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Auftragsverwaltung

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Bereich A: Such- & Filterfunktionen

Auftrag suche001.png

Sie können die Aufträge weiter filtern und so schnell den Auftrag finden, nach dem Sie suchen. Die Such- und Filteroptionen betreffen immer den Ordner, in dem Sie sich gerade befinden. Wenn Sie den Ordner Aufträge markieren, werden alle Aufträge in JTL-Wawi durchsucht.

Die Filter teilen sich in drei Bereiche: Suchfelder, Dropdown-Listen und Datumsbereich.

Suchfelder

Die Suchfelder in der oberen Zeile bieten Ihnen folgende Möglichkeiten, nach denen Sie suchen können:

Auftrag: Hier können Sie die Auftragsnummer eines Auftrags eingeben, um diesen direkt zu finden.


Kunde: Hier können Sie nach dem Vor- oder Nachnamen eines Kunden suchen. Bitte beachten Sie, dass Sie immer nur einen von beiden Namen eingeben dürfen.


Rechnungsnummer: Hier können Sie die zu einem Auftrag gehörende Rechnungsnummer eingeben.


Artikel/Position: Hier können Sie die Artikelnummer oder den Namen eines Artikels eingeben, um sich alle Aufträge anzeigen zu lassen, die diesen Artikel enthalten.


Seriennummer: Hier können Sie eine Seriennummer eingeben. Die Liste wird dann nach allen Aufträgen gefiltert, die Auftragspositionen enthalten, die mit dieser Seriennummer ausgeliefert wurden.


eBay-Benutzer: Hier können Sie nach einem eBay-Benutzernamen suchen.

Dropdown-Listen

Die Dropdown-Listen in der unteren Zeile bieten Ihnen folgende Möglichkeiten, nach denen Sie filtern können:

Firma: Sofern Sie die Mehrfirmenfähigkeit in JTL-Wawi nutzen, können Sie alle Aufträge nach Firma sortieren.


Plattform: Hier können Sie die Aufträge nach einer bestimmten Plattform filtern, über die diese generiert wurden, z. B. eBay, Amazon, JTL-Wawi, Webshop usw.


Shop: Falls Sie mehr als einen Onlineshop an JTL-Wawi angebunden haben (mithilfe des Multishop-Moduls), können Sie hier nach den verschiedenen Onlineshops filtern.


Zahlungsart: Hier können Sie auswählen, ob Ihnen Aufträge mit einer bestimmten Zahlungsart angezeigt werden sollen.


Rückhaltegründe: Hier können Sie Aufträge nach Rückhaltegründen filtern.

Datumsbereich

Auf der rechten Seite finden Sie den Datumsbereich. Über das Dropdown-Menü stellen Sie ein, wie viele Tage rückwirkend die Liste umfassen soll.

Bereich B: Ordnerstruktur

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Auf der linken Seite sehen Sie die Ordnerstruktur, die Ihnen verschiedene Sortierungen für Ihre Aufträge vorgibt, die sich am Prozess, den ein Auftrag durchläuft, orientiert. Bitte beachten Sie, dass ein Auftrag sich immer in mehreren dieser Ordner befinden kann, je nachdem, welche Kriterien auf ihn zutreffen.


Ohne Rechnung: Alle Aufträge, für die noch keine Rechnung erstellt wurde.
Mit Rechnung: Alle Aufträge, für die bereits eine Rechnung erstellt wurde.


Bezahlt: Alle Aufträge, für die der offene Wert kleiner oder gleich 0 ist.
Nicht bezahlt: Alle Aufträge, bei denen der offene Wert größer als 0 ist. Das heißt, solange ein Auftrag nur teilweise bezahlt wurde, bleibt er in diesem Ordner.


Storniert: Alle Aufträge, die storniert wurden.


Nicht geliefert: Alle Aufträge, die noch nicht oder nur teilweise ausgeliefert wurden, unabhängig davon, ob sie bereits bezahlt wurden oder nicht.
Komplett geliefert: Alle Aufträge, die bereits komplett geliefert wurden.


Zurückgehalten: Alle Aufträge, die zurückgehalten wurden.

