zuerst in Aufträge umgewandelt und im Anschluss entsprechend Ihres Bearbeitungsstandes verbucht:

    Bestellstatus: offen / nicht versandt:

    Bestellungen aus Ihrem Shop-System, die einen Status wie offen oder nicht versandt haben, werden übertragen und der Lagerbestand in diesen Bestellungen wird dem zuvor übertragenden Beständen (also denen aus den Artikeln) wieder hinzugebucht (zurückgebucht). Im Anschluss wird für die bestellten Mengen eine Reservierung vorgenommen, weil dies den internen Verbuchungsvorgängen von JTL-Wawi entspricht. Damit wären wir beim eingangs erwähnten Verfügbaren Lagerbestand. Und erst wenn Ihre Aufträge nun in den Auslieferungsprozess übergehen, werden diese Reservierungen in tatsächliche Lagerbestandsbuchungen umgewandelt.


    Bestellstatus: abgeschlossen / versandt

    Bestellungen aus Ihrem Shop-System, die einen Status wie versandt oder abgeschlossen haben, werden zwar übertragen, aber als komplett ausgelieferte Aufträge behandelt und verbucht. Für abgeschlossene Aufträge wird selbstverständlich kein Lagerbestand erneut reserviert oder gebucht, da die Ware ja bereits aus dem Lager entnommen und versendet wurde.


    Beispiel

    In Ihrem Shop-System hat der Artikel A den Bestand 5. Es existieren außerdem 2 offene Bestellungen, die den Artikel insgesamt 3x anfragen. Führen Sie jetzt einen Webshop-Abgleich durch, so wird in JTL-Wawi für den Artikel A ein tatsächlicher Lagerbestand von 8 eingebucht - 5x aus den Artikeldaten und 3x aus Bestellungen. Im Anschluss nimmt JTL-Wawi für die 2 offenen Bestellungen 3 Reservierungen des Artikel vor. Der verfügbare Lagerbestand ist damit 8 - 3 = 5. Beim nächsten Webshop-Abgleich wird für den Artikel A ein korrekter Bestand von 5 an Ihr Shop-System übermittelt.

    Wir empfehlen: Status vor dem Abgleich korrekt setzen! Idealerweise prüfen Sie vor dem ersten Webshop-Abgleich die Status Ihrer Bestellungen: Haben alle Bestellungen (offene und abgeschlossene) einen aussagekräftigen und korrekten Status zugewiesen bekommen, der mit den Status in JTL-Wawi verknüpft werden kann?

    Wenn Ihr Shop-System es darüber hinaus ermöglicht, beliebig viele Status anzulegen und die Benennung der Status an die von JTL-Wawi anzupassen, so empfehlen wir Ihnen dieses Vorgehen. Wenn Sie Ihre Status VOR dem initialen Datentransfer korrekt einpflegen, werden Sie keine fehlgebuchten Aufträge und Lagerbestände haben, die Sie sonst im Nachhinein mit mehr Aufwand korrigieren müssen.

    1. Sofern erforderlich, deaktivieren Sie jetzt den Wartungsmodus Ihres Shopware-Shops. Hintergrund: Der Produktivbetrieb des Connectors funktioniert nicht im Wartungsmodus!

    Schritt 2: Connector an JTL-Wawi anbinden

    1. Installieren Sie JTL-Wawi neu oder legen Sie einen neuen leeren Mandanten an.
    2. Öffnen Sie im Anschluss JTL-Wawi und loggen Sie sich ein.
    3. Das Shop-System Shopware pflegt standardmaßig zwei Kundengruppen. Legen Sie in JTL-Wawi vergleichbare Kundengruppen an. Die Kundengruppen der beiden System werden später miteinander verknüpft.

    Kundengruppen aufeinander abstimmen: Wie lege ich Kundengruppen an?


    Shopware: Händler | Shopkunden


    JTL-Wawi: Legen Sie ggf. vergleichbare Gruppen in der Kundenverwaltung an, z. B. Händler (standardmäßig vorhanden) | Endkunden (standardmäßig vorhanden).

    1. Klicken Sie auf Onlineshop > Onlineshop-Anbindung > Anlegen. Es öffnet sich das Fenster Onlineshop-Anbindung. Nehmen Sie hier sorgfältig alle notwendigen Einstellungen vor. Zur Beschreibung: Onlineshop-Anbindung.

