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Sofortauftrag in JTL-Wawi anlegen

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Ihre Aufgabe / Ausgangslage

Ein Sofortauftrag ist ein Auftrag, den Sie ohne jegliche Voraussetzung in JTL-Wawi direkt erstellen. Sie müssen weder einen Kunden auswählen, noch vorher festlegen, über welchen Kanal der Auftrag reingekommen ist. Innerhalb eines Sofortauftrags können Sie jedoch einen bereits bestehenden Kunden wählen, dem dieser Auftrag zugeordnet wird. Im Folgenden möchten wir gerne einen Sofortauftrag anlegen.

Sofortauftrag anlegen

Klicken Sie in der Iconleiste auf den Eintrag Verkauf. Sie gelangen in die Verkaufsverwaltung. Klicken Sie dort auf den Ordner Aufträge. In der Funktionsleiste klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Sofortauftrag. Es öffnet sich ein neues Fenster für den Sofortauftrag.

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Dialogfenster: Sofortauftrag anlegen

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Die Maske Sofort-Auftrag ist dicht gepackt, um alle Eingabeoptionen, welche Händler im Alltag brauchen, auf einer Seite unterzubekommen. Daher haben wir die Dokumentation der Fensterbereiche zur Ihrer Orientierung eher optisch gegliedert, und nicht jeder Fensterbereich entspricht einem inhaltlich zusammengehörigen Baustein. Wir hoffen, dass Sie sich trotzdem zurechtfinden werden. Die einzelnen Eingabeoptionen sollten nach einer kurzen Einarbeitungszeit leicht erfassbar sein.

Die Fensterbereiche

Bereich A: Firma / Neuer Kunde


Über das Dropdown-Menü wählen Sie aus, für welche Firma der Sofortauftrag angelegt werden soll. Falls Sie mehr als eine Firma in JTL-Wawi verwalten, wird Ihre Standardfirma immer vorausgewählt. Mit einem Klick auf auf Neuer Kunde öffnet sich das Dialogfenster Kunden wählen. Hier können Sie gezielt nach Kunden in Ihrer Kundendatenbank suchen und auswählen.

Bereich B: Kundendaten

Wenn Sie bereits einen Kunden ausgewählt haben, finden Sie hier alle relevanten Kundendaten wie Kundennummer, Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail oder Fax. Falls sich der Kunde noch nicht in Ihrer Datenbank befindet, können Sie diese Daten hier auch direkt eingeben.

Bereich C: Lieferadresse

Lieferadresse = Rechnungsadresse: Standardmäßig ist die Option Lieferadresse = Rechnungsadresse aktiviert. Diese bewirkt, dass die eingegebene Rechnungsadresse auch als Lieferadresse verwendet wird. Wenn Sie diese Option deaktivieren, stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung.


Neue Lieferadresse wählen…: Hier können Sie Lieferadressen, die bereits bei einem Kunden hinterlegt wurden einsehen und die gewünschte Lieferadresse auswählen.


LA beim Kunden speichern: Wenn Sie eine abweichende Lieferadresse eingetragen haben, können Sie die Adresse über diese Option direkt in den Kundendetails für den Kunden speichern, um sie in Zukunft direkt über die Schaltfläche Neue Lieferadresse wählen… auswählen zu können.

Bereich D: Zahlungs-/Rechnungsdetails

Hier sehen Sie die Rechnungsnummer des Sofortauftrags mit dem Zahlungsziel in Tagen. Mehr zum Thema Rechnungen finden Sie in der Rechnungsverwaltung.

Bereich E: Bankdaten

Hier können Sie die vorher hinterlegten Bankdaten mit Konto-Nr, BLZ und Bankname des Kunden einsehen. Die Bankdaten sind nur verfügbar, wenn eine passende Zahlungsart ausgewählt wird.

Bereich F: Anmerkungen zum Auftrag

Sonstiges: Das Feld Sonstiges kann zum Beispiel einen Kommentar enthalten, den Ihr Kunde im Rahmen einer Bestellung über JTL-Shop eingetragen hat. Um das Feld zu füllen, klicken Sie auf die Schaltfläche Kommentar. Sie können auf die hier eingegebenen Informationen während der Auslieferung über JTL-Packtisch+/JTL-WMS zugreifen oder die Inhalte in den Vorlagen verwenden.


Anmerkung: Das Feld Anmerkung ist ein Freifeld und kann mit beliebigem Inhalt gefüllt werden. Sie können auf die hier eingegebenen Informationen während der Auslieferung über JTL-Packtisch+/JTL-WMS zugreifen oder die Inhalte in den Vorlagen verwenden.


Drucktexte: Hier sehen Sie den Standard-Drucktext für Aufträge. Sie können diesen anpassen über das Menü Admin > Ausgabeoptionen (veraltet) > Formulartexte. Sie finden den Text unter dem Punkt Bestellung standard.

Bereich G: Sprache / Attribute / Gewicht / Status

Sprache: Wählen Sie hier eine gewünschte Sprache aus.


Attribute: Hier können Sie Bestellattribute definieren und hinterlegen. Mehr dazu hier:


Gewicht: Geben Sie hier das Versandgewicht ein.


Status: In diesem Feld können Sie einen Text frei formulieren.

Bereich H: Positionen im Auftrag

In der Übersicht werden alle Positionen des Auftrags mit Daten wie z. B. Artikelnummer, Menge, Bezeichnung, Nettokaufpreis, Rabatt und Gewinn aufgelistet.