Bereich C: Auftragsliste

Auftrag positionsliste01.png

In der Auftragsübersicht sehen Sie die wichtigsten Informationen zu einem Auftrag

In den Standardeinstellungen werden in der Auftragsübersicht folgende Felder angezeigt:

Kundennummer: Kundennummer des Kunden, der den Auftrag erzeugt hat.


Auftragsnummer: Auftragsnummer des Auftrags. Die Auftragsnummer kann unter Admin > Allgemeine Einstellungen > Nummernkreise mit Suffix und Präfix versehen werden.


Farbe: Auftragsfarbe. Lesen Sie dazu: Auftragsfarben.


Erstellt am: Erstellungsdatum des Auftrags.


Offener Wert: Aktuell noch offener Betrag. Nachdem eine Zahlung gesetzt wurde, steht hier 0,00.


Kunde Firma: Firma unter der der Auftrag geführt wird.


Ust. frei: Information, ob die Lieferung des Auftrags Umsatzsteuerfrei erfolgt.


Lieferung Vorname/Nachname: Vorname und Nachname der Lieferadresse.


Kunde Vorname/Name: Vor- und Nachname des Kunden. Falls Lieferadresse und Rechnungsadresse gleich sind, sind diese gleich Lieferung Vor- und Nachname.


Auftragswert: Gesamtauftragsbetrag.


Lieferung Straße/AZusatz/PLZ/Ort/Land: Straße, Adresszusatz, Postleitzahl, Ort und Land für die Lieferadresse des Auftrags.


Lieferstatus: Lieferstatus des Auftrags: Ausstehend, Verpackt und versendet oder Geliefert.


Versendet am: Falls ein Versanddatum gesetzt wurde, sehen Sie hier, an welchem Tag der Auftrag verschickt wurde.


Ist bezahlt: Hier sehen Sie, ob für den Auftrag eine Zahlung gesetzt wurde.


Rechnung: Hier sehen Sie, ob für den Auftrag eine Rechnung erstellt wurde.


Zahlungsart: Zahlungsart, mit der der Auftrag bezahlt wurde.


Anmerkung: Anmerkung zu dem Auftrag.


Voraussichtliches Lieferdatum: Datum, an dem die Lieferung erwartet wird.


Externe Auftragsnummer: Falls der Auftrag über eine Plattform reingekommen ist, sehen Sie hier die Auftragsnummer, die dort vergeben wurde.


Gedruckt am: Datum, an dem der der Auftrag gedruckt wurde.


E-Mail am: Datum, an dem der Auftrag per E-Mail an den Kunden versendet wurde.


Bearbeiter: Benutzername des Bearbeiters in JTL-Wawi.

Optional können unter Admin > Listenansichten weitere hilfreiche Felder der Listenansicht hinzugefügt werden.

Bereich D: Sonstiges/Anmerkungen

In den Auftragsinformationen werden Anmerkungen zur Ausführung eines Auftrags gespeichert.

Auftrag anmerkung01.png

Anmerkung

Das Feld Anmerkung ist ein Freifeld und kann in der Auftragsdetailübersicht gefüllt werden. Um das Feld Anmerkung zu füllen, öffnen oder erstellen Sie einen neuen Auftrag.

Auftrag anmerkung001.png

In den Auftragdetails geben Sie im Feld Anmerkung den Text ein. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Schließen wird die Anmerkung gespeichert.

Auftr anmerkung03.png

Die eingetragene Anmerkung können Sie nun unter der Auftragsübersicht finden. In den Auftragdetails können Sie jederzeit die Anmerkung bearbeiten oder auch löschen.

Sonstiges

Das Feld Sonstiges kann zum Beispiel einen Kommentar enthalten, den Ihr Kunde im Rahmen einer Bestellung über JTL-Shop eingetragen hat. Um das Feld zu füllen, öffnen oder erstellen Sie einen neuen Auftrag und klicken Sie auf die Schaltfläche Kommentar.

Auftrag hinweis001.png Im Fenster Text Ändern können Sie nun den Text eingeben. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Auftrag hinweis002.png In der Auftragsübersicht befindet sich nun der Text unten links unter Sonstiges.

