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Workflow: Ausfuhranmeldung Nicht-EU

Weitere Workflow-Beispiele


In unseren Workflow-Tutorials zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, welche Einstellungen Sie in JTL-Wawi vornehmen müssen, um definierte Arbeitsabläufe zielgerichtet in einem Workflow zu automatisieren. Ausgesuchte, praxisnahe Beispiele helfen Ihnen dabei, die Einrichtung der Workflows nachzuvollziehen und nachzustellen. Möglicherweise können oder wollen Sie den ein oder anderen Workflow in ähnlicher Form auch für Ihr Tagesgeschäft unmittelbar einsetzen. Mithilfe unseres Video-Tutorials können Sie sich die Einrichtungsschritte nochmals vor Augen führen. Grundlegende Erläuterungen zu den jeweiligen Eingabefeldern und Funktionsmöglichkeiten erhalten Sie in unserer Dokumentation:


Ihre Aufgabe / Ausgangslage

Sobald ein Auftrag angelegt wird, dessen Lieferadresse außerhalb der EU liegt, müssen ggf. besondere Zollvorschriften beachtet werden. So schreibt beispielsweise die "Statistische Wertschwelle" vor, dass für Sendungen aus der EU in Nicht-EU-Staaten ab einem Paket- bzw. Sendungswert von 1000 EUR, eine gesonderte Zoll-Ausfuhranmeldung erfolgen muss. Sofern möglich, kann durch ein Splitten der Paketsendungen diese Auflage umgangen werden. Entsprechende Aufträge sollen deshalb zur Prüfung und weiteren Bearbeitung in den entsprechenden Statusordner der Versandverwaltung gesetzt werden. Der Administrator wird hierüber per Mail benachrichtigt und kann entsprechende Schritte zur Vereinfachung veranlassen.

Ereignis: Auftrag > Erstellt
Bedingungen: Lieferadresse liegt außerhalb der EU & Gesamtsumme Brutto des Auftrages ist größer/gleich der "Statistischen Wertschwelle" (1000 EUR Sendungswert), die eine gesonderte Zoll-Ausfuhranmeldung erforderlich machen würde.
Aktionen: Versandauftrag in den Status "Prüfung notwendig" setzen & Benachrichtigung des Administrators per Mail.


Schritt 1: Ereignisbereich wählen

Öffnen Sie in JTL-Wawi die Workflow-Verwaltung über das Menü Admin > Automatisierung: JTL-Workflows. Wählen Sie dann in der Ereignisbereichsleiste die Schaltfläche Aufträge.

Jtl-wawi-worfklowtutorial-01-workflowverwaltung-ereignisbereichsleiste.png

Schritt 2: Auslösendes Ereignis wählen

Markieren Sie im Fensterbereich der auslösenden Ereignisse den Eintrag Auftrag > Erstellt und klicken anschließend die Schaltfläche Workflow anlegen.

Workflow-tutorial-03-einkaufsliste-bestuecken-02-ereignis-hinzufuegen.png

Schritt 3: Workflow-Namen vergeben

Wählen Sie nach Möglichkeit einen prägnanten, erklärenden Namen für Ihren Workflow, der auch die gewünschte Aktion miteinbezieht. Wir ändern den Eintrag von „Auftrag_Erstellt“ in „Prüfung Ausfuhranmeldung“.

Workflow-tutorial-05-ausfuhranmeldung-nicht-eu-02-ereignis-hinzufuegen.png

Schritt 4: Anwendungsbereich wählen

Wir möchten, dass ausschließlich Ereignisse innerhalb von JTL-Wawi beachtet werden und lassen daher nur diesen Eintrag aktiviert.

Workflow-tutorial-03-einkaufsliste-bestuecken-04-anwendungsbereich-waehlen.png

Schritt 5: Ausführungszeitpunkt wählen

Wählen Sie als Ausführungszeitpunkt nach Eintritt des auslösenden Ereignisses den Eintrag Sofort.

Workflow-tutorial-01-zahlung-ausliefern-05-ausfuehrungszeitpunkt-bestimmen.png

Schritt 6: Bedingungen setzen

Wir möchten, dass immer dann die gewünschten Workflow-Aktionen ausgeführt werden, wenn ein neu erstellter Auftrag eine Nicht-EU-Lieferadresse beinhaltet und der Gesamtwert des Auftrages mindestens 1000 EUR beträgt. Hierzu müssen wir zwei Bedingungen definieren, die beide erfüllt sein müssen.