    Wichtig: Besonderheiten beim Parallelbetrieb von Shopware-Connector und JTL-Shop mit identischer Kategoriestruktur

    Der Shopware-Shop benötigt eine (nicht sichtbare) übergeordnete Wurzelkategorie, um die von uns gewünschten (sichtbaren) Hauptkategorien im Shop anzuzeigen. Der JTL-Shop hingegen benötigt eine solche übergeordnete Wurzelkategorie nicht. Für ihn sind quasi alle in JTL-Wawi angelegten Oberkategorien der 1. Ebene entsprechende Wurzelkategorien, die im JTL-Shop angezeigt werden.

    Das bedeutet, dass Sie bei einem Parallelbetrieb identischer Kategorien auf beiden Systemen wie folgt vorgehen müssen:

    • 1. Vor jeder Änderung: Datensicherung von JTL-Wawi und Shopsystem.
    • 2. Einrichtung einer zusätzlichen „Shopware-Root-Kategorie“ in JTL-Wawi.
    • 3. Hinterlegung dieser „Shopware-Root-Kategorie“ im Admin Ihres Shopware-Shops. Für den Shopware-Shop hinterlegen Sie KEINE Wurzelkategorie in JTL-Wawi.
    • 4. Festlegung der „Shopware-Root-Kategorie“ als Wurzelkategorie in den Onlineshopeinstellungen in JTL-Wawi für Ihren JTL-Shop.

    Name Onlineshop: Geben Sie den Namen Ihres Shops an, so wie er in JTL-Wawi geführt werden soll.


    Onlineshop-URL: Geben Sie hier die URL Ihres Webshops ein, gefolgt von “/jtlconnector/”. Beispiel: http://mein-online-shop.de/jtlconnector/


    Passwort: Sie benötigen ein “Erkennungsmerkmal”, durch das der JTL-Connector beiden Systeme (JTL-Wawi und Shop-System) identifizieren und miteinander verbinden kann. Im Shop-System wird hierfür ein Autorisierungstoken generiert, welchen Sie in JTL-Wawi als Passwort eintragen müssen. Geben Sie also hier dasselbe Passwort ein, welches Sie auch in Ihrem Web-Shop zur Autorisierung angelegt haben, i.d.R. also den generierten Autorisierungstoken des Shop-Systems.


    Verbindung testen / Lizenz aktivieren: Nachdem Sie alle Webserver-Angaben getätigt haben, müssen Sie die Verbindungs- und Lizenzfähigkeit Ihres JTL-Connectors testen (klicken Sie hierzu auf den Button). Erst wenn der Test fehlerfrei verläuft, können Sie über den nachfolgenden Button den JTL-Connector konfigurieren.

    1. Klicken Sie im aktuellen Dialogfenster auf den Button Konfiguration. Es öffnet sich das Dialogfenster Shop-Konfiguration. Nehmen Sie alle notwendigen Einstellungen vor: Shopkonfiguration vornehmen.
    2. Bestätigen Sie Ihre Änderungen im Fenster Shopkonfiguration durch Klick auf Speichern. Sie gelangen zurück zum Fenster Onlineshop-Anbindung.
    3. Wenn Sie alle Schritte bis hierhin erfolgreich durchführen konnten, wird jetzt der Button Testen wählen bzw. OK (rechts oben) freigegeben. Klicken Sie auf den Button, um die Connector-Anbindung in JTL-Wawi abzuschließen. Sie gelangen zurück zum Fenster Übersicht Ihrer Onlineshops. Hier finden Sie jetzt Ihren neuen Shopware-Shop aufgelistet.

    Sie haben jetzt Ihren Shopware-Shop mit Ihrer JTL-Wawi verbunden und die Schnittstelle sorgfältig eingerichtet. Sie sind jetzt bereit für den initialen Datenabgleich.

    Schritt 3: Der erste Datentransfer

    Ihre Aufgabe / Ausgangslage

    Sie haben den JTL-Connector installiert und konfiguriert. Jetzt möchten Sie den gesamten Datenbestand aus Ihrem Shopware-Shop in JTL-Wawi importieren. Sofern vorhanden, wird der JTL-Connector Ihr Kategorienverzeichnis, Ihre Produktdaten wie z.B. Beschreibungen und Bilder, Ihre Kunden-, Hersteller- und Lieferantendaten sowie Bestellungen und Lagerbestände übertragen.
    1. Machen Sie sich klar, dass Sie die Führung Ihrer Systeme wechseln! Damit sind Veränderungen in Ihren täglichen Arbeistroutinen zu erwarten.

    JTL-Wawi als führendes System

    Sie nutzen derzeit Ihren Shopware-Shop, um viele zentrale Daten zu pflegen. Nachdem Sie den Datenbestand in JTL-Wawi übertragen haben, sollten Sie Änderungen am Datenbestand nicht mehr aus Ihrem Shopware-Backend heraus vornehmen. Stattdessen wird von nun an Ihre JTL-Wawi führen!