Bereich E: Kundenhistorie

Die Vorgangshistorie für den Kunden.

Bereich F: Funktionsleiste

Auftrag

Über die Schaltfläche Auftrag erreichen Sie zahlreiche Optionen für den ausgewählten Auftrag. Klicken Sie zur Anzeige der Funktionen auf den kleinen Pfeil in der Schaltfläche.

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Öffnen: Öffnet einen bestehenden Auftrag.


Duplizieren: Dupliziert den bestehenden Auftrag. Sie können auswählen, ob der Auftrag Als Angebot angelegt werden soll oder direkt Als Auftrag.


Bearbeiter wechseln: Öffnet das Dialogfenster Bearbeiter wechseln. Dort können Sie einen neuen Bearbeiter für den Auftrag auswählen.

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Löschen: Sie können den markierten Auftrag löschen. Dies sollte jedoch nur geschehen, wenn noch keine Rechnung erstellt worden ist, damit die Zuordnung erhalten bleibt. Sofern Sie einen Auftrag löschen möchten, der bereits in eine Rechnung gewandelt wurde, erscheint eine Meldung die Sie auffordert die passende Rechnung ebenfalls zu löschen. Beachten Sie das ein zugehöriger Lieferschein nicht gelöscht wird.


Retoure anlegen/öffnen: Legt eine Retoure für diesen Auftrag an. Zum Thema Retouren lesen Sie bitte das Kapitel „Retouren abwickeln“.


Ohne Versand abschließen: Bestellungen können hiermit abgeschlossen werden, die keinen Versand (mehr) erfordern. Lagerbestände werden hierbei nicht korrigiert.

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Über diese Funktion können Aufträge als versendet markiert werden oder auch wieder freigegeben werden. Wenn Sie die Option Als bereits versendet markieren wählen, so wird der Auftrag als versendet markiert. Im Bereich Versanddatum kann das Datum gewählt werden, das Tagesdatum ist bereits voreingestellt. Aufträge, die bereits versendet wurden, können somit nachträglich als "versendet markiert" werden und die "Offenen Reservierungen" werden mit dieser Funktion auch entfernt. Es werden keine Warenbestände abgezogen.

Der große Unterschied zum Auftragsabschluss über den Einzel- bzw. Massenauslieferungsprozess ist, dass hierbei kein Lieferschein erzeugt wird und somit keine Warenbestände abgezogen werden.

Eine Bestellung, die über die Funktion Auftrag ohne Versand abschließen einmal abgeschlossen wurde, kann über die Option Wieder zum Versand freigeben erneut freigegeben werden. Bestätigen Sie mit einem Klick auf Ausführen. Danach ist diese Bestellung wieder offen und unversendet.

Hinweis: Diese Funktion hat keinen Einfluss auf die Möglichkeit, Rechnungen für einen Auftrag zu erstellen. Sie können also für abgeschlossene Aufträge auch Rechnungen erzeugen lassen. Diese werden allerdings nicht automatisch durch Workflows erzeugt, die beim Ereignis Lieferschein > Erstellt greifen.

Auftrag zurückhalten: Mit dieser Option können Sie einen Auftrag vom Versand zurückhalten. Er wird dann in den Ordner Zurückgehalten verschoben. Außerdem müssen Sie einen Rückhaltegrund angeben.


Priorität ändern: Ändert die Priorität des Auftrags. Durch eine höhere Priorität wird dieser in JTL-Packtisch+/JTL-WMS schneller bearbeitet.


Abonnement: Durch Abonnements können Ihre Kunden in bestimmten regelmäßigen Abständen Waren von Ihnen erhalten. Es ist dann sehr bequem, ein- und denselben Auftrag in festgelegten Zeitabständen immer automatisch generieren zu lassen. Auch für die Berechnung regelmäßiger immer gleicher Dienstleistungen ist diese Funktion äußerst hilfreich.

Jedes Abonnement basiert auf einem sogenannten »Master-Auftrag«, also dem Auftrag, den Sie mit den entsprechenden Daten (Kunden- und Lieferanschrift, Preise, Zahlungsbedingungen usw.) erstellt haben. Die wiederkehrenden Aufträge werden somit auf Grundlage des Master-Auftrag erstellt.
Um einen wiederkehrenden Auftrag zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Markieren Sie den gewünschten Auftrag, so dass dieser blau hinterlegt ist und wählen Sie Auftrag > Abonnement...