Einrichten der 1. Bedingung

Klicken Sie im Bedingungsfenster auf den Eintrag Neue Bedingung. Im sich öffnenden Eingabebereich klicken Sie jetzt auf das leere Eingabefeld bzw. Auswahlmenü auf der linken Seite. Hierdurch klappt ein Auswahlfenster nach unten auf.

Workflow-tutorial-04-versandart-aendern-06-bedingung-waehlen.png

Navigieren Sie nun über den Verzeichnisbaum zu dem Feld Auftrag > Lieferung > Lieferadresse > Land > IstEU.

Workflow-tutorial-05-ausfuhranmeldung-nicht-eu-07-operand-lieferland-setzen.png

Durch einen einfachen Klick wählen Sie das gewünschte Feld aus und das Auswahlmenü wird geschlossen. Im nebenstehenden Auswahlmenü wählen Sie jetzt den Operator für Ihre Bedingung, in unserem Fall wählen wir die Anweisung Gleich.

Im nebenstehenden Wertefeld (2. Operand) setzen wir nun den gewünschten Vergleichswert, für unseren Workflow ist dies der Eintrag Falsch.

Workflow-tutorial-05-ausfuhranmeldung-nicht-eu-09-operand-falsch-setzen.png

Die Definition der 1. Bedingung für diesen Workflow ist nun abgeschlossen.

Einrichten der 2. Bedingung

Die zweite Bedingung soll prüfen, ob der Gesamtauftragswert die Statistische Wertschwelle erreicht bzw. übersteigt. Für eine entsprechende Definition und Einrichtung ist es erforderlich, dass zunächst ein Wert für die Wertschwelle gesetzt wird. Dies geschieht über das Anlegen eines globalen Textes.

Schließen Sie dazu vorübergehend die Workflow-Verwaltung über die Schaltfläche Ok und speichern Sie Ihre bislang gemachten Angaben zu diesem Workflow.

Öffnen Sie nun in JTL-Wawi über das Menü Admin > Allgemeine Einstellungen > Globale Textbausteine die Verwaltung zur Einrichtung Ihrer globalen Texte.

Workflow-tutorial-05-ausfuhranmeldung-nicht-eu-10-globale-texte-verwalten.png

Über die Schaltfläche Gruppe anlegen legen Sie zunächst ein thematisch passendes Themenfeld für den zu verfassenden globalen Text an. Für unser Beispiel wählen wir die Bezeichnung „Exportangelegenheiten“.

Lassen Sie nun die neu geschaffene Gruppe Exportangelegenheiten im Verzeichnisbaum markiert und klicken Sie auf Inhalt anlegen. Vergeben Sie jetzt einen aussagekräftigen Namen im entsprechenden Textfeld. Für unseren Workflow wählen wir die Bezeichnung „Statistische Wertschwelle“.

Optional können Sie für interne Zwecke nun eine erklärende Beschreibung zu Ihrem globalen Text anlegen.
Im letzten Feld Wert geben Sie nun bitte den hier relevanten Betrag von „1000“ an.

Ihr fertig eingerichtetes globales Textfeld sieht im Verwaltungsfenster nun folgendermaßen aus:

Workflow-tutorial-05-ausfuhranmeldung-nicht-eu-11-globaler-text-statistische-wertschwelle.png

Klicken Sie abschließend auf Speichern und schließen Sie die Verwaltung der Globalen Texte.

Zur Einrichtung unserer zweiten Bedingung, öffnen Sie jetzt wieder die Workflow-Verwaltung und wählen den zuvor geschlossenen Workflow „Prüfung Ausfuhranmeldung“. Klicken Sie hier erneut auf den Eintrag Neue Bedingung im Bedingungsfenster. Wählen Sie im im sich öffnenden Menü nun die Option Erweiterte Eigenschaften verwalten.

Workflow-tutorial-05-ausfuhranmeldung-nicht-eu-12-bedingung-erweiterte-eigenschaften.png

Es öffnet sich nun das Dialogfenster Erweiterte-Eigenschaften bearbeiten.

