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Workflow: Versandart ändern

Weitere Workflow-Beispiele


In unseren Workflow-Tutorials zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, welche Einstellungen Sie in JTL-Wawi vornehmen müssen, um definierte Arbeitsabläufe zielgerichtet in einem Workflow zu automatisieren. Ausgesuchte, praxisnahe Beispiele helfen Ihnen dabei, die Einrichtung der Workflows nachzuvollziehen und nachzustellen. Möglicherweise können oder wollen Sie den ein oder anderen Workflow in ähnlicher Form auch für Ihr Tagesgeschäft unmittelbar einsetzen. Mithilfe unseres Video-Tutorials können Sie sich die Einrichtungsschritte nochmals vor Augen führen. Grundlegende Erläuterungen zu den jeweiligen Eingabefeldern und Funktionsmöglichkeiten erhalten Sie in unserer Dokumentation:


Ihre Aufgabe / Ausgangslage

Sobald ein Auftrag angelegt wird, der mindestens über einen Artikel verfügt, der entweder als Gefahrgut oder als Sperrgut gekennzeichnet ist, soll die Versandart automatisch auf Spedition geändert werden. Dabei wird bei Gefahrgütern auf das Vorhandensein einer Gefahrnummer geachtet und bei Sperrgütern geprüft, ob ein Artikel die Versandklasse Sperrgut hat.

Ereignis: Auftrag > Erstellt
Bedingungen: Mindestens eine Lieferposition des Auftrages ist ein Gefahr- oder Sperrgut-Artikel.
Aktionen: Die Versandart des Auftrages soll automatisch auf die Auslieferung per Spedition geändert werden.


Schritt 1: Ereignisbereich wählen

Öffnen Sie in JTL-Wawi die Workflow-Verwaltung über das Menü Admin > Automatisierung: JTL-Workflows. Wählen Sie dann in der Ereignisbereichsleiste die Schaltfläche Aufträge.

Jtl-wawi-worfklowtutorial-01-workflowverwaltung-ereignisbereichsleiste.png

Schritt 2: Auslösendes Ereignis wählen

Markieren Sie im Fensterbereich der auslösenden Ereignisse den Eintrag Auftrag > Erstellt und klicken anschließend die Schaltfläche Workflow anlegen.

Workflow-tutorial-03-einkaufsliste-bestuecken-02-ereignis-hinzufuegen.png

Schritt 3: Workflow-Namen vergeben

Wählen Sie nach Möglichkeit einen prägnanten, erklärenden Namen für Ihren Workflow, der auch die gewünschte Aktion miteinbezieht. Wir ändern den Eintrag von „Auftrag_Erstellt“ in „Sperr- / Gefahrgut -> Versandart Spedition“.

Workflow-tutorial-04-versandart-aendern-03-workflow-namen-vergeben.png

Schritt 4: Anwendungsbereich wählen

Wir möchten, dass ausschließlich Ereignisse innerhalb von JTL-Wawi beachtet werden und lassen daher nur diesen Eintrag aktiviert.

Workflow-tutorial-03-einkaufsliste-bestuecken-04-anwendungsbereich-waehlen.png

Schritt 5: Ausführungszeitpunkt wählen

Wählen Sie als Ausführungszeitpunkt nach Eintritt des auslösenden Ereignisses den Eintrag Sofort.

Workflow-tutorial-01-zahlung-ausliefern-05-ausfuehrungszeitpunkt-bestimmen.png

Schritt 6: Bedingungen setzen

Wir möchten, dass immer dann die Versandart auf Speditionslieferung geändert wird, wenn in einem neu erstellten Auftrag mindestens ein Gefahr- oder Sperrgutartikel als Lieferposition geführt wird. Hierzu müssen wir zwei Bedingungen definieren, von denen mindestens eine erfüllt sein muss.

Einrichten der 1. Bedingung

Klicken Sie im Bedingungsfenster auf den Eintrag Neue Bedingung. Im sich öffnenden Eingabebereich klicken Sie jetzt auf das leere Eingabefeld bzw. Auswahlmenü auf der linken Seite. Hierdurch klappt ein Auswahlfenster nach unten auf.

Workflow-tutorial-04-versandart-aendern-06-bedingung-waehlen.png

Navigieren Sie nun über den Verzeichnisbaum zu dem Feld Auftrag > Auftrags Positionen > Positionen > enthält > Artikel > Sonstiges > Gefahrnummer.

Workflow-tutorial-04-versandart-aendern-07-operand-gefahrnummer-setzen.png

Durch einen einfachen Klick wählen Sie das gewünschte Feld aus und das Auswahlmenü wird geschlossen. Im nebenstehenden Auswahlmenü wählen Sie jetzt den Operator für Ihre Bedingung, in unserem Fall ist dies die Anweisung Ist nicht leer.