Bereich I: Variationen / Positionen

Variationen: Sofern es sich bei einem Artikel um eine Variationskombination handelt, haben Sie die Möglichkeit über das Feld Variation gezielt eine Variation des Artikels auszuwählen.


Konfigurator: Sofern es sich bei einem Artikel um einen Konfigurationsartikel handelt, haben Sie die Möglichkeit über das Feld Konfigurator gezielt eine Konfiguration des Artikels auszuwählen.


Positionen zuordnen: Über die Schaltfläche Pos. zuordnen legen Sie die einzelnen Angebotspositionen aus der Lagerverwaltung an, bzw. fügen noch weitere Artikel hinzu. Hier wählen Sie die Artikel aus der entsprechenden Kategorie aus, die dem Auftrag hinzugefügt werden sollen. Klicken Sie hierzu doppelt auf den entsprechenden Artikel.

Der Artikel erscheint daraufhin unten in der Artikelauswahl. Hier können Sie nun noch die Menge des Artikels ändern. Haben Sie versehentlich eine falsche Position hinzugefügt, markieren Sie einfach die betreffende Position und klicken Sie auf Entfernen. Wenn Sie dem Angebot alle gewünschten Artikel hinzugefügt haben, klicken Sie auf Schließen. Der Artikel wurde dem Auftrag hinzugefügt.

Alternativ können Sie auch in das Feld neben der Schaltfläche Pos.zuordnen die ArtikelNr. oder EAN eingeben. Drücken Sie anschließend die Eingabetaste oder auf Pos.zuordnen. Der gewünschte Artikel wird dem Auftrag nun hinzugefügt.

Mit der Schaltfläche Pos.löschen können Artikel aus dem Auftrag gelöscht werden.

Bereich J: Versandart / Steuer / Rabatte

Versandart: Mittels des Dropdown-Menüs, in dem keine Versandart vorausgewählt ist, kann dem Auftrag eine Versandart zugewiesen werden. Einzelne Versandarten können bestimmte, selbst definierte Druckzusätze für Rechnung und Auftrag von Ihnen zugewiesen bekommen.


Über das Dropdown-Menü Zahlungsart wählen Sie eine der vorher in JTL-Wawi angelegten Zahlungsarten aus.


Steuerbefreiung: Welche Art von Steuerbefreiung ausgewählt wird, hängt von zwei Faktoren ab: Wird an einen Geschäftskunden (Umsatzsteuer-ID wurde in den Kundendetails ausgefüllt) ausgeliefert und/oder geht die Lieferung ins Ausland und greift aufgrund der Steuereinstellungen von JTL-Wawi die Umsatzsteuerbefreiung? Lesen Sie hierzu auch die Seiten im Bereich Zahlungen.


Rabatt: Über diese Schaltfläche können Sie einen Rabatt für den Auftrag in Prozent eingeben.

Bereich K: Drucken / Rechnung / Lieferdatum

Hier legen Sie fest, ob das Angebot per E-Mail oder Fax verschickt oder ausgedruckt werden soll. Dabei erscheint die Checkbox -E-Mail- nur dann, wenn auch eine E-Mail-Adresse für den Kunden hinterlegt wurde und Sie selber einen E-Mail-Server und Benutzerdaten in den E-Mail-Einstellungen hinterlegt haben. Ebenso wird die Checkbox –Fax- nur dann angezeigt, wenn ein Fax-Drucker in den Einstellungen eingerichtet wurde.


Voraussichtliches Lieferdatum: Hier können Sie ein voraussichtliches Lieferdatum für den Auftrag eingeben. Auf dieses können Sie über die Vorlagen zugreifen.

Bereich L: Gutschein / Gesamtpreis

In diesem Bereich steht der Gesamtpreis des Sofortauftrags und ggf. Gutscheine. Darunter sehen Sie den Gesamt Nettobetrag sowie der Gewinn.

Um den Auftrag abzuschließen, klicken Sie auf Fertigstellen. Möchten Sie den Sofortauftrag nicht speichern, so klicken Sie auf Verwerfen.

Wählen Sie die Firma, für die der Auftrag erstellt werden soll.

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Geben Sie die Kundendaten ein oder wählen Sie über die Schaltfläche Neuer Kunde einen bereits bestehenden Kunden.

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Entscheiden Sie, ob die Lieferadresse gleich der Rechnungsadresse ist oder geben Sie eine neue Lieferadresse ein bzw. wählen Sie eine bereits eingetragene Lieferadresse über die Schaltfläche Neue Lieferadresse wählen.

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Klicken Sie auf Pos. zuordnen. Es öffnet sich das Dialogfenster Artikel zuordnen. Geben Sie hier die Positionen des Auftrags ein.

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(Optional:) Falls es sich bei einem oder mehreren Artikeln um einen Variations- oder Konfigurationsartikel handelt, stellen Sie ein, welche Variation bzw. Konfiguration im Auftrag enthalten sein soll.

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Wählen Sie eine Versand- und Zahlungsart und entscheiden Sie über die Steuereinstellungen für den Auftrag.

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Wählen Sie unter Ausgabe, ob der Auftrag gedruckt und/oder per E-Mail versendet bzw. gefaxt werden soll. Treffen Sie die gleiche Entscheidung für die Rechnung zum Auftrag.

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Klicken Sie auf Fertigstellen.

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Den Auftrag finden Sie nun im Bereich Verkauf unter Aufträge > Unbezahlt.


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