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Workflow: Ausliefern nach Zahlung

Weitere Workflow-Beispiele


In unseren Workflow-Tutorials zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, welche Einstellungen Sie in JTL-Wawi vornehmen müssen, um definierte Arbeitsabläufe zielgerichtet in einem Workflow zu automatisieren. Ausgesuchte, praxisnahe Beispiele helfen Ihnen dabei, die Einrichtung der Workflows nachzuvollziehen und nachzustellen. Möglicherweise können oder wollen Sie den ein oder anderen Workflow in ähnlicher Form auch für Ihr Tagesgeschäft unmittelbar einsetzen. Mithilfe unseres Video-Tutorials können Sie sich die Einrichtungsschritte nochmals vor Augen führen. Grundlegende Erläuterungen zu den jeweiligen Eingabefeldern und Funktionsmöglichkeiten erhalten Sie in unserer Dokumentation:


Ihre Aufgabe / Ausgangslage

Alle Aufträge, die in JTL-Wawi komplett bezahlt sind, sollen automatisch ausgeliefert werden. Die Farbcodierung dieser ausgelieferten Aufträge soll in JTL-Wawi auf Grün wechseln.

Ereignis: Auftrag > Komplett bezahlt
Bedingungen: - (keine)
Aktionen: Ausliefern & Farbcodierung auf Grün setzen


Schritt 1: Ereignisbereich wählen

Öffnen Sie in JTL-Wawi die Workflow-Verwaltung über das Menü Admin > Automatisierung: JTL-Workflows. Wählen Sie dann in der Ereignisbereichsleiste die Schaltfläche Aufträge.

Jtl-wawi-worfklowtutorial-01-workflowverwaltung-ereignisbereichsleiste.png

Schritt 2: Auslösendes Ereignis wählen

Markieren Sie im Fensterbereich der auslösenden Ereignisse den Eintrag Komplett bezahlt und klicken anschließend auf den die Schaltfläche Workflow anlegen.

Workflow-tutorial-01-zahlung-ausliefern-02-ereignis-hinzufuegen.png

Schritt 3: Workflow-Namen vergeben

Wählen Sie nach Möglichkeit einen prägnanten, erklärenden Namen für Ihren Workflow, der auch die gewünschte Aktion miteinbezieht. Wir ändern den Eintrag von Auftrag_Komplett bezahlt in Ausliefern & Farbcodierung Grün.

Workflow-tutorial-01-zahlung-ausliefern-03-workflow-namen-vergeben.png

Schritt 4: Anwendungsbereich wählen

Wir möchten, dass ausschließlich Ereignisse innerhalb von JTL-Wawi beachtet werden und lassen daher nur diesen Eintrag aktiviert.

Workflow-tutorial-01-zahlung-ausliefern-04-anwendungsbereich-waehlen.png

Schritt 5: Ausführungszeitpunkt wählen

Wählen Sie als Ausführungszeitpunkt nach Eintritt des auslösenden Ereignisses den Eintrag Sofort.

Workflow-tutorial-01-zahlung-ausliefern-05-ausfuehrungszeitpunkt-bestimmen.png

Schritt 6: Bedingungen setzen

Es sind keine Bedingungen vorhanden – Sie brauchen hier keine Angaben zu machen.

Workflow-tutorial-01-zahlung-ausliefern-06-keine-bedingungen-erforderlich.png

Schritt 7: Aktionen festlegen

Wir legen nun die beiden Aktionen für unseren Workflow fest. Zum einen soll das Ausliefern der bezahlten Versandaufträge erfolgen und zum anderen die Farbcodierung auf Grün gesetzt werden in JTL-Wawi. Entsprechend müssen wir zwei voneinander unabhängige Aktionen einrichten.

Einrichten der 1. Aktion: Ausliefern

Klicken Sie im Aktionsfenster auf Neue Aktion und wählen im dann folgenden Auswahlmenü den Eintrag Ausliefern. Um nun den Versandprozess Ihren Vorrausetzungen anzupassen klicken Sie im Anschluss auf Konfigurieren.

Workflow-tutorial-01-zahlung-ausliefern-07-aktion-waehlen-ausliefern.png

Lager und Lieferanten wählen

Im sich öffnenden Dialogfenster unter Warenläger / Lieferanten wählen Sie, aus welchem Lager Ihre Auslieferung erfolgen soll bzw. grundsätzlich erfolgen darf. Sie können zwischen Ihren eigenen Lagern, Fulfillment- und Dropshipping-Lagern unterscheiden. Sofern ausschließlich eine Auslieferung aus einem Ihrer Standardlager erfolgen soll, setzen Sie vor dem Lager einen Haken. Die Optionen Standardlieferant, Schnellster Lieferant und Günstigster Lieferant sind Dropshipping-Optionen und werden unter Auslieferung via Dropshipping beschrieben.