Folgendes Fenster öffnet sich:

Auftrag wiederkehrende02.png

Wählen Sie die Dauer sowie das Intervall für das Abonnement.

Im linken oberen Abschnitt tragen Sie das gewünschte Start- und Enddatum ein, also den Zeitraum, innerhalb dessen der Auftrag gemäß den Einstellungen automatisch generiert werden soll. Mit Hilfe der darunter befindlichen Eingabefelder, legen Sie das eigentliche Intervall fest, also in welchen Zeitabständen der Auftrag erstellt werden soll. Mit der Einstellung Am Monatsende wird der letzte Kalendertag im Monat bezeichnet.

Passen Sie die Positionen an.

Die einzelnen Positionen, die sich im Master-Auftrag befinden, werden Ihnen in der Liste im mittleren Bereich des Fensters angezeigt. Sie haben hier somit also noch die Möglichkeit, einzelne Positionen zu entfernen oder auch hinzuzufügen. Um eine Position zu löschen, markieren Sie diese und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Position löschen. Möchten Sie eine oder mehrere Positionen hinzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Freie Position anlegen.

Alle rosafarben hinterlegten Felder können frei bearbeitet werden. Somit ist auch die Eingabe einer Artikelnummer in die entsprechende Spalte möglich, woraufhin der entsprechende Artikel automatisch eingefügt wird. Lediglich Artikel mit Variationen oder Seriennummern können auf diese Weise nicht eingefügt werden. Derartige Artikel müssen bereits im Master-Auftrag vorhanden sein.

Des weiteren haben Sie die Möglichkeit die aufgeführten Platzhalter in der Spalte Bezeichnung zu verwenden. Auch deren Funktion sollte selbsterklärend sein. Die Platzhalter <D+>, <D->, <M+> und <M-> beziehen sich hierbei auf den vorherigen bzw. nächsten Tag bzw. Monat, ausgehend vom Fälligkeitsdatum.

Mit Rechtsklick kann pro Position ein Popup-Menü aufgerufen werden, um den Positions-Hinweistext zu verändern.

Klicken Sie auf Erstellen, um das Abonnement anzulegen.
Bitte beachten Sie des weiteren folgende Informationen, um ein besseres Verständnis für die weitere Vorgehensweise zu bekommen:
Die auf diese Weise erstellten Aufträge, werden zunächst als wiederkehrende Aufträge gespeichert.

Farbe: Hier können Sie die Farbe des Auftrags einstellen, siehe Auftragsfarben.

Ausgabe

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Dokument

Über den kleinen Pfeil in der Schaltfläche Ausgabe haben Sie Zugriff auf die verschiedenen Ausgabemöglichkeiten. Wählen Sie dazu zunächst das Element, das Sie ausgeben möchten. Zur Auswahl stehen Ihnen:

Auftrag: Gibt die Auftragsdaten aus.


Rechnung: Gibt die Rechnung zum zugehörigen Auftrag aus, falls diese bereits erstellt wurde.


Packliste: Erstellt eine Packliste für den Auftrag.


Lagerpackliste: Erstellt eine Lagerpackliste für den Auftrag.


Versandetikett: Erzeugt ein Versandetikett für den Auftrag.

Sie können für jede dieser Ausgabearten eine Vorlage definieren. Lesen Sie dazu bitte den Punkt Druck- / E-Mail- / Exportvorlagen.
Ausgabemöglichkeiten

Für jedes einzelne Dokument haben Sie die Auswahl zwischen folgenden Ausgabemöglichkeiten:

Drucken: Gibt Ihr Dokument über den Drucker aus, der im Menü Start > Drucker für die entsprechende Dokumentart angelegt wurde.


Faxen: Faxt das Dokument an die im Auftrag hinterlegte Faxnummer. Das zu verwendende Faxgerät stellen Sie ebenfalls im Menü Start > Drucker unter der Registerkarte Fax im Punkt Faxgerät ein.


