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Workflow: Fehlende Meta-Angaben

Weitere Workflow-Beispiele


In unseren Workflow-Tutorials zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, welche Einstellungen Sie in JTL-Wawi vornehmen müssen, um definierte Arbeitsabläufe zielgerichtet in einem Workflow zu automatisieren. Ausgesuchte, praxisnahe Beispiele helfen Ihnen dabei, die Einrichtung der Workflows nachzuvollziehen und nachzustellen. Möglicherweise können oder wollen Sie den ein oder anderen Workflow in ähnlicher Form auch für Ihr Tagesgeschäft unmittelbar einsetzen. Mithilfe unseres Video-Tutorials können Sie sich die Einrichtungsschritte nochmals vor Augen führen. Grundlegende Erläuterungen zu den jeweiligen Eingabefeldern und Funktionsmöglichkeiten erhalten Sie in unserer Dokumentation:


Ihre Aufgabe / Ausgangslage

Sobald ein Artikel neu angelegt wird, bei dem kein Title-Tag in den Metadaten des Artikels hinterlegt ist, soll unmittelbar eine Info-Mail an den Administrator versandt werden.

Ereignis: Artikel > Erstellt
Bedingungen: Fehlende Angabe des Title-Tags in den Metadaten
Aktionen: Mail-Benachrichtigung an den Administrator


Schritt 1: Ereignisbereich wählen

Öffnen Sie in JTL-Wawi die Workflow-Verwaltung über das Menü Admin > Automatisierung: JTL-Workflows. Wählen Sie dann in der Ereignisbereichsleiste den Punkt Artikel.

Jtl-wawi-worfklowtutorial-01-workflowverwaltung-ereignisbereichsleiste-artikel.png

Schritt 2: Auslösendes Ereignis wählen

Markieren Sie im Fensterbereich der auslösenden Ereignisse den Eintrag Artikel > Erstellt und klicken Sie auf die Schaltfläche Workflow anlegen.

Workflow-tutorial-02-fehlende-metadaten-02-ereignis-hinzufuegen.png

Sofern Sie den Workflow auch für Artikel einrichten möchten, die geändert werden, müssen Sie die folgenden Schritte 3 bis 9 auch für dieses Ereignis durchführen. Wählen Sie in diesem Fall den Eintrag Artikel > Geändert und wiederholen Ihre Eingaben in identischer Weise der nun folgenden Schritte. Im Ergebnis haben Sie dann zwei Workflows erstellt, die exakt über dieselben Bedingungen und Aktionen verfügen.

Schritt 3: Workflow-Namen vergeben

Wählen Sie nach Möglichkeit einen prägnanten, erklärenden Namen für Ihren Workflow, der auch die gewünschte Aktion miteinbezieht. Wir ändern den Eintrag von Artikel_Erstellt in „Info bei fehlendem Title-Tag“.

Workflow-tutorial-02-fehlende-metadaten-03-workflow-namen-vergeben.png

Schritt 4: Anwendungsbereich wählen

Wir möchten, dass sowohl manuelle Eingaben in JTL-Wawi, als auch Artikel-Importe über JTL-Ameise als Ereignisse beachtet werden und setzen die entsprechenden Checkboxen aktiv.

Workflow-tutorial-02-fehlende-metadaten-04-anwendungsbereich-waehlen.png

Schritt 5: Ausführungszeitpunkt wählen

Wählen Sie als Ausführungszeitpunkt nach Eintritt des auslösenden Ereignisses den Eintrag Sofort.

Workflow-tutorial-01-zahlung-ausliefern-05-ausfuehrungszeitpunkt-bestimmen.png

Schritt 6: Bedingungen setzen

Wir möchten, dass nur dann eine Info-Mail versendet wird, wenn das Feld Title-Tag in den Metadaten unserer Artikeldetails nicht beschrieben, d. h. leer bleibt. Entsprechend müssen wir hierfür eine Bedingung setzen. Klicken Sie im Bedingungsfenster auf den Eintrag Neue Bedingung.