Workflow-tutorial-01-zahlung-ausliefern-08-aktion-ausliefern-lager-waehlen.png

Ausgabedokumente konfigurieren

Um nun die mit dem Ausliefern verbundenen Auslieferungsoptionen zu treffen, klicken Sie auf Erweiterte Optionen.

Dialogfenster: Ausliefern / Erweiterte Optionen

Im Dialogfenster Erweiterte Optionen (ehemals: Ausgabeeinstellungen) können Sie die Ausgabe aller Dokumente rund um den Versandprozess steuern. Dazu gehören natürlich Ihre Rechnungsdokumente, aber auch alle Dokumente, die Sie direkt im Lager benötigen wie Picklisten, Lieferscheine und Versandetiketten. Auch die Spezialfälle Dropshipping und Fulfillment werden dabei berücksichtigt.

Jtl-wawi-versandverwaltung-01-Z-ausliefern-ausgabedokumente-DF-erweiterte-optionen.png


A. Rechung

Rechungen erstellen: Hier legen Sie fest, dass für jeden auszuliefernden Auftrag eine Rechung generiert werden soll. Konkret heißt dass: es werden Rechnungsdatensätze mit laufender Nummerierung erzeugt, die Sie z.B. bei einer Steuerprüfung vorzeigen können.


Drucken: Mit dieser Option werden für alle Aufträge, welche im Vorfeld markiert wurden, Rechnungen gedruckt. Die Ausgabe erfolgt je nach Druckereinstellung auf Papier oder im PDF-Format. Dabei wird die voreingestellte Druckvorlage verwendet (vgl. Vorlagenset).


E-Mail: Mit dieser Option werden für alle Aufträge, welche im Vorfeld markiert wurden, Rechnungen im PDF-Format generiert und an die für Rechnungen hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden (editierbar z.B. im Dialogfenster: Kundendetails) versandt. Dabei wird die voreingestellte Mailvorlage verwendet (vgl. Vorlagenset).


Faxen: Mit dieser Option werden für alle Aufträge, welche im Vorfeld markiert wurden, Rechnungen per Fax an die für Rechnungen hinterlegte Faxnummer des Kunden (editierbar z.B. im Dialogfenster: Kundendetails) versandt. Es wird die voreingestellte Faxvorlage verwendet (vgl. Vorlagenset).


Speichern: Mit dieser Option werden für alle Aufträge, welche im Vorfeld markiert wurden, Rechnungen generiert und im Format Ihrer Wahl gespeichert. Es wird die voreingestellte Speichern-Vorlage verwendet (vgl. Vorlagenset).


Exportieren: Mit dieser Option werden für alle Aufträge, welche im Vorfeld markiert wurden, Rechnungen als CSV- oder XML-Datei exportiert. Es werden die voreingestellten CSV- oder XML-Vorlagen verwendet (vgl. Vorlagenset).


Vorlagenset: Eine Rechnung kann individuell für jede Kombination aus Firma, Plattform (z.B. eBay.de), Sprache und Kundengruppe erstellt werden. Sofern mehrere Rechnungen als Druckvorlage definiert wurden, können diese hier ausgewählt werden. Über die Vorlagensets können Sie auch mehrere Drucker parallel ansteuern.


Alle Optionen sind kombinierbar. So können Sie beispielsweise Drucken, Mailen und Speichern.


B. Eigenes Lager

Lieferscheine


Pro Lager einen Lieferschein erzeugen: Bei jeder Auslieferung wird standardmäßig mindestens ein Lieferschein im Status offen erzeugt. Mit dieser Option erzeugen Sie einen zusätzlichen Lieferschein für jedes weitere Lager, aus dem Sie Ihren Auftrag bedienen möchten, vorausgesetzt, Sie haben für Ihre Aufträge eine Teillieferung erlaubt (z.B. Im Dialogfenster: Aufträge ausliefern).


Drucken / E-Mail / Faxen / Speichern / Exportieren: Wie Rechnung, nur dass für Lieferscheine natürlich statt der Rechnungsadresse die in JTL-Wawi hinterlegte Lieferadresse angesteuert wird. Sie können die Lieferadresse z. B. im Auftrag selbst unter Lieferadresse einsehen und editieren.


Vorlagenset: Ein Lieferschein kann individuell für jede Kombination aus Firma, Plattform (z.B. eBay.de), Sprache und Kundengruppe erstellt werden. Sofern mehrere Lieferscheine als Druckvorlage definiert wurden, können diese hier ausgewählt werden. Über die Vorlagensets können Sie auch mehrere Drucker parallel ansteuern.



