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Workflow: Einkaufsliste bestücken

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In unseren Workflow-Tutorials zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, welche Einstellungen Sie in JTL-Wawi vornehmen müssen, um definierte Arbeitsabläufe zielgerichtet in einem Workflow zu automatisieren. Ausgesuchte, praxisnahe Beispiele helfen Ihnen dabei, die Einrichtung der Workflows nachzuvollziehen und nachzustellen. Möglicherweise können oder wollen Sie den ein oder anderen Workflow in ähnlicher Form auch für Ihr Tagesgeschäft unmittelbar einsetzen. Mithilfe unseres Video-Tutorials können Sie sich die Einrichtungsschritte nochmals vor Augen führen. Grundlegende Erläuterungen zu den jeweiligen Eingabefeldern und Funktionsmöglichkeiten erhalten Sie in unserer Dokumentation:


Ihre Aufgabe / Ausgangslage

Sofern ein Auftrag erstellt wird, bei dem einzelne oder alle Auftragspositionen über keinen oder einen nicht ausreichendem Lagerbestand verfügen, sollen genau diese Artikel auf die Einkaufsliste gesetzt werden. Hierbei soll der Mindestlagerbestand des jeweiligen Artikels berücksichtigt und die Disposition per Mail über diesen Vorgang unterrichtet werden. Darüber hinaus sollen ausschließlich Aufträge beachtet werden, die einer bestimmten (eigenen) Firma XY in JTL-Wawi zugeordnet sind. Der Workflow soll zeitversetzt einmal täglich ausgeführt werden.

Ereignis: Auftrag > Erstellt
Bedingungen: Der Auftrag erfolgt an eine bestimmte, in JTL-Wawi eingerichtete eigene Firma XY.
Aktionen: Artikel mit Fehlbestand sollen in ausreichender Anzahl einmal täglich auf die Einkaufsliste gesetzt werden (Mindestlagerbestand). Die Disposition soll über den Vorgang per Mail informiert werden.


Schritt 1: Ereignisbereich wählen

Öffnen Sie in JTL-Wawi die Workflow-Verwaltung über das Menü Admin > Automatisierung: JTL-Workflows. Wählen Sie dann in der Ereignisbereichsleiste den Bereich Aufträge

Jtl-wawi-worfklowtutorial-01-workflowverwaltung-ereignisbereichsleiste.png

Schritt 2: Auslösendes Ereignis wählen

Markieren Sie im Fensterbereich der auslösenden Ereignisse den Eintrag Auftrag > Erstellt und klicken anschließend die Schaltfläche Workflow anlegen.

Workflow-tutorial-03-einkaufsliste-bestuecken-02-ereignis-hinzufuegen.png

Schritt 3: Workflow-Namen vergeben

Wählen Sie nach Möglichkeit einen prägnanten, erklärenden Namen für Ihren Workflow, der auch die gewünschte Aktion miteinbezieht. Wir ändern den Eintrag von Auftrag_Erstellt in „Fehlende Artikel auf Einkaufsliste“.

Workflow-tutorial-03-einkaufsliste-bestuecken-03-workflow-namen-vergeben.png

Schritt 4: Anwendungsbereich wählen

Wir möchten, dass ausschließlich Ereignisse innerhalb von JTL-Wawi beachtet werden und lassen daher nur diesen Eintrag aktiviert.

Workflow-tutorial-03-einkaufsliste-bestuecken-04-anwendungsbereich-waehlen.png

Schritt 5: Ausführungszeitpunkt wählen

Wählen Sie im Dialogfenster Ausführungsplan die Option Uhrzeit und tragen Sie dort den gewünschten Zeitpunkt für den Start des Workflows ein. Für unser Beispiel setzen wir hier den Ausführungszeitpunkt auf 10:00 Uhr, da täglich ab diesem Zeitpunkt vermeintliche Lieferantenbestellungen geprüft und versendet werden.

