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Rechnungsverwaltung

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Bereich A: Such- & Filterfunktionen

Sie können die Rechnungen weiter filtern und so schnell den Auftrag finden, nach dem Sie suchen. Die Such- und Filteroptionen betreffen immer den Ordner, in dem Sie sich gerade befinden. Wenn Sie den Ordner Rechnungen markieren, werden alle Rechnungen in JTL-Wawi durchsucht.

Die Filter teilen sich in drei Bereiche: Suchfelder, Dropdown-Liste und Datumsbereich.

Suchfelder

Die Suchfelder in der oberen Zeile bieten Ihnen folgende Möglichkeiten, nach denen Sie suchen können:

Rechnung: Hier können Sie die Rechnungsnummer einer Rechnung eingeben, um diese direkt zu finden.


Auftrag: Hier können Sie die Auftragsnummer eines Auftrags, eingeben, um die zugehörige Rechnung zu finden.


Kunde: Hier können Sie nach dem Vor- oder Nachnamen eines Kunden suchen. Bitte beachten Sie, dass Sie immer nur einen von beiden Namen eingeben dürfen.


Position: Hier können Sie die Artikelnummer oder den Namen eines Artikels eingeben, um sich alle Rechnungen anzeigen zu lassen, die diesen Artikel enthalten.


eBay-Benutzer: Hier können Sie nach einem eBay-Benutzernamen suchen.

Dropdown-Liste

Firma: Sofern Sie die Mehrfirmenfähigkeit in JTL-Wawi nutzen, können Sie alle Rechnungen nach Firma sortieren.

Datumsbereich

Auf der rechten Seite finden Sie den Datumsbereich. Über das Dropdown-Menü stellen Sie ein, wie viele Tage rückwirkend die Liste umfassen soll.

Bereich B: Ordnerstruktur

Auf der linken Seite sehen Sie die Ordnerstruktur, die Ihnen verschiedene Sortierungen für Ihre Rechnungen vorgibt, die sich am Status, den eine Rechnung haben kann, orientiert.

Bitte beachten Sie den Unterschied zur Ordnerstruktur Aufträge. Im Bereich Rechnungen finden Sie nur Informationen zu den Aufträgen, die bereits eine Rechnung haben. Das heißt, ein Auftrag, der sich unter Aufträge im Ordner Bezahlt befindet, ist nur dann auch unter Rechnungen im Ordner Bezahlt zu finden, wenn für diesen Auftrag eine Rechnung erstellt wurde.

Status:

Bezahlt: Alle Rechnungen, die bereits komplett bezahlt sind


Nicht bezahlt: Alle Rechnungen, die zwar ausgestellt wurden, aber noch nicht komplett bezahlt sind.


Angemahnt: Alle Rechnungen, die sich in einer Mahnstufe befinden, siehe Zahlungen.

Bereich C: Rechnungsliste

In der Rechnungsübersicht sehen Sie die wichtigsten Informationen zu einer Rechnung

In den Standardeinstellungen werden in der Rechnungsübersicht folgende Felder angezeigt:

Rechnungsnummer: Fortlaufende Nummer für die Rechnung. Die Nummern können Sie unter Admin > Allgemeine Einstellungen > Nummernkreise festlegen. Siehe Nummernkreise definieren.


Anmerkung: Anmerkung zur Rechnung.


Lieferung Vorname/Nachname: Vorname und Nachname der Lieferadresse.


Erstellt am: Erstelldatum der Rechnung.


Kunde Firma: Firma unter der der Auftrag geführt wird.


Kunde Name: Nachname des Kunden. Falls Lieferadresse und Rechnungsadresse gleich sind, ist dieser gleich Lieferung Nachname.


Lieferung Straße/AZusatz/PLZ/Ort/Land: Straße, Adresszusatz, Postleitzahl, Ort und Land für die Lieferadresse des zur Rechnung gehörigen Auftrags.


Wert: Gesamtwert der Rechnung.


Versanddatum: Falls ein Versanddatum gesetzt wurde, sehen Sie hier, an welchem Tag der zur Rechnung gehörige Auftrag verschickt wurde.


Bezahlt am: Hier sehen Sie, für welches Datum eine Zahlung für eine Rechnung gesetzt wurde.


Lieferung E-Mail: E-Mail-Adresse des Kunden, die im zur Rechnung gehörigen Auftrag angegeben wurde.


Auftragsnummer: Auftragsnummer des Auftrags.


Voraussichtliches Lieferdatum: Datum, an dem die Lieferung erwartet wird.


Zahlungsziel: In der Rechnung angegebenes Zahlungsziel.


Versandart: Versandart des zur Rechnung gehörigen Auftrags.


Bearbeiter: Benutzername des Bearbeiters in JTL-Wawi.


Firma: Name der Firma, unter der die Rechnung ausgestellt wurde.