Mailen: Versendet das Dokument per E-Mail an die im Auftrag angegebene E-Mail-Adresse.


Speichern: Speichert das Dokument als PDF ab. Standardspeicherort ist Ihr Windows Desktop.


Exportieren: Exportiert die Daten in ein vorgegebenes Format (siehe auch Aufträge per CSV oder XML exportieren).


Vorschau: Erstellt eine Vorschau des Dokuments.

Kunde

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Über den kleinen Pfeil in der Schaltfläche Kunde greifen Sie auf einige wichtige Funktionen im Zusammenhang mit dem zum Auftrag gehörenden Kunden zu.

Öffnen: Öffnet die Kundendetails des Kunden, der zum markierten Auftrag gehört.


Lieferadresse/Rechnungsadresse in Zwischenablage kopieren: Kopiert die entsprechende Adresse des Auftrages in die Zwischenablage. Diese können Sie anschließend z. B. über die Tastenkombination Strg + V an einer anderen Stelle einfügen, auch außerhalb von JTL-Wawi.


Alle Nachrichten: Hier können Sie alle Nachrichten, die Sie an den Kunden gesandt haben, ansehen.

Nachricht senden03.png

Hierzu markieren Sie die gewünschte Nachricht und klicken auf die Schaltfläche Öffnen.


Kundenhistorie: Siehe Kundenhistorie.


Kundenstatistik: Bietet Zugriff auf die Kundenstatistik, siehe Kundenstatistik.

Rechnung erstellen

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Die Schaltfläche Rechnung erstellen erstellt eine Rechnung zu dem entsprechenden Auftrag. Sie haben über den kleinen Pfeil noch folgende weitere Möglichkeiten:

Rechnung erstellen: Erstellt die Rechnung in JTL-Wawi. Diese ist anschließend im Ordner Rechnungen zu finden.


Rechnung erstellen und drucken: Erstellt die Rechnung und druckt diese über den eingestellten Drucker (Start > Drucker).


Rechnung erstellen und mailen: Erstellt die Rechnung und versendet sie per E-Mail an die im Auftrag angegebene E-Mail-Adresse.


Rechnung erstellen, drucken und mailen: Erstellt die Rechnung, druckt diese über den eingestellten Drucker (Start > Drucker) und versendet sie per E-Mail an die im Auftrag angegebene E-Mail-Adresse.

Zusammenfassen

Mehrere Aufträge für einen Kunden können zu einem einzelnen Auftrag zusammengefasst werden, indem die entsprechenden Aufträge in der Übersicht markiert werden. Ein Klick auf die Schaltfläche Zusammenfassen erzeugt daraufhin einen Auftrag, der alle Positionen aus den markierten Aufträgen beinhaltet.

Es können nur Aufträge zusammengefasst werden, die an denselben Kunden (mit gleicher Kundennummer) gerichtet sind.

Zahlung

Hat Ihr Kunde seine Rechnung bezahlt, sollten Sie dies entsprechend vermerken. Markieren Sie hierzu den entsprechenden Auftrag und klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlung.

Auftrag zahlung02.png

Hier können Sie nun die entsprechenden Einstellungen vornehmen. Danach wird der Auftrag mit dem Vermerk -Zahlung erhalten- gekennzeichnet. Zudem können Sie auch noch die Zahlungsart, das Datum und den Betrag eingeben oder ändern und die geleistete Zahlung durch einen Klick auf die Schaltfläche Anlegen der Rechnung zuordnen.

Geben Sie einen Betrag ein, der kleiner als die Gesamtsumme des Auftrags ist, haben Sie zudem die Möglichkeit, die Checkbox Anzahlung zu aktivieren. Auf der Rechnung wird dann ein entsprechender Hinweis ausgegeben, dass bereits eine Anzahlung über Summe X erfolgt ist.

Auftrag zahlung03.png

Nachdem Sie auf Anlegen geklickt haben, erscheint die Zahlung mit Zahlungsart, Datum, Betrag etc. in der Übersicht. Bestätigen Sie einfach mit der Schaltfläche Speichern.

