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Aufbau der Import-Funktion

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Auf dieser Seite zeigen wir Ihnen anhand des Fensteraufbaus der Importfunktion von JTL-Ameise, wie ein Import grundsätzlich funktioniert.

Jtl-ameise-import-001-ueberblick.png

Alle Einstellungen, die Sie in dieser Maske vornehmen können, beschreiben den Aufbau der Datei, die importiert werden soll, sowie die Verknüpfungen der jeweiligen Datenspalten aus der Importdatei mit den entsprechenden Feldern in der Datenbank.

Bereich A: Importart

Hier wählen Sie zuerst aus, welchen Import Sie überhaupt durchführen möchten. Zu jeder Oberkategorie stehen Ihnen verschiedene Importarten zur Verfügung.

Bereich B: Importdatei

Die Importdatei von JTL-Ameise muss immer das CSV-Format haben. Dieses beschreibt den technischen Aufbau der Importdatei. Eine CSV-Datei enthält Spalten, die jeweils durch ein spezielles Trennzeichen voneinander abgegrenzt werden. Sie können sich die Datei wie eine Excel-Tabelle vorstellen, die in Textform abgelegt wird. Im Bereich Importdatei von JTL-Ameise legen Sie fest, wie die Datei grundlegend aufgebaut ist.

Auswählen: Über die Schaltfläche Auswählen navigieren Sie zu der CSV-Datei, die Sie in JTL-Ameise laden möchten.


Datei laden: Über diese Schaltfläche laden Sie die Datei in JTL-Ameise. Wenn alle nachfolgenden Einstellungen korrekt gesetzt sind, wird die Datei direkt geladen. Andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung und müssen die weitere Einstellungen für die Importdatei anpassen.

Hinweis: Um eine Datei in JTL-Ameise laden zu können, darf diese nicht in einem anderen Programm, z. B. einer Tabellenverarbeitung, geöffnet sein.

Kopfzeile enthalten: Eine Kopfzeile muss nicht zwangsläufig enthalten sein, allerdings ist sie eine große Hilfe beim Zuweisen der Feldzuordnungen. Folgende Vorteile ergeben sich bei Nutzung einer Kopfzeile:

    1. Die Vorschau der ersten 3 Datensätze der CSV-Datei hat aussagekräftige Bezeichnungen ([1] Artikelnummer, [2] Artikelname, [3] Preis) statt nur Spalte 1, Spalte 2 und Spalte 3 wie im Beispiel ohne Kopfzeile
    2. In den Feldzuordnungen sind ebenfalls die aussagekräftigen Bezeichnungen aus der Kopfzeile zu finden.
    3. Die Spalten, bei denen die Kopfzeile dieselbe Bezeichnung nutzt wie das Datenbankfeld in der Feldzuordnungsliste, werden automatisch zugeordnet. Zugeordnete Spalten sind in der Vorschau gelb hinterlegt.

Spaltenbegrenzer: Eine CSV-Datei kann unterschiedliche Spaltenbegrenzungszeichen nutzen. In unseren Beispielen verwenden wir in der Regel das Semikolon (;), da dieses selten zu anderen Zwecken verwendet wird. Damit Sie das Spaltenbegrenzungszeichen auch in den zu importierenden Daten nutzen können und nicht nur als Spaltenbegrenzer zur Beschreibung des CSV-Formats, gibt es zusätzlich das Quote-Zeichen.


Quote-Zeichen: Das Quote-Zeichen wird am Anfang und Ende einer Datenspalte genutzt, um den Inhalt der Spalte zu markieren. Dieser Inhalt kann dann auch den Spaltenbegrenzer als Zeichen nutzen. Es müssen nicht alle Datenspalten das Quote-Zeichen beinhalten. Es reicht aus, wenn nur die Datenspalten mit dem Quote-Zeichen markiert sind, in denen das Spaltenbegrenzungszeichen vorkommt. Typische Quote-Zeichen sind " bzw. '.

Beispiel CSV-Datei mit dem Quote-Zeichen ":

Artikelnummer;Artikelname;Preis
1;"Hier;können;beliebig;viele;Semikolons;stehen;";15,95

Dadurch würde tatsächlich der Artikelname Hier;können;beliebig;viele;Symikola;stehen; genutzt werden. Allerdings besteht jetzt das Problem, dass innerhalb einer gequoteten Datenspalte zwar das Spaltenbegrenzungszeichen genutzt werden kann, aber nicht mehr das Quote-Zeichen. Daher existiert das Escape-Zeichen.