Plattform: Plattform, über die der Auftrag generiert wurde, der zur Rechnung gehört.

Optional können Sie über einen Rechtsklick auf eine der Spaltenüberschriften weitere Spalten einblenden oder bestehende Spalten ausblenden.

Bereich D: Sonstiges/Anmerkungen

Das Feld Sonstiges kann zum Beispiel einen Kommentar enthalten, den Ihr Kunde im Rahmen einer Bestellung über JTL-Shop eingetragen hat.

Das Feld Anmerkung ist ein Freifeld und wird über die Auftragsverwaltung gefüllt.

Bereich E: Kundenhistorie

Die Vorgangshistorie für den Kunden.

Bereich F: Funktionsleiste

Rechnung

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Öffnen: Über diese Option können Sie eine markierte Rechnung einsehen.

Bitte beachten Sie:
Änderungen an der Rechnung sind hier nicht mehr möglich.

Löschen: Über diese Option können Sie eine markierte Rechnung löschen. Nach der Bestätigung einer Sicherheitsabfrage wird die Rechnung dann gelöscht.

Beachten Sie hierbei bitte unbedingt auch die rechtlichen Regelungen zur Aufbewahrung und Umgang mit Rechnungen (fortlaufende Nummerierung usw.).

Retoure anlegen: Öffnet das Dialogfenster Retoure anlegen für den Auftrag, zu dem die gewählte Rechnung gehört. Lesen Sie zum Thema Retouren unser Kapitel Retouren abwickeln.


Mahnung: Lesen Sie zu diesem Thema den Bereich Zahlungen: Zum Thema Zahlungen.

Ausgabe

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Dokument

Über den kleinen Pfeil in der Schaltfläche Ausgabe haben Sie Zugriff auf die verschiedenen Ausgabemöglichkeiten. Wählen Sie dazu zunächst das Element, das Sie ausgeben möchten. Zur Auswahl stehen Ihnen:

Rechnung: Gibt die Rechnung zum zugehörigen Auftrag aus, falls diese bereits erstellt wurde.


Auftrag: Gibt die Auftragsdaten aus.

Sie können für jede dieser Ausgabearten eine Vorlage definieren. Lesen Sie dazu bitte den Punkt Druck- / E-Mail- / Exportvorlagen.
Ausgabemöglichkeiten

Für jedes einzelne Dokument haben Sie die Auswahl zwischen folgenden Ausgabemöglichkeiten:

Drucken: Gibt Ihr Dokument über den Drucker aus, der im Menü Start > Drucker für die entsprechende Dokumentart angelegt wurde.


Faxen: Faxt das Dokument an die im Auftrag hinterlegte Faxnummer. Das zu verwendende Faxgerät stellen Sie ebenfalls im Menü Start > Drucker unter der Registerkarte Fax im Punkt Faxgerät ein.


Mailen: Versendet das Dokument per E-Mail an die im Auftrag angegebene E-Mail-Adresse.


Speichern: Speichert das Dokument als PDF ab. Standardspeicherort ist Ihr Windows Desktop.


Exportieren: Exportiert die Daten in ein vorgegebenes Format (siehe auch Aufträge per CSV oder XML exportieren).


Vorschau: Erstellt eine Vorschau des Dokuments.

Kunde

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Über den kleinen Pfeil in der Schaltfläche Kunde greifen Sie auf einige wichtige Funktionen im Zusammenhang mit dem zum Auftrag gehörenden Kunden zu.

Öffnen: Öffnet die Kundendetails des Kunden, der zum markierten Auftrag gehört.


Lieferadresse/Rechnungsadresse in Zwischenablage kopieren: Kopiert die entsprechende Adresse des Auftrages in die Zwischenablage. Diese können Sie anschließend z. B. über die Tastenkombination Strg + V an einer anderen Stelle einfügen, auch außerhalb von JTL-Wawi.


Alle Nachrichten: Hier können Sie alle Nachrichten, die Sie an den Kunden gesandt haben, ansehen.

Nachricht senden03.png

Hierzu markieren Sie die gewünschte Nachricht und klicken auf die Schaltfläche Öffnen.


Kundenhistorie: Siehe Kundenhistorie.


Kundenstatistik: Bietet Zugriff auf die Kundenstatistik, siehe Kundenstatistik.

Zahlung

Um eine Rechnung als bezahlt zu kennzeichnen, markieren Sie die Rechnung und klicken auf Zahlung, siehe Rechnungen als bezahlt markieren. Es spielt keine Rolle, ob Sie die Rechnung oder den Auftrag als bezahlt kennzeichnen.

Rechnungskorrektur

Über diese Schaltfläche erstellen Sie eine Rechnungskorrektur zu der gewählten Rechnung.

Markieren Sie die entsprechende Rechnung und klicken auf die Schaltfläche Rechnungskorrektur (rechts). Es öffnet sich ein Dialog zur Rechnungskorrektur.