Versand


Versanddatum für alle Pakete setzen (Versand setzen): Mit dieser Option wird für alle Aufträge, welche im Vorfeld markiert wurden, der Versand auf das Datum des heutigen Tages gesetzt (genauer gesagt: der Zeitstempel wird beim Abschluss des Auslieferungsdialogs gesetzt). Ab diesem Zeitpunkt gilt die entsprechende Lieferung als versendet und Verkaufsplattformen wie Ebay oder Amazon (sofern genutzt) wird der Status versendet übermittelt.

Alternative A: Wenn Sie Versandarten definiert haben, die z.B. mit einer Tracking-ID nachverfolgt werden können bzw. sollen, empfehlen wir Ihnen, den Versandstatus nicht manuell, sondern per Versanddatenimport zu setzen (Zum Versanddaten-Import / Zum Versanddaten-Export). Nur so gehen Sie ganz sicher, das JTL-Wawi den Versandstatus auch vollständig, d.h. inkl. dazugehöriger Tracking-ID, an die jeweilige Verkaufsplattform weiterleitet.

Alternative B: Sofern Sie mit Hilfe der Versandschnittstelle JTL-Shipping arbeiten, wird der Versandstatus direkt inkl. Tracking-Informationen in JTL-Wawi gesetzt.


Versanddaten exportieren: Mit dieser Option wird für alle Aufträge, welche im Vorfeld markiert wurden UND deren Versandart einen Versanddatenexport vorsieht, eine entsprechende Datei nach definierten Kriterien erzeugt und abgespeichert (also z.B. eine Datei im CSV-Format oder die direkte Kommunikation mit Ihrem Versanddienstleister).

Sofern Sie Vorlagen für den Austausch Ihrer Versanddaten mit Logistik-Dienstleistern angelegt haben und diese Vorlagen im Dialogfenster Versandart bearbeiten der aktuellen Versandart zugewiesen haben, werden zu den betroffenen Aufträgen Versanddatenexporte erstellt (Zum Versanddaten-Import / Zum Versanddaten-Export). Aktivieren Sie diese Checkbox auch, wenn Sie Ihre Versandart mit JTL-Shipping konfiguriert haben. Statt eines Versanddatenexports findet die direkte Kommunikation mit Ihrem Logistikpartner statt. Sie erhalten ohne Umwege ein Versandetikett und auch alle nötigen Tracking Informationen zurück in JTL-Wawi importiert.


Etikettenausgabe
Ja: Ihnen werden Adressetiketten (Keine Versandetiketten) mit den Lieferanschriften Ihrer Kunden ausgedruckt.
Nein: Mit dieser Einstellung verzichten Sie gänzlich auf die Ausgabe von Adressetiketten .
Aus Versandart: Ob Adressetiketten ausgegeben werden oder nicht wird durch die Einstellung in Ihrer Versandart entschieden.


Vorlagenset: Ein Versandetikett (auch: Adressetikett) kann individuell für jede Ihrer Firmen erstellt werden. Sofern mehrere Versandetiketten als Druckvorlage definiert wurden, können diese hier ausgewählt werden. Über die Vorlagensets können Sie auch mehrere Drucker parallel ansteuern.


Startposition: Sofern Sie teilweise bedruckte DIN-A4-Etikettenbögen verwenden, können Sie hier angeben, ab welcher Position mit dem Druck der Etiketten fortgefahren werden soll.


Picklisten


Im Bereich Picklisten ausgeben können Sie festlegen, ob Sie für Ihr Lager eine gesonderte Pickliste ausgeben möchten. Auf einer Pickliste stehen die Artikel, die für Ihre ausgewählten Versandaufträge zusammengestellt werden sollen. JTL-Wawi legt bei jedem Auslieferungsprozess standardmäßig eine Pickliste an. Damit der Mitarbeiter im Lager weiß, wie viel Stück er von jedem Artikel zusammen stellen muss und von welchem Platz er diese zu entnehmen hat, befinden sich auf der Pickliste zudem Informationen zu den Mengen und ggf. den Lagerplätzen.


Drucken: Mit dieser Option werden für alle Aufträge, welche im Vorfeld markiert wurden, Picklisten gedruckt. Die Ausgabe erfolgt je nach Druckereinstellung auf Papier oder im PDF-Format. Dabei wird die voreingestellte Druckvorlage verwendet (vgl. Vorlagenset).


Speichern: Mit dieser Option werden für alle Aufträge, welche im Vorfeld markiert wurden, Picklisten im Format Ihrer Wahl gespeichert. Dabei wird die voreingestellte Druckvorlage verwendet (vgl. Vorlagenset).