Escape-Zeichen: Das Escape-Zeichen wird einem Quote-Zeichen vorangestellt, wenn das Quote-Zeichen selbst im Inhalt der Datenspalte vorkommen soll, die mit dem Quote-Zeichen markiert wurde. Als Escape-Zeichen wird typischerweise entweder das Quote-Zeichen selbst gewählt oder der Backslash (\).

Beispiel CSV-Datei mit " Quote- und Escape-Zeichen ":

Artikelnummer;Artikelname;Preis
1;"17"" Alu-Felgen";79,95

Wenn \ als Escape-Zeichen genommen wird, sieht das Beispiel wie folgt aus:

Artikelnummer;Artikelname;Preis
1;"17\" Alu-Felgen";79,95

Das Escape-Zeichen hat seine Wirkung nur dann, wenn es direkt vor einem Quote-Zeichen steht.

Importdatei: Beispiele

CSV mit 2 Datensätzen, mit Kopfzeile, Spaltenbegrenzer (;), Quote ("), Escape ("):

"Artikelnummer";"Artikelname";"Std. VK Brutto";"Steuersatz in %";"Lagerbestand";"Versandgewicht";
"3";"LAN Festplatte 3,5"" IPDrive";"132,3362";"19";"19";"2,4";
"14";"Intel P4 3GHz";"152,8535";"19";"4";"1,245";

CSV mit 2 Datensätzen, ohne Kopfzeile, Spaltenbegrenzer (;), Quote ("), Escape ("):

"3";"LAN Festplatte 3,5"" IPDrive";"132,3362";"19";"19";"2,4";
"14";"Intel P4 3GHz";"152,8535";"19";"4";"1,245";

CSV mit 2 Datensätzen, mit Kopfzeile, Spaltenbegrenzer (;), ohne Quote-Zeichen, ohne Escape-Zeichen:

Artikelnummer;Artikelname;Std. VK Brutto;Steuersatz in %;Lagerbestand;Versandgewicht;
3;LAN Festplatte 3,5" IPDrive;132,3362;19;19;2,4;
14;Intel P4 3GHz;152,8535;19;4;1,245;

CSV mit 2 Datensätzen, mit Kopfzeile, Spaltenbegrenzer (Tabluator), ohne Quote-Zeichen, ohne Escape-Zeichen:

Artikelnummer	Artikelname	Std. VK Brutto	Steuersatz in %	Lagerbestand	Versandgewicht	
3	LAN Festplatte 3,5" IPDrive	132,3362	19	19	2,4	
14	Intel P4 3GHz	152,8535	19	4	1,245	

CSV mit 2 Datensätzen, mit Kopfzeile, Spaltenbegrenzer Pipe (|), Quote ("), Escape (\):

"Artikelnummer"|"Artikelname"|"Std. VK Brutto"|"Steuersatz in %"|"Lagerbestand"|"Versandgewicht"|
"3"|"LAN Festplatte 3,5\" IPDrive"|"132,3362"|"19"|"19"|"2,4"|
"14"|"Intel P4 3GHz"|"152,8535"|"19"|"4"|"1,245"|

CSV mit 2 Datensätzen, mit Kopfzeile, Spaltenbegrenzer Tile (~), Quote ('), Escape (\):

'Artikelnummer'~'Artikelname'~'Std. VK Brutto'~'Steuersatz in %'~'Lagerbestand'~'Versandgewicht'~
'3'~'LAN Festplatte 3,5" IPDrive'~'132,3362'~'19'~'19'~'2,4'~
'14'~'Intel P4 3GHz'~'152,8535'~'19'~'4'~'1,245'~

CSV mit 2 Datensätzen, mit Kopfzeile, Spaltenbegrenzer Leerzeichen ( ), Quote ("), Escape ("):

"Artikelnummer" "Artikelname" "Std. VK Brutto" "Steuersatz in %" "Lagerbestand" "Versandgewicht" 
"3" "LAN Festplatte 3,5"" IPDrive" "132,3362" "19" "19" "2,4" 
"14" "Intel P4 3GHz" "152,8535" "19" "4" "1,245"

Bereich C: Importvorlage laden

Bevor Sie mit der Konfiguration eines Imports starten, können Sie auch eine Importvorlage laden. Dafür müssen Sie natürlich mindestens einen gleichartigen Import bereits konfiguriert und gespeichert haben.