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In der Auftragsübersicht ist der Auftrag nun in der Spalte Bezahlt mit Ja vermerkt. Außerdem sehen Sie in der Spalte Offener Wert, dass dieser bei 0 liegt. Zudem wird auch angezeigt, ob eine Rechnung erstellt und welche Zahlungsart gewählt wurde.

Haben Sie versehentlich einen falschen Betrag eingegeben oder eine Zahlung doppelt eingegeben, können Sie dies selbstverständlich auch wieder rückgängig machen.

Auftr zahlung05.png

Um eine bereits gesetzte Zahlung zu korrigieren, markieren Sie die entsprechende Zeile und doppelklicken Sie auf den Betrag. Geben Sie anschließend den gewünschten Betrag ein.

Möchten Sie hingegen eine bereits gesetzte Zahlung vollständig entfernen, gehen Sie bitte auf die gleiche Weise vor:

Auftr zahlung06.png

Markieren Sie die gewünschte Zahlung und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Löschen.

Ausliefern

Lesen Sie zu diesem Thema bitte das Kapitel Versand.

Versandinfo

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden Ihnen Informationen zum Versand des Auftrages angezeigt. Hier können Sie unter anderem die Tracking-ID und die Lieferscheinnummer Ihres Auftrags einsehen.

Storno

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Mit der Stornofunktion können Aufträge, für die noch keine Rechnungen existieren, dauerhaft storniert werden. Die reservierten Artikel werden wieder freigegeben. Stornierte Aufträge lassen sich nicht mehr bearbeiten. Mit der Storno rückgängig-Funktion kann ein stornierter Auftrag wieder in einen normalen Auftrag gewandelt werden. Die Artikel im Auftrag werden erneut reserviert abgezogen.

Die stornierten Aufträge können im Ordner Storniert in der Auftragsverwaltung angezeigt werden.

Nachricht an Kunde

Mithilfe dieser Funktion können Sie eine E-Mail an den Kunden des markierten Auftrags senden.

Fehlbestand auf Einkaufsliste

Diese Schaltfläche öffnet ein Dialogfenster, in dem Sie den aktuellen Fehlbestand der markierten Aufträge auf die Einkaufsliste setzen können.

Workflow ausführen

Über diese Schaltfläche können Sie manuelle Workflows für den jeweils ausgewählten Auftrag durchführen, siehe dazu Manuelle Workflows.

Bereich G: Überblick über die Auftragspositionen

Die Positionsliste in der Auftragsübersicht bietet Ihnen Übersicht zu allen Positionen eines markierten Auftrags, sowie zu deren aktuellen Beständen.

Auftrag posi01.png

Folgende Felder werden angezeigt. Artikelnummer: Artikelnummer der Position in der Liste.


Beschreibung: Name des Artikels in JTL-Wawi.


Anzahl: Menge des Artikels, die sich im Auftrag befindet.


Bestand: Aktueller Lagerbestand des Artikels. Hierbei handelt es sich nicht um die tatsächlich verfügbare Anzahl des Artikels, sondern um den gesamten aktuellen Bestand. Reservierungen in anderen Bestellungen werden also nicht berücksichtigt. Bei nicht gelieferten Aufträgen können Sie somit schnell erkennen, ob sie ausgeliefert werden können.


VK Brutto/Netto: VK brutto bzw. VK netto der jeweiligen Position, wie sie im Auftrag angegeben sind.


MwSt.: Mehrwertsteuersatz, der für die Berechnung von Brutto aus Netto benutzt wurde.


Geliefert: Zeigt an, wie oft die Position im Rahmen des ausgewählten Auftrags bereits geliefert wurde.


Fehlbestand: Die aktuelle Fehlmenge des Artikels.


Zulauf: Die aktuell bestellte Menge des Artikels.


Einkaufsliste: Die Menge des Artikels, die sich aktuell auf der Einkaufsliste befindet.


Hinweis: Sofern Sie einen Hinweis in der Auftragsposition hinterlegt haben, wird dieser hier angezeigt.


Gutgeschrieben: Sofern Sie im Rahmen einer Rechnungskorrektur einen Artikel gutgeschrieben haben, wird dies in dieser Spalte angezeigt.

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