Im sich öffnenden Eingabebereich klicken Sie auf das leere Eingabefeld bzw. Auswahlmenü auf der linken Seite. Hierdurch klappt ein Auswahlfenster nach unten auf.

Workflow-tutorial-02-fehlende-metadaten-06-bedingung-auswaehlen.png

Navigieren Sie nun über den Verzeichnisbaum zu dem Feld Artikel > Beschreibung > Ausgabewege > Global > Titel-Tag > Deutsch.

Workflow-tutorial-02-fehlende-metadaten-07-bedingungsfeld-setzen.png

Durch einen einfachen Klick wählen Sie das gewünschte Feld aus und das Auswahlmenü wird geschlossen. Im nebenstehenden Auswahlmenü wählen Sie jetzt den Operator für Ihre Bedingung, in unserem Fall ist dies die Anweisung Ist leer.

Workflow-tutorial-02-fehlende-metadaten-08-operator-anweisung-waehlen.png

Da diese Auswahl bereits den Vergleichswert in sich trägt, müssen bzw. können Sie im nebenstehenden Wertefeld (2. Operand) keine Angaben mehr machen, das Feld ist entsprechend ausgegraut. Die Definition unserer einzigen Bedingung für diesen Workflow ist nun abgeschlossen. Oberhalb des Definitionsbereiches können Sie den vorausgewählten Radio-Button Alle Bedingungen erfüllt aktiviert belassen.

Workflow-tutorial-02-fehlende-metadaten-09-bedingungen-abschliessen.png

Schritt 7: Aktionen festlegen

Nach dem Einrichten unserer Bedingung legen wir nun die Aktion, das Versenden einer E-Mail an den Administrator, für unseren Workflow fest. Klicken Sie hierzu im Aktionsfenster zunächst auf den Eintrag Neue Aktion.

Im sich öffnenden Aktionsbereich klicken Sie jetzt bitte auf das Auswahlmenü auf der linken Seite. Hierdurch klappt ein Auswahlfenster nach unten auf.

Workflow-tutorial-02-fehlende-metadaten-10-aktion-waehlen-e-mail-senden.png

Treffen Sie hier die Auswahl E-Mail senden. Es vergrößert sich der Bereich zum Definieren Ihrer Aktion wie folgt:

Workflow-tutorial-02-fehlende-metadaten-11-aktion-e-mail-empfaenger-betreff-text.jpg

Es ist Ihnen freigestellt, Ihre gewünschten Angaben direkt in die entsprechenden Felder Empfänger, Betreff und Text einzutragen. Sofern Sie jedoch zusätzlich dynamisch erzeugte Inhalte verwenden möchten, müssen Sie einen anderen Weg gehen. Anhand unseres Beispiels werden Ihnen beide Möglichkeiten aufgezeigt:

Empfänger

Da der Empfänger bei jedem Ereignis für unseren Workflow die gleiche Person ist, nämlich der Administrator unseres Online-Handels, können wir seine E-Mail-Adresse direkt im Eingabefeld fest vergeben:

Workflow-tutorial-02-fehlende-metadaten-12-e-mail-empfaenger-eingeben.png

Betreff

In unserer Betreffzeile möchten wir neben einem einführenden Text auch den Namen des betreffenden Artikels angeben, für den kein Title-Tag hinterlegt wurde. Entsprechend klicken wir auf die Schaltfläche , um diese Eingabe zu konfigurieren:

Workflow-tutorial-02-fehlende-metadaten-13-e-mail-betreff-einrichten.png

Es öffnet sich das Fenster zur Bearbeitung der Erweiterten Eigenschaften:

Hier können Sie den gewünschten Text eingeben und um Variablen ergänzen. Geben Sie hier zum Beispiel als einleitenden Text „Fehlender Title-Tag bei:“ ein. Auf der rechten Seite sehen wir den Fensterbereich Variablen (per Drag & Drop hinzufügen). Im dortigen Verzeichnisbaum finden Sie eine Vielzahl von Dot-Liquid-Variablen in unterschiedlichen Kategorien. Alle Dot-Liquid-Variablen können Sie per einfachem Drag & Drop in den Arbeitsbereich ziehen.