Workflow-tutorial-03-einkaufsliste-bestuecken-05-ausfuehrungszeitpunkt-bestimmen.png

Beachten Sie bitte unbedingt, dass für ein zeitversetztes Ausführen des Workflows der Hintergrunddienst JTL Wawi Worker gestartet sein muss! Detaillierte Hinweise zum Aktivieren des JTL-Wawi Worker erhalten Sie unter: JTL-Wawi Worker starten

Schritt 6: Bedingungen setzen

Wir möchten, dass ausschließlich solche Aufträge beachtet werden, die an eine bestimmte von uns in JTL-Wawi angelegte Firma gerichtet sind. Damit stellen wir sicher, dass alle, der durch den Workflow der Einkaufsliste zugeordneten Artikel, auch im Namen nur dieser Firma bestellt werden. Entsprechend müssen wir hierfür eine Bedingung setzen. Klicken Sie im Bedingungsfenster auf den Eintrag Neue Bedingung.

Im sich öffnenden Eingabebereich klicken Sie auf das leere Eingabefeld bzw. Auswahlmenü auf der linken Seite. Hierdurch klappt ein Auswahlfenster nach unten auf.

Workflow-tutorial-03-einkaufsliste-bestuecken-06-bedingungen-definieren.png

Navigieren Sie nun über den Verzeichnisbaum zu dem Feld Auftrag > Stammdaten > Firma > Suchen.

Workflow-tutorial-03-einkaufsliste-bestuecken-07-bedingung-firma-waehlen.png

Durch einen einfachen Klick wählen Sie das gewünschte Feld aus und das Auswahlmenü wird geschlossen. Im nebenstehenden Auswahlmenü wählen Sie jetzt den Operator für Ihre Bedingung, in unserem Fall ist dies die Anweisung Gleich.

Workflow-tutorial-03-einkaufsliste-bestuecken-08-operator-setzen.png

Das Auswahlmenü hat sich geschlossen und Sie können nun über die Schaltfläche die gewünschte Firma wählen.

Die Definition der einzigen Bedingung für diesen Workflow ist nun abgeschlossen. Oberhalb des Definitionsbereiches können Sie den vorausgewählten Radio-Button Alle Bedingungen erfüllt aktiviert belassen.

Workflow-tutorial-03-einkaufsliste-bestuecken-10-bedingungen-abschliessen.png

Schritt 7: Aktionen festlegen

Nach dem Einrichten unserer Bedingung legen wir nun die beiden Aktionen für unseren Workflow fest. Es sollen alle Auftragsartikel mit Fehlbestand auf die Einkaufsliste gesetzt und eine Mail an die Disposition versandt werden. Entsprechend müssen wir zwei voneinander unabhängige Aktionen einrichten.

Einrichten der 1. Aktion

Klicken Sie zunächst im Aktionsfenster auf den Eintrag Neue Aktion. Im sich öffnenden Aktionsbereich klicken Sie jetzt bitte auf das Auswahlmenü auf der linken Seite. Hierdurch klappt ein Auswahlfenster nach unten auf.

Workflow-tutorial-03-einkaufsliste-bestuecken-11-aktion-waehlen-auf-einkaufsliste.png

Treffen Sie hier die Auswahl Auf Einkaufsliste und es vergrößert sich der Bereich zum Definieren Ihrer Aktion wie folgt:

Workflow-tutorial-03-einkaufsliste-bestuecken-12-aktion-auf-einkaufsliste-definieren.png

Ihnen stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um die Aktion näher zu konfigurieren:

    1. Hinweis: Über das Feld Hinweis können Sie die über den Workflow zur Einkaufsliste hinzugefügten Artikel entsprechend kennzeichnen. Über entsprechend gewählte Spalteneinstellungen in Ihrer Einkaufsliste können Sie diese Artikel später erkennen und von z. B. manuell hinzugefügten Artikeln unterscheiden.
    2. Bis Mindestlagerbestand auffüllen: Über die Checkbox Bis Mindestlagerbestand auffüllen können Sie erreichen, dass nicht nur die auftragsbezogene Fehlbestandsmenge des Artikels der Einkaufsliste hinzugefügt wird, sondern diese Menge erhöht wird, so dass auch nach Auslieferung des Auftrages der Mindestlagerbestand gegeben ist.
    3. Nur eigenen Lagerbestand beachten: Aktivieren Sie diese Option, um nur den Lagerbestand Ihrer eigenen Lager zu berücksichtigen. Lagerbestand bei Lieferanten wird dann nicht berücksichtigt, selbst wenn dieser Ihrem Lagerbestand hinzugerechnet wird.
    4. Lagerinaktive Artikel beachten: Beachten Sie, dass standardmäßig nur lageraktive Artikel, d. h. Artikel, bei denen in den Artikeldetails/Allgemein die Checkbox Mit Lagerbestand arbeiten aktiviert ist, bei diesem Vorgang berücksichtigt werden. Artikel, die ohne Lagerbestand arbeiten, können durch den Workflow nur dann auf die Einkaufsliste gesetzt werden, wenn Lagerinaktive Artikel beachten ausgewählt wird.
Beispiel zur Verdeutlichung der Funktion "Mindestlagerbestand auffüllen"