Vorlagenset: Eine Pickliste kann abhängig vom Warenlager erstellt werden. Sofern mehrere Picklisten als Druckvorlage definiert wurden, können diese hier ausgewählt werden. Über die Vorlagensets können Sie auch mehrere Drucker parallel ansteuern.



C. Dropshipping

Legen Sie fest, welche Dokumente im Fall einer Streckengeschäft-Lieferung ausgegeben werden sollen.


Lieferscheine an Kunden


Drucken / E-Mail / Faxen / Speichern / Exportieren: Wie Rechnung, nur dass für Lieferscheine natürlich statt der Rechnungsadresse die in JTL-Wawi hinterlegte Lieferadresse angesteuert wird. Sie können die Lieferadresse z.B. im Auftrag selbst unter Lieferadresse einsehen und editieren.


Vorlagenset: Ein Lieferschein kann individuell für jede Kombination aus Firma, Plattform (z.B. eBay.de), Sprache und Kundengruppe erstellt werden. Sofern mehrere Lieferscheine als Druckvorlage definiert wurden, können diese hier ausgewählt werden. Über die Vorlagensets können Sie auch mehrere Drucker parallel ansteuern.




Bestellungen an Lieferanten


Drucken / E-Mail / Faxen / Speichern / Exportieren: Wie Rechnung, nur dass für Lieferantenbestellungen natürlich statt der Rechnungsadresse die in JTL-Wawi hinterlegte Lieferadresse angesteuert wird. Diese können Sie z.B. im Auftrag selbst unter Lieferadresse einsehen und editieren.


Vorlagenset: Eine Lieferantenbestellung kann individuell für jede Kombination aus Firma, Sprache und Lieferant erstellt werden. Sofern mehrere Lieferantenbestellungen als Druckvorlage definiert wurden, können diese hier ausgewählt werden. Über die Vorlagensets können Sie auch mehrere Drucker parallel ansteuern. Möchten Sie beispielsweise Bestelldaten per XML weitergeben, können Sie in der Vorlagenverwaltung einen Speicherort zur Ablage der Datei definieren - und dieser Speicherort kann auch ein FTP-Verzeichnis bei einem Ihrer Dropshipping-Lieferanten sein.



D. Fulfillment

Fulfillmentaufträge versenden: Die entsprechenden Fulfillment-Aufträge werden ohne Rückfrage an einen externen Fulfillment-Dienstleister (inklusive FBA = Fulfillment by Amazon) versendet.

Einrichten der 2. Aktion: Farbcodierung auf Grün setzen

Klicken Sie im Aktionsfenster unterhalb der zuvor eingerichteten Aktion erneut auf Neue Aktion und wählen dann im folgenden Auswahlmenü den Eintrag Farbcodierung.

Workflow-tutorial-01-zahlung-ausliefern-12-aktion-waehlen-farbcodierung.png

Wählen Sie jetzt über das nebenstehende Auswahlmenü die gewünschte Farbe, in unserem Fall das Grün.

Workflow-tutorial-01-zahlung-ausliefern-13-aktion-waehlen-farbe-setzen.jpg

Jeder Farbe kann im Menü Verkauf > Anlegen: Auftragsfarben eine eindeutige Bezeichnung gegeben werden. Die Farbdefinition wird dann zum Beispiel in der Auftragsverwaltung zur besseren Orientierung mitangezeigt.

Workflow-tutorial-01-zahlung-ausliefern-12a-aktion-waehlen-farbcodierung-Z-farbe-benennen.png

Es sind jetzt auch für die 2. Aktion alle Einstellungen getroffen und der Workflow ist nun fertig eingerichtet.

Schritt 8: Workflow testen & speichern

Das abschließende Fenster Ihres eingerichteten Workflows sieht nun folgendermaßen aus:

Jtl-wawi-worfklowtutorial-01-workflowverwaltung-zahlung-ausliefern-workflow-testen.png

Über die Schaltfläche Workflow testen können und sollten Sie nun Ihre Einstellungen anhand eines Testobjekts überprüfen. Nähere Infos hierzu erhalten Sie im Abschnitt Den Workflow testen in unserer Dokumentation zur Workflow-Verwaltung.

Mit einem Klick auf OK speichern Sie den Workflow und schließen die Workflow-Verwaltung.
Der Workflow ist nun aktiv und bereit für das erste Ereignis.

Hinweis: Nach der Einrichtung eines Workflows empfehlen wir Ihnen, das Ereignis einmal manuell auszulösen, um zu sehen, ob der Workflow korrekt funktioniert. Sie erkennen anhand der Statusmeldungen von Windows, ob ein Workflow gestartet wird.