Wir navigieren nun zu der Variable Name unseres Artikels, die wir im Verzeichnisbaum finden unter Artikel > Vorgang > Stammdaten > Name. Bei gedrückter Maustaste ziehen wir diese Variable nun in unseren Arbeitsbereich an die gewünschte Stelle.

Workflow-tutorial-02-fehlende-metadaten-15-e-mail-betreff-dot-liquid-variable-zuordnen.png

Alternativ können Sie die Variable auch per Doppelklick auswählen und einfügen, achten Sie in diesem Fall zuvor auf die korrekte Cursor-Position in Ihrem Arbeitsbereich.

Über die Registerkarten unterhalb Ihres Arbeitsbereiches in den Erweiterten Eigenschaften können Sie verschiedene Ansichten aufrufen, um Ihre Angaben zu kontrollieren. Wählen Sie dafür zuvor einen Vorschau-Artikel über die Schaltfläche auf der rechten Seite.

Workflow-tutorial-02-fehlende-metadaten-16-e-mail-betreff-ansichten-vorschauitem.png

Bestätigen Sie anschließend Ihre Eingaben über die Schaltfläche OK. Ihre Einrichtung der Betreffzeile ist nun abgeschlossen.

Text

Für die Eingabe des Textes für unsere E-Mail klicken wir unmittelbar auf die -Schaltfläche auf der rechten Seite der Textzeile:

Workflow-tutorial-02-fehlende-metadaten-17-e-mail-text-erweiterte-eigenschaften.png

Es öffnet sich erneut das Bearbeitungsfenster für die Erweiterten Eigenschaften. Im Arbeitsbereich des Fensters legen wir nun einen Text mit hilfreichen Informationen zum betreffenden Artikel an, der dem Administrator schnelle Orientierung bietet. Der Einsatz von HTML-Tags unterstützt Sie bei der strukturierten Gestaltung.

Übernehmen Sie ggf. die nachfolgenden Textbausteine, in dem Sie die im Screenshot aufgeführten Variablen per Drag & Drop in den Arbeitsbereich ziehen.

Workflow-tutorial-02-fehlende-metadaten-18-e-mail-text-dot-liquid-gesetzt.png

Über Vorschau-Artikel wählen auf der rechten Seite können Sie einen beliebigen Artikel auswählen, an dem Sie Ihre Angaben für die Text- bzw. Browseransicht überprüfen können.

Über die Schaltfläche Vorschau (Browser) unterhalb des Arbeitsbereiches können Sie die Ansicht Ihres verfassten Textes ändern und kontrollieren.

Workflow-tutorial-02-fehlende-metadaten-19-e-mail-text-vorschau-browser.png

Ihre Einstellungen und Angaben für den E-Mail-Versand in unserem Workflow sind nun abgeschlossen. Das finale Aktionfenster unseres Workflows sieht nun folgendermaßen aus:

Workflow-tutorial-02-fehlende-metadaten-21-e-mail-angaben-einstellungen-abschliessen.png

Schritt 8: Workflow testen & speichern

Das Übersichtsfenster des jetzt fertig eingerichteten Workflows sieht nun folgendermaßen aus:

Jtl-wawi-worfklowtutorial-02-workflowverwaltung-fehlende-metadaten-workflow-testen.png

Über die Schaltfläche Workflow testen können und sollten Sie nun Ihre Einstellungen anhand eines Testobjekts überprüfen. Nähere Infos hierzu erhalten Sie im Abschnitt Den Workflow testen in unserer Dokumentation zur Workflow-Verwaltung.

Mit einem Klick auf OK speichern Sie den Workflow und schließen die Workflow-Verwaltung.
Der Workflow ist nun aktiv und bereit für das erste Ereignis.

Hinweis: Nach der Einrichtung eines Workflows empfehlen wir Ihnen, das Ereignis einmal manuell auszulösen, um zu sehen, ob der Workflow korrekt funktioniert. Sie erkennen anhand der Statusmeldungen von Windows, ob ein Workflow gestartet wird.