Artikel A hat einen Lagerbestand von 3 und verfügt über keinen Mindestlagerbestand. Wenn er in einem Auftrag 4 mal bestellt wird, setzt der Workflow den Artikel mit der Menge 1 auf die Einkaufsliste.

Artikel B hat ebenfalls einen Lagerbestand von 3, der gleichzeitig auch gesetzter Mindestlagerbestand ist. Wenn dieser Artikel in einem Auftrag 4 mal bestellt wird, setzt der Workflow den Artikel mit der Menge 4 auf die Einkaufsliste.

Ihre Einstellungen und Angaben für die 1. Aktion (Auf Einkaufsliste) sind nun abgeschlossen.

Einrichten der 2. Aktion

Zum Einrichten unserer zweiten gewünschten Aktion klicken Sie bitte erneut auf den Eintrag Neue Aktion im Aktionsfenster. Öffnen Sie wieder das Auswahlfenster, in dem Sie auf das Auswahlmenü auf der linken Seite klicken.

Workflow-tutorial-03-einkaufsliste-bestuecken-14-aktion-e-mail-senden-waehlen.png

Treffen Sie hier die Auswahl E-Mail senden. Es vergrößert sich der Bereich zum Einrichten Ihrer gewünschten Mail. Vergeben Sie anschließend einen festen Empfänger und wählen Sie einen passenden Betreff, zum Beispiel Einkaufsliste aktualisiert!. Den E-Mail-Text möchten wir mit einer Variable versehen und klicken hierzu auf die -Schaltfläche rechts vom Eingabefeld.

Workflow-tutorial-03-einkaufsliste-bestuecken-15-aktion-e-mail-empfaenger-betreff-setzen.png

In dem sich öffnenden Dialogfenster Erweiterte-Eigenschaften bearbeiten können Sie im Arbeitsfenster einen Text anlegen und diesen mit gewünschten Variablen per Drag & Drop ergänzen. Diese Variablen sind Platzhalter für jeweilige Datenfelder in JTL-Wawi und liefern dynamisch erzeugte Informationen. In unserem Beispiel wählen wir die Auftragsnummer des jeweiligen Auftrages, der den Workflow ausgeführt und Fehlbestandsartikel zur Einkaufsliste hinzugefügt hat.

Workflow-tutorial-03-einkaufsliste-bestuecken-16-aktion-e-mail-text-variable-einrichten.png

Bestätigen Sie anschließend Ihre Eingaben mit OK. Ihre Einstellungen und Angaben für den E-Mail-Versand sind nun abgeschlossen. Das finale Aktionsfenster sieht nun folgendermaßen aus:

Workflow-tutorial-03-einkaufsliste-bestuecken-17-aktion-e-mail-einrichten-abschliessen.png

Schritt 8: Workflow testen & speichern

Das Übersichtsfenster des jetzt fertig eingerichteten Workflows sieht nun folgendermaßen aus:

Jtl-wawi-worfklowtutorial-03-workflowverwaltung-einkaufsliste-workflow-testen.png

Über die Schaltfläche Workflow testen können und sollten Sie nun Ihre Einstellungen anhand eines Testobjekts überprüfen. Nähere Infos hierzu erhalten Sie im Abschnitt Den Workflow testen in unserer Dokumentation zur Workflow-Verwaltung.

Mit einem Klick auf OK speichern Sie den Workflow und schließen die Workflow-Verwaltung.
Der Workflow ist nun aktiv und bereit für das erste Ereignis.

Hinweis: Nach der Einrichtung eines Workflows empfehlen wir Ihnen, das Ereignis einmal manuell auszulösen, um zu sehen, ob der Workflow korrekt funktioniert. Sie erkennen anhand der Statusmeldungen von Windows, ob ein Workflow gestartet wird.

Wie geht es weiter?