Workflow-tutorial-05-ausfuhranmeldung-nicht-eu-13-erweiterte-eigenschaften-bearbeiten.png

Markieren Sie das Verzeichnis Aufträge und klicken auf Hinzufügen. Der rechte Arbeitsbereich wird nun zur Bearbeitung freigegeben und Sie vergeben für Ihre Erweiterte Eigenschaft zunächst einen aussagekräftigen Namen. Im entsprechenden Eingabefeld ändern wir die Bezeichnung um in „Abfrage Wertschwelle“.

Auf der rechten Seite finden Sie alle über einen Verzeichnisbaum verfügbaren Variablen, mit denen Sie die erweiterte Eigenschaft näher definieren können. Für unseren Workflow sollen der Gesamtauftragswert und der zuvor angelegte Globale Text unserer Statistischen Wertschwelle in Relation gesetzt werden und ein eindeutiges Ergebnis (1 oder 0) liefern.

Zunächst wählen wir die hierfür nötigen Variablen aus bzw. ziehen diese per Drag & Drop in den Arbeitsbereich. Zum einen ist dies der Wert für unseren Gesamtauftragswert, den wir im Verzeichnisbaum unter Vorgang > Zahlungen > Gesamtbruttopreis finden.

Dieser Gesamtauftragswert muss nun mit dem Wert der Statistischen Wertschwelle verglichen werden, den wir zuvor als Globalen Text definiert hatten. Auch dieses Feld ziehen wir nun in unseren Arbeitsbereich.

Workflow-tutorial-05-ausfuhranmeldung-nicht-eu-16-eigenschaft globalen-text-setzen.png

Mittels einer einfachen if ... else-Abfrage setzen wir nun die beiden Werte zueinander. Die entsprechende DotLiquid-Anweisung unter Einbeziehung der beiden Variablen hat nun folgende Gestalt:

{% if Vorgang.Zahlungen.Gesamtbruttopreis > GlobaleTexte.Exportangelegenheiten.Statistische_Wertschwelle.Deutsch%}1{% else %}0{% endif %}

... und sieht im Screenshot des Arbeitsbereiches wie folgt aus:

Workflow-tutorial-05-ausfuhranmeldung-nicht-eu-17-bedingung-erweiterte-eigenschaften-abschliessen.png

Das Ergebnis dieser Eigenschaftsabfrage ist immer eindeutig, nämlich entweder 1 oder 0. Über Vorschau-Auftrag wählen unterhalb des Arbeitsbereiches können Sie Ihre Angaben mithilfe eines Beispielauftrages überprüfen und das Ergebnis in den Ansichten Vorschau (Text) und Vorschau (Browser) kontrollieren:

Workflow-tutorial-05-ausfuhranmeldung-nicht-eu-18-erweiterte-eigenschaften-vorschau-testen.png

Schließen Sie das Dialogfenster. Wählen Sie anschließend als Variable über das Auswahlmenü die soeben erstellte Erweiterte Eigenschaft > Abfrage Wertschwelle. Setzen Sie deren Ergebnis Gleich 1.

Die Definitionen der beiden Bedingungen 1 und 2 für diesen Workflow sind somit abgeschlossen. Stellen Sie zum Abschluss sicher, dass über den gesetzten Radio-Button bei Alle Bedingungen erfüllt auch lediglich die Aufträge beachtet werden, für die beide Bedingungen zutreffen.

Workflow-tutorial-05-ausfuhranmeldung-nicht-eu-20-alle-bedingungen-erfuellt.png

Schritt 7: Aktionen festlegen

Nach dem Einrichten der beiden Bedingungen legen wir nun die Aktionen für unseren Workflow fest. Zum einen sollen die entsprechenden Aufträge in den Statusordner „Prüfung notwendig“ in der Versandverwaltung gesetzt werden. Zum anderen soll der Administrator hierüber per Mail informiert werden, damit er rechtzeitig in die Lage versetzt wird, ggf. hilfreiche Veränderungen im Versandprozess vorzunehmen. Entsprechend müssen wir zwei voneinander unabhängige Aktionen einrichten.

Einrichten der 1. Aktion

Klicken wir zunächst im Aktionsfenster auf den Eintrag Neue Aktion. Wählen Sie zunächst über das Dropdown-Menü die Option Zurückhalten / Freigeben.