    Wir empfehlen Ihnen deshalb, dass Sie sich bereits vor der Übertragung Ihrer Daten mit den zentralen Funktionen von JTL-Wawi auseinandergesetzt haben und dass Sie insbesondere diejenigen Arbeitsabläufe in JTL-Wawi durchführen können, welche Sie erwartungsgemäß während Ihrer nächsten Arbeitstage brauchen werden. Denken Sie auch daran, ggf. Mitarbeiter über die neuen Abläufe zu informieren und einzuarbeiten.


    Probetransfer und Produktiv-Betrieb

    Bei größeren Datenmengen kann die Übertragung der Daten selbst sowie deren anschließende Überprüfung einige Zeit in Anspruch nehmen. Beispielsweise wird der JTL-Connector alle Bestellungen, die auch in Ihrem Shopware-Shop vorliegen – d.h. auch die archivierten, abgeschlossenen Bestellungen (!) – in Ihre JTL-Wawi übertragen. Betreiben Sie Ihren Shop schon viele Jahre, kann dieser Archivbestand entsprechend umfangreich sein.

    Wir empfehlen Ihnen deshalb, sich eine für Ihre Gegebenheiten angemessene Übertragungs-, Prüfungs- und Einarbeitungszeit zu reservieren und auf jeden Fall eine Datenbanksicherung beider Systeme durchzuführen. Idealerweise testen Sie den initialen Datentransfer in einem Probedurchlauf und prüfen Ihre Daten sorgfältig auf Vollständigkeit. Erst wenn der Probetransfer zufriedenstellend vollzogen werden konnte, können Sie im Anschluss den Produktiv-Betrieb mit einem erneuten initialen Datenabgleich (in eine neue, leere JTL-Wawi) aufnehmen. Auf diese Weise kann der Wechsel für Sie reibungslos stattfinden.


    Hinweis: Nehmen Sie ggf. die Hilfe von einem unserer Servicepartner in Anspruch, wenn Sie sich bezüglich der technischen Umsetzung Unterstützung wünschen.
    1. Öffnen Sie Ihre JTL-Wawi, um mit dem initialen Datentransfer zu beginnen. Klicken Sie in der Menüleiste auf Onlineshop > Onlineshop-Abgleich. Das Fenster Onlineshop-Abgleich öffnet sich.

    Zusammenfassungen anzeigen: Markieren Sie die Checkbox, wenn Sie am Ende des Webshop-Abgleichs eine Zusammenfassung der übertragenen Daten angezeigt bekommen möchten.

    1. Klicken Sie auf den Button Starten. Der Onlineshop-Abgleich für Ihren Shopware-Shop wird gestartet. Sie können den Fortschritt des Vorgangs mitverfolgen:

    Fensterbereich Kategorien (links oben): Sie sehen den noch leeren Kategorienbaum Ihrer JTL-Wawi. Nach erfolgreichen Abgleich werden Sie hier die Kategorienstruktur Ihres Shopware-Shops gespiegelt finden.


    Dialogfenster Onlineshop-Abgleich: In diesem Fenster können Sie den Übertragungsfortschritt live verfolgen. Sie sehen, wie zahlreiche Bestandsdaten empfangen werden konnten.

    1. Prüfen Sie nach Abschluss der Übertragung den Erfolg Ihres Datentransfers. Vergleichen Sie z.B. die Kennzahlen (=Mengen) der übertragenen Kategorien, Produkte, Bilder usw. mit den Kennzahlen aus Ihrem Shopware-Shop. Gehen Sie ggf. auch die Warnungen und Fehlermeldungen durch, die im Abgleichsdialog aufgeführt werden. Anschließend können Sie das Abgleichsfenster schließen.

    Community Edition (Standard-Auslieferung): Ihr JTL-Connector ist so konzipiert worden, dass jegliche Datenfelder und -strukturen des Shopware-Shops (d.h. der Standard-Auslieferung der Community Edition) vollständig übertragen und in JTL-Wawi angelegt werden können. In der Regel wird JTL-Wawi das leistungsstärkere der beiden System sein, sofern es die Datenhaltung und Weiterverarbeitung der Daten betrifft. Das heißt, Sie werden die allermeisten Prozesse, die Sie mit Ihrem Shopware-System bisher durchführen konnten, auch in Ihrer JTL-Wawi durchführen können. Ausnahmen bilden z.B. die Einkaufswelten, die Sie auch weiterhin im Shopware-Backend administrieren müssen.