Über den Button Vorlage laden können Sie eine bereits bestehende Importvorlage laden. Dadurch werden alle Einstellungen und Zuordnungen aus der Vorlage in die aktuelle Importmaske eingespielt.

Jtl-wawi-ameise-import-vorlage-laden.png

In der Liste im linken Fensterbereich wählen Sie die gewünschte Vorlage aus. Ein einfacher Klick auf die Vorlage lässt die detaillierte Vorlagenbeschreibung im rechten Fensterbereich erscheinen.

Bereich D: Standardwerte

Standardwerte bestimmen, wie neue Datensätze, die bislang nicht in der Datenbank existieren, mit Werten vorbelegt werden, bevor sie in der Datenbank neu angelegt werden.

Artikeldaten import standardwerte.png

Die hier gemachten Einstellungen gelten somit nicht für Datensätze, die in der Datenbank bereits enthalten sind und nur aktualisiert werden.
Der Vorteil von Standardwerten liegt darin, dass Sie Felder, die alle denselben Wert hätten, nicht erst in der zu importierenden CSV-Datei erstellen müssen. Wenn die Einheit aller zu importierenden Artikel immer "Stück" ist, so setzen Sie den Standardwert Einheit einmal auf Stück. Bei der Feldzuordnung brauchen Sie die Spalte Einheit nun nicht mehr zuzuweisen.

Bereich E: Feldzuordnungen

Die Feldzuordnungen bestimmen die einzelnen Verknüpfungen zwischen Datenspalten der Importdatei und Feldern in der Datenbank von JTL-Wawi.

Jtl-wawi-ameise-import-artikeldaten-feldzuordnungen.png

Doppelklicken Sie auf die rosa hinterlegten Felder in der Spalte Spalte in Datei und wählen Sie dort die entsprechende Spalte der CSV-Datei aus, die dem jeweiligen Datenbankfeld zugeordnet werden soll.

Spalten der CSV-Datei können auch mehrfach zugeordnet werden. So kann etwa eine Spalte mit Preis sowohl mit dem Datenbankfeld Std. VK Brutto und etwa UVP zugeordnet werden.

Spalten aus der Importdatei, die bereits zugewiesen sind, werden in der Vorschau der Importdatei gelb hinterlegt. Dies dient der besseren Orientierung.

Bereich F: Einstellungen

Artikeldaten import einstellungen.png

Die Einstellungen sind pro Importtyp unterschiedlich und werden beim jeweiligen Importtyp aufgelistet und erläutert.

Bereich G: Präfix / Suffix

Unter der Registerkarte Präfix / Suffix können für alle textbasierten Felder Präfixe bzw. Suffixe hinterlegt werden.

Artikeldaten import praefixsuffix.png

Das Präfix wird automatisch vor dem Inhalt des Feldes gesetzt, das Suffix am Ende des Inhalts.

CSV-Beispiel für Präfix/Suffix:

"Artikelnummer";"Artikelname";"Bild 1 Pfad/URL";
"14";"Intel P4 3GHz";"bild155.jpg";

Mit einem Suffix ABC bei Artikelnummer und einem Präfix C:\meineBilder\ bei Bild 1 Pfad/URL würde die Zeile folgendermaßen verarbeitet werden:

    1. Artikelnummer: 14ABC
    2. Artikelname: Intel P4 3GHz
    3. Bild 1 Pfad/URL: C:\meineBilder\bild155.jpg
Achtung: Wird ein Präfix oder ein Suffix einem Feld zugeteilt, das als Identifizierungsspalte dient (z.B. Artikelnummer, wenn eingestellt ist, dass nach Artikelnummer identifiziert werden soll), so wird das zusammengesetzte Ergebnis genutzt, um den Datensatz in der Datenbank zu identifizieren. Diese Identifizierung ist notwendig, um unterscheiden zu können, ob es sich um einen vorhandenen Datensatz handelt (Aktualisierung) oder nicht (Neuer Datensatz). Im obigen Beispiel würde also in der Datenbank nach 14ABC gesucht werden und nicht nach 14.