Workflow-tutorial-05-ausfuhranmeldung-nicht-eu-21-aktion-auf-pruefung-setzen.png

Geben Sie nun als Rückhaltegrund Prüfung notwendig an und wählen Sie unter Aufträge die Option Aktueller Auftrag.

Workflow-tutorial-05-ausfuhranmeldung-nicht-eu-22-aktion-pruefung-auftragsart-waehlen.png

Einrichten der 2. Aktion

Zum Einrichten unserer zweiten gewünschten Aktion klicken Sie bitte erneut auf den Eintrag Neue Aktion im Aktionsfenster. Öffnen Sie wieder das Auswahlfenster, indem Sie auf das Auswahlmenü auf der linken Seite klicken.

Workflow-tutorial-05-ausfuhranmeldung-nicht-eu-23-aktion-e-mail-senden-waehlen.png

Treffen Sie hier die Auswahl E-Mail senden. Es vergrößert sich der Bereich zum Einrichten Ihrer gewünschten Mail. Vergeben Sie anschließend einen festen Empfänger und wählen Sie einen passenden Betreff, zum Beispiel „Prüfung einer Ausfuhranmeldung erforderlich“. Den E-Mail-Text an den Administrator möchten wir mit diversen Variablen versehen und klicken hierzu auf die -Schaltfläche rechts vom Eingabefeld.

Workflow-tutorial-05-ausfuhranmeldung-nicht-eu-24-aktion-e-mail-empfaenger-betreff-setzen.png

In dem sich öffnenden Fenster Erweiterte-Eigenschaften bearbeiten können wir im Arbeitsfenster unseren Text anlegen und diesen mit den gewünschten Variablen ergänzen. Für unser Beispiel wählen wir die Auftragsnummer des jeweiligen Auftrages, der den Workflow veranlasst hat, das (Nicht-EU-)Lieferland, den Kunden und seine E-Mail-Adresse sowie die Anzahl der Lieferpositionen und den Gesamtauftragswert.

Workflow-tutorial-05-ausfuhranmeldung-nicht-eu-25-aktion-e-mail-text-variablen-einrichten.png

Durch Auswahl eines Beispielauftrages über die Schaltfläche Vorschau-Auftrag wählen können Sie Ihren E-Mail-Text anhand von Live-Daten in einer Text- oder HTML-Ansicht kontrollieren. Für diese Vorschau ist es nicht relevant, ob der gewählte Auftrag die Workflow-Bedingungen erfüllt.

Workflow-tutorial-05-ausfuhranmeldung-nicht-eu-26-aktion-e-mail-text-html-liveansicht.png

Bestätigen Sie anschließend Ihre Eingaben mit OK und schließen Sie das Fenster der Erweiterten Eigenschaften. Ihre Einstellungen und Angaben für den E-Mail-Versand sind nun abgeschlossen. Das finale Aktionsfenster hierfür sieht jetzt folgendermaßen aus:

Workflow-tutorial-05-ausfuhranmeldung-nicht-eu-27-aktion-e-mail-einrichten-abschliessen.png

Somit ist auch die Einrichtung des gesamten Workflows abgeschlossen. Der Workflow sollte jetzt getestet werden.

Schritt 8: Workflow testen & speichern

Das Fenster Ihres fertig eingerichteten Workflows sieht nun folgendermaßen aus:

Jtl-wawi-worfklowtutorial-05-workflowverwaltung-ausfuhranmeldung-nicht-eu-workflow-testen.png

Über die Schaltfläche Workflow testen können und sollten Sie nun Ihre Einstellungen anhand eines Testobjekts überprüfen. Nähere Infos hierzu erhalten Sie im Abschnitt Den Workflow testen in unserer Dokumentation zur Workflow-Verwaltung.

Mit einem Klick auf OK speichern Sie den Workflow und schließen die Workflow-Verwaltung.
Der Workflow ist nun aktiv und bereit für das erste Ereignis.

Hinweis: Nach der Einrichtung eines Workflows empfehlen wir Ihnen, das Ereignis einmal manuell auszulösen, um zu sehen, ob der Workflow korrekt funktioniert. Sie erkennen anhand der Statusmeldungen von Windows, ob ein Workflow gestartet wird.