    Shop-Erweiterungen: Datenfelder aus Shop-Erweiterungen (sog. Extensions) und implementierte, strukturelle Besonderheiten, die über den Standardumfang Ihres Shop-Systems hinausgehen, können jedoch nicht ohne Weiteres in JTL-Wawi übertragen werden.

    Beachten Sie: Daten aus Shop-Erweiterungen werden nicht übertragen und Sie erhalten darüber auch keine Fehlermeldungen, denn Ihr JTL-Connector hat von diesen Erweiterungen keine Kenntnis!

    Wenn Sie aber die Datenfelder Ihrer Shop-Erweiterungen kennen, können Sie viele dieser Daten dennoch importieren und pflegen, indem Sie das Event-Systems des Connectors einsetzen. Nehmen Sie hierfür ggf. die Unterstützung eines JTL-Servicepartners in Anspruch.

    1. Überprüfen Sie jetzt den erfolgreichen Import Ihrer Daten im Detail. Wechseln Sie zunächst in die Produktverwaltung: Ist der Kategorienbaum korrekt angelegt worden? Konnten alle Produktdaten und Variationskombinationen vollständig und ohne Fehler übertragen werden?

    Sie können in unserem Beispiel erkennen, dass sowohl der Kategorienbaum, die zugehörigen Artikel als auch Variationskombinationen fehlerfrei aus Ihrem Shopware-Shop übertragen wurden.

    1. Doppelklicken Sie auf einen Ihrer Artikel. Es öffnet sich das Fenster Artikelstammdaten. Schauen Sie sich nun an, auf welchen Registerkarten welche Informationen aus Ihrem Shopware-Shop abgelegt wurden, z.B. Artikelnummern, Produktbezeichnungen oder auch Lagerbestände und Reservierungen.

    Registerkarte: Allgemein (oben)

    Sie sehen einige der Produktinformationen aus Ihrem Shop-System, die in JTL-Wawi als sogenannte “Stammdaten” abgelegt werden, z.B. die Artikelnummer, EAN oder die Produktbezeichnung (=Name).

    Registerkarte: Lager (unten)

    An dieser Stelle können Sie sowohl den übertragenen Lagerbestand einsehen als auch einen Lagerbestand “In Aufträgen”. Letzerer wird automatisch durch eingegangene Bestellungen reserviert. Wie Sie sehen, beginnt Ihre JTL-Wawi hier mit Ihrer Kernarbeit – der Warenwirtschaft.

    1. Mit einem Klick auf Kunden wechseln Sie in den Bereich der Kundenverwaltung. Alle Kunden aus Ihrem Shopware-Shop sollten hierhin übertragen worden sein.

    Kunden mit Bestellungen: Kunden, die aktuell oder in der Vergangenheit Produkte in Ihrem Shop bestellt haben, finden Sie hier aufgelistet. Nutzen Sie auch die Filterfunktion Gruppe (oberhalb der Kundenübersicht) , wenn Sie Ihre Daten getrennt nach Kundengruppen prüfen möchten.


    Kunden ohne Bestellungen: Kunden, die sich lediglich registriert, aber keine Bestellung aufgegeben haben, finden Sie an anderer Stelle: Menü Onlineshop > Onlineshop-Kunden aktivieren.

    1. Mit einem Klick auf den Menüpunkt Verkauf öffnet sich die Verkaufsveraltung. Um Ihre Aufträge einzusehen, klicken Sie auf die Kategorie Aufträge. Über die Filterfunktion können Sie gezielt nach Aufträgen aus Ihrem Shopware-Shopsystem suchen. Hier sollten Sie alle Ihre übertragenen Bestellungen vorfinden – sowohl offene als auch abgeschlossene.

    Fensterbereich Auftragsübersicht: In der Auftragsverwaltung ist eine “Monatsansicht” voreingestellt (Datum oben rechts, z.B. 05.2015). Wenn Sie alle Bestellungen einsehen wollen, deaktivieren Sie die dazugehörige Checkbox “Datum”.


    Ihr Ergebnis: Sie haben jetzt alle Kategorien (inklusive aller zugeordneten Produkte) aus Ihrem Shopware-Shop voll automatisiert über einen Webshop-Abgleich in Ihre JTL-Wawi importiert. Ihr Shopware-Shop wird im Kategorienbaum von JTL-Wawi abgebildet. Von jetzt an sollten Sie Änderungen an Ihren Bestandsdaten ausschließlich über Ihre JTL-Wawi pflegen!

    Video

    Von Shopware zu JTL-Wawi

    In diesem Video erklären wir Ihnen, wie Sie Daten von Shopware zu JTL-Wawi übertragen.