Sie können beim Bilder-Präfix auch eine FTP-Verbindung angeben, damit die Bilder von einem FTP-Server heruntergeladen werden. Die genaue Syntax für das Präfix lautet dann:

ftp://<username>:<password>@meineseite.de/<bilderpfad>/

Im unteren Screenshot sehen Sie eine Beispielverbindung mit den Daten:

    1. Server: jtl-software
    2. Benutzer: support
    3. Kennwort: XXXXXXX
    4. Pfad zum Bild: //httpdocs/Guide-Artikelbilder/

Jtl-wawi-ameise-import-praefix-einstellungen.png

Hier ein Screenshot vom FTP Verzeichnis, in dem sich die Bilder befinden.

Filezilla-Pfad.png

Die Präfix-/Suffix-Funktion erspart Ihnen somit die Bearbeitung der Importdatei und ggf. das Herunterladen von Bildern, bevor sie mit JTL-Ameise verarbeitet werden.

Schaltfläche H: Vorlage speichern

Sämtliche von Ihnen vorgenommenen Angaben und Einstellungen können Sie als Vorlage über die Schaltfläche Vorlage speichern abspeichern. Diese Vorlage können Sie dann bei Bedarf jederzeit wieder laden, um die Einstellungen wiederherzustellen.

Jtl-wawi-ameise-import-vorlage-speichern.png

Jtl-wawi-ameise-import-vorlage-speichern-beispiel.png

Somit können Sie einmal erstellte Vorlagen bei identisch aufgebauten Importdateien immer wieder verwenden, ohne die Einstellungen bei jedem Import neu vornehmen zu müssen. Beispielsweise können auf diese Weise Preislisten und Produktdateien von Lieferanten/Herstellern sehr effizient verarbeitet werden.

Eigene Vorlagen können Sie überschreiben, indem Sie auf eine Vorlage aus der Liste im linken Fensterbereich doppelklicken. Ein einfacher Klick auf eine Vorlage lädt ihre Beschreibung in das rechte Fenster.

Eine neue Vorlage legen Sie über den Button Neue Vorlage speichern an.

Schaltfläche I: Import starten

Wurden alle Einstellungen zum Importformat getätigt, gelangen Sie über den Button Import starten... zum Dialogfenster Importvorgang. Hier kann der eigentliche Importvorgang bzw. ein Importtestlauf (Trockenlauf), bei dem zwar die Importdatei Datensatz für Datensatz analysiert wird, aber nichts in der Datenbank von JTL-Wawi verändert wird. Das Importvorgangsfenster bietet eine Reihe von Registerkarten, die je nachdem, ob ein Testlauf oder ein echter Import gestartet wird, abweichen können.

Jtl-wawi-ameise-import-starten.png Jtl-wawi-ameise-import-testen-trockenlauf-importeinstellungen.png

Folgende Registerkarte bieten folgende Informationen:

    1. Importeinstellungen: In der Registerkarte Importeinstellungen sehen Sie eine Zusammenfassung aller Einstellungen. So können Sie nochmals einen Kontrollblick auf die Einstellungen des Imports werfen.
    2. Bericht: Diese Registerkarte informiert beim Importvorgang bzw. Testlauf über den Fortschritt. Die Registerkarte enthält alle Informationen gebündelt in einem Bericht, d. h. auch alle Warnungen und Fehler sowie sonstige Informationen.
    3. Warnungen: In dieser Registerkarte werden alle Warnungen zu einem Importvorgang bzw. Testlauf angezeigt. Meistens sind es Konvertierungshinweise von Daten, die JTL-Ameise durchgeführt hat, wenn z.B. ein numerisches Feld Text enthalten hat oder ein Textfeld aufgrund von Zeichenlängenbeschränkungen gekürzt wurde. Auch werden hier Plausibilitätshinweise ausgegeben, so kann z.B. kein negatives Versandgewicht bei einem Artikel importiert werden. Über die Schaltfläche Datensätze mit Warnungen speichern besteht die Möglichkeit, alle Datensätze, die eine Warnung hervorgerufen haben, als eine neue CSV-Datei zu speichern. So können die Probleme der betreffenden Datensätze bequem bearbeitet werden, ohne die gesamte CSV-Importdatei nach den fehlerhaften Datensätzen zu durchsuchen.
    4. Fehler: Fehler deuten auf fehlerhafte Datensätze bzw. notwendige, jedoch fehlende, Angaben innerhalb eines Datensatzes hin. So können etwa Artikel ohne Bezeichnung nicht importiert werden. Wie bei Warnungen besteht auch hier die Möglichkeit über die Schaltfläche Fehlerhafte Datensätze speichern eine CSV-Datei zu erstellen, die nur die fehlerhaften Datensätze enthält. So können effektiv die Probleme in dieser Datei behoben werden, um bereinigt ein erneutes Mal importiert zu werden.
    5. Importierte Datensätze: Diese Registerkarte bietet eine Auflistung aller bei dem Importvorgang in der Datenbank neu erstellten Datensätze. Diese Registerkarte steht nur bei einem echten Importvorgang zur Verfügung.
    6. Aktualisierte Datensätze: Hier finden Sie eine Auflistung aller Datensätze, die bereits in der Datenbank enthalten waren und nur aktualisiert wurden. Die Zahl in der eckigen Klammer vor jedem Eintrag gibt an, wie viele Datensätze dabei aktualisiert wurden. Diese Registerkarte steht nur bei einem echten Importvorgang zur Verfügung.
    7. Sonstiges: Unter der Registerkarte Sonstiges werden sonstige Meldungen aufgezeigt, z.B. Hinweise darauf, dass der Importfilter Datensätze herausgefiltert hat.

Etwaige Zahlen in Klammern hinter den Namen der Registerkarten zeigen auf, wie viele Einträge die jeweilige Registerkarte enthält.

Testlauf / Trockenlauf

Wir empfehlen stets vor einem echten Import einen Testlauf durchzuführen. Ein Testlauf verändert nichts in der Datenbank von JTL-Wawi und zeigt Probleme auf, bevor der Import tatsächlich ausgeführt wird.

Dem Bericht können Sie Datensatz für Datensatz entnehmen, was mit dem jeweiligen Datensatz passiert, also z.B. ob er korrekt formatiert ist, ob ihm Angaben fehlen und ob dieser Datensatz in der Datenbank aktualisiert oder komplett neu importiert werden soll. Am Ende des Berichts steht wie viele Datensätze aktualisiert und wie viele neu importiert wurden. Bei einem Testlauf, bei dem nichts in der Datenbank verändert wird, sind die Werte logischerweise jeweils 0.

Die erste eckige Klammer enthält den Artikelnamen bei Importarten, die Artikel betreffen, den Kundennamen bei Importarten, die Kunden betreffen, usw. Der zweite Wert in eckigen Klammern beinhaltet den Wert der Identifizierungsdatenspalte für diesen Datensatz. Wurde der Import z.B. so eingestellt, dass anhand der Artikelnummer Artikel aktualisiert werden sollen, so steht in dieser Klammer die Artikelnummer des betroffenen Datensatzes.

Jtl-ameise-import-allgemein-002-testlauf-beispiel.png

Testlauf abbrechen: Ein gestarteter, laufender Testlauf kann über die Schaltfläche Testlauf abbrechen abgebrochen werden.

Import starten

Der tatsächliche Import wird über die Schaltfläche Import starten angestoßen. Hierbei werden Daten in der Datenbank von JTL-Wawi verändert.

Wie auch im Testlauf werden unterschiedliche Berichte in den jeweiligen Registerkarten erstellt. Die Auswertung der Berichte ist genauso wie bei einem Testlauf / Trockenlauf.

Wir empfehlen stets vor einem Import die Datenbank in JTL-Wawi zu sichern, um jederzeit in den Zustand vor dem Import zurückkehren zu können sowie einen Testlauf / Trockenlauf durchzuführen, denn hierbei fallen gravierende Zuordnungsfehler meist sofort nach wenigen Datensätzen ins Auge.

Import Abbrechen: Ein gestarteter, laufender Importvorgang kann jederzeit über die Schaltfläche Import Abbrechen abgebrochen werden. Die Daten, die bis zum Abbruch in der Datenbank verändert bzw. neu angelegt wurden, bleiben.


Wie geht es weiter?