Rechnung korrektur0002.png

Im Dialog Rechnungskorrektur wurden alle Positionen der Ursprungsrechnung in die Rechnungskorrektur-Liste übernommen. Jetzt können Sie Ihre Rechnungskorrektur nach Ihren Wünschen anpassen.

Hinzufügen & Löschen von Positionen: Klicken Sie ohne weitere Anpassungen auf Fertigstellen, dann würden ALLE Positionen gutgeschrieben. Wenn Sie hingegen nur ausgewählte Positionen der Rechnung korrigieren möchten, so entfernen Sie alle korrekt berechneten Positionen aus der Liste - es sollen nur die Positionen in der Liste verbleiben, die Sie korrigieren - also gutschreiben - möchten.


Anmerkung: Hier kann ein aussagekräftiger Betreff für die Rechnungskorrektur eingegeben werden.


Ausgabe: Hier sollten Sie noch die Option Ausgabe drucken aktivieren.

Schließen den Vorgang mit einem Klick auf den Button Fertigstellen ab.

SEPA

Das SEPA-Lastschrift-Einzugsverfahren ist in die Rechnungsverwaltung von JTL-Wawi eingebunden.

Markieren Sie die entsprechende Rechnung und klicken auf SEPA....

Sepa0022.png

Es öffnet sich das Fenster SEPA-Einzug. Hier können Sie nun die Datensätze zu der Rechnung einsehen und die Lastschrift-Mandate im SEPA-XML-Format exportieren.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie zu jedem Kunden die gültige IBAN und BIC hinterlegt haben. Zudem muss in den Firmeneinstellungen auch Ihre Gäubiger-ID hinterlegt worden sein.

Sie haben unter Allgemeine/Globale Einstellungen die Möglichkeit, weitere Einstellungen zu treffen.

Verwendungszweck: Verwendungszweck, der bei der Abbuchung verwendet werden soll. Über öffnen Sie den DotLiquid-Editor, mit dem Sie dieses Feld anpassen können.


Einzugsdatum: Datum, an dem der Einzug stattfinden soll.


Exportpfad: Speicherort für die XML-Datei.


Mandatsreferenz: Hier geben Sie die Mandatsreferenz für den SEPA-Einzug an. In der Regel wird dies die Kunden- oder Rechnungsnummer sein. Über öffnen Sie den DotLiquid-Editor, mit dem Sie dieses Feld anpassen können.


Rechnungen automatisch als bezahlt markieren: Setzt bei Rechnungen, die für den SEPA-Einzug exportiert werden, automatisch die Zahlung.


Euro-Eil-Lastschrift (COR1): Markieren Sie diese Option, falls Sie eine Eil-Lastschrift durchführen lassen möchten. Ggf. fallen für diesen Dienst bei Ihrer Bank zusätzliche Gebühren an.


Sammelüberweisung (Batch Booking): Aktiviert die SEPA-Funktion Batch Booking in der Datei. Wenn Sie mehrere Rechnungen in einer Datei exportieren, führt diese Option dazu, dass diese zusammen in einem Posten in Ihrem Konto erscheinen. Eventuell müssen Sie die Option erst bei Ihrer Bank freischalten, um sie nutzen zu können.


Folgelastschrift: Markiert, dass es sich bei dieser Buchung um eine Folgelastschrift handelt, z. B. bei regelmäßigen Abbuchungen durch Abonnements.

Versandinfo

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden Ihnen Informationen zum Versand des zur Rechnung gehörenden Auftrages angezeigt. Hier können Sie unter anderem die Tracking-ID und die Lieferscheinnummer Ihres Auftrags einsehen.

Nachricht an Kunde

Mithilfe dieser Funktion können Sie eine E-Mail an den Kunden des markierten Auftrags senden.

Workflow ausführen

Über diese Schaltfläche können Sie manuelle Workflows für die jeweils ausgewählte Rechnung durchführen, siehe dazu Manuelle Workflows.

Bereich G: Überblick über die Rechnungspositionen

Die Positionsliste in der Rechnungsübersicht bietet Ihnen Übersicht zu allen Positionen einer markierten Rechnung.

Folgende Felder werden angezeigt. Artikelnummer: Artikelnummer der Position in der Liste.


Beschreibung: Name des Artikels in JTL-Wawi.


Anzahl: Menge des Artikels, die sich auf der Rechnung befindet.


VK Brutto/Netto: VK brutto bzw. VK netto der jeweiligen Position, wie sie in der Rechnung angegeben sind.


MwSt.: Mehrwertsteuersatz, der für die Berechnung von Brutto aus Netto benutzt wurde.


Hinweis: Sofern Sie einen Hinweis in der Rechnungsposition hinterlegt haben, wird dieser hier angezeigt.