Workflow-tutorial-04-versandart-aendern-08-operator-ist-nicht-leer-setzen.png

Da diese Auswahl bereits den Vergleichswert in sich trägt, können Sie im nebenstehenden Wertefeld (2. Operand) keine Angaben mehr machen, das Feld ist entsprechend ausgegraut. Die Definition der 1. Bedingung für diesen Workflow ist nun abgeschlossen.

Einrichten der 2. Bedingung

Zum Einrichten der zweiten Bedingung klicken Sie erneut auf den Eintrag Neue Bedingung im Bedingungsfenster. Öffnen Sie auch hier das Auswahlfenster durch einen Klick auf das leere Eingabefeld bzw. Auswahlmenü.

Hinweis:

Nachfolgend gehen wir davon aus, dass Sie für Sperrgut-Artikel eine eigene Versandklasse „Sperrgut“ angelegt haben. Lesen Sie dazu den Bereich zum Thema Versandklassen.

Navigieren Sie anschließend über den Verzeichnisbaum zum Feld Auftrag > Auftragspositionen > Positionen > enthält > Artikel > Allgemein > Stammdaten > Versandklasse > Suchen.


Workflow-tutorial-04-versandart-aendern-09-bedingung-sperrgut-einrichten.png

Durch einen einfachen Klick wählen Sie das gewünschte Feld aus und das Auswahlfenster wird geschlossen. Im nebenstehenden Auswahlmenü wählen Sie jetzt den Operator für Ihre Bedingung, in unserem Fall ist dies die Anweisung Gleich.

Das Auswahlmenü hat sich geschlossen und Sie können im nebenstehenden Auswahlmenü für den 2. Operanden über die -Schaltfläche den Wert „Sperrgut“ wählen. Die fertig eingerichtete 2. Bedingung unseres Workflows sieht nun folgendermaßen aus:

Workflow-tutorial-04-versandart-aendern-11-bedingung-sperrgut-abschliessen.png

Abschließend müssen wir noch bestimmen, dass lediglich eine unserer beiden Bedingungen erfüllt sein muss, damit die gewünschte Workflow-Aktion ausgeführt wird. Oberhalb des Bedingungsfensters finden wir diesbezügliche Optionen, die wir über Radio-Buttons auswählen können. Wir wählen entsprechend unserer Vorgaben die Einstellung Eine Bedingung erfüllt.

Workflow-tutorial-04-versandart-aendern-12-eine-bedingung-zu-erfuellen.png

Die Definition der Bedingungen für diesen Workflow ist damit abgeschlossen.

Schritt 7: Aktionen festlegen

Nach dem Einrichten der beiden Bedingungen legen wir die Aktion für unseren Workflow fest. Automatisch sollen alle neuen Gefahr- oder Sperrgut-Aufträge auf die Versandart „Spedition“ umgestellt werden. Hierfür ist die Einrichtung einer einzigen Aktion notwendig.

Klicken wir zunächst im Aktionsfenster auf den Eintrag Neue Aktion. Im sich öffnenden Aktionsbereich klicken Sie jetzt bitte auf das Auswahlmenü auf der linken Seite. Hierdurch klappt ein Auswahlfenster nach unten auf.

Workflow-tutorial-04-versandart-aendern-13-aktion-waehlen-versandart-aendern.png

Treffen Sie hier die Auswahl Versandart ändern und wählen in dem nun rechts erscheinenden Auswahlmenü Versandart den Eintrag Spedition.

Hinweis:

Die Versandart Spedition oder andere Versandarten sind bei Ihnen nur dann vorhanden, wenn Sie sie zuvor in JTL-Wawi eingerichtet haben. Lesen Sie zu diesem Thema den Abschnitt „Versandarten anlegen“.

Ihre Einstellungen und Angaben für die einzige Aktion dieses Workflows sind nun abgeschlossen. Das finale Aktionsfenster sieht jetzt folgendermaßen aus:

Workflow-tutorial-04-versandart-aendern-15-aktion-einrichten-abschliessen.png

Somit ist auch die Einrichtung des gesamten Workflows abgeschlossen. Der Workflow sollte jetzt getestet werden.

Schritt 8: Workflow testen & speichern

Das Fenster Ihres fertig eingerichteten Workflows sieht nun folgendermaßen aus:

Jtl-wawi-worfklowtutorial-04-workflowverwaltung-versandarte-aendern-workflow-testen.png

Über die Schaltfläche Workflow testen können und sollten Sie nun Ihre Einstellungen anhand eines Testobjekts überprüfen. Nähere Infos hierzu erhalten Sie im Abschnitt Den Workflow testen in unserer Dokumentation zur Workflow-Verwaltung.

Mit einem Klick auf OK speichern Sie den Workflow und schließen die Workflow-Verwaltung.
Der Workflow ist nun aktiv und bereit für das erste Ereignis.

Hinweis: Nach der Einrichtung eines Workflows empfehlen wir Ihnen, das Ereignis einmal manuell auszulösen, um zu sehen, ob der Workflow korrekt funktioniert. Sie erkennen anhand der Statusmeldungen von Windows, ob ein Workflow gestartet wird.