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Auftrag anlegen

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Ihre Aufgabe / Ausgangslage

Sie betreiben einen Onlineshop für Sportbedarf. Ein Kunde, der bereits früher bei Ihnen bestellt hat, ruft bei Ihnen an und möchte ein paar Ski und dazu passende Skistöcke bestellen. Er bezahlt per Bankeinzug. Sie möchten also gerne einen Auftrag anlegen.

Auftrag anlegen

Um einem Kunden Ware liefern zu können, muss in JTL-Wawi ein entsprechender Auftrag angelegt werden. Sie können Aufträge für einen Kunden direkt aus der Kundenverwaltung von JTL-Wawi aus anlegen.

Wechseln Sie dazu über die Schaltfläche Kunden in die Kundenverwaltung.
Suchen Sie mithilfe der Such- & Filterfunktionen nach dem Kunden, für den Sie den Auftrag anlegen möchten.
Markieren Sie den Kunden und klicken Sie auf die Schaltfläche Auftrag….

Es öffnet sich ein neues Fenster für den Auftrag.

Jtl-wawi-kunden-001-auftrag-anlegen.png

Klicken Sie auf die Schaltfläche Pos. zuordnen, um die einzelnen Angebotspositionen aus der Lagerverwaltung anzulegen.


Es öffnet sich das Dialogfenster Artikel zuordnen.

Jtl-wawi-kunden-002-auftrag-anlegen.png

Wählen Sie die Artikel aus, die zum Auftrag gehören (die Ski und Skistöcke). Suchen Sie dazu unter Kategorien die passende Kategorie heraus oder geben Sie unter Begriff den gewünschten Artikelnamen ein. Doppelklicken Sie auf einen Artikel, um ihn in die Liste Artikelauswahl zu übernehmen.

Alternativ können Sie auch direkt im Auftragsfenster die Artikelnummer bzw. EAN in das Feld neben der Schaltfläche Pos. zuordnen eingeben oder einen Artikel per Barcodescanner einscannen.

Beenden Sie die Artikelzuordnung, indem Sie auf Schließen klicken.

Sie kehren damit zum Auftragsfenster zurück.

Jtl-wawi-kunden-003-auftrag-anlegen.png

Freie Auftragspositionen hinzufügen

Freie Positionen sind Artikel oder Dienstleistungen, die nicht in der Lagerverwaltung existieren und somit auch keinen Lagerbestand besitzen. Sie können einem Auftrag Freipositionen hinzufügen. In unserem Fall bietet es sich an, dem Kunden noch eine kostenlose Probe eines Sonnenschutzes mitzugeben, den er beim Skifahren auftragen kann.

Doppelklicken Sie dazu in der Spalte Bezeichnung in das nächste freie Feld und geben Sie den Namen der Freiposition ein (Sonnenschutz-Probe).
Geben Sie bei Bedarf die Menge an und legen Sie einen VK-Brutto fest, falls es sich nicht um eine kostenlose Freiposition handelt.


Die Freiposition ist nun der Liste hinzugefügt.

Jtl-wawi-kunden-004-auftrag-freiposition.png

Preise im Auftrag anpassen

Sie können für einzelne Positionen den Preis ändern. So könnten wir zum Beispiel das Paar Ski günstiger anbieten, da der Kunde ja auch noch Skistöcke dazukauft.

Doppelklicken Sie dazu in der Spalte VK Brutto auf den entsprechenden Preis, um diesen zur Bearbeitung zu aktivieren.
Geben Sie den neuen Preis ein und drücken Sie die Eingabetaste, um diesen Preis als neuen Preis festzulegen.
Markieren Sie zudem die Checkbox Preise manuell geändert, um zu markieren, dass Sie die Preise angepasst haben.

Jtl-wawi-kunden-009-auftrag-preise-individuell.png

Versandart zuweisen

Jeder Auftrag benötigt zwingend eine Angabe zur Versandart, damit er ausgeliefert werden kann. Diese legen Sie über das Dropdown-Menü fest, in dem Keine Versandart ausgewählt ist. Die eventuell entstehenden Kosten für die Versandart werden dem Auftrag hinzugefügt.

Jtl-wawi-kunden-005-auftrag-versandart.png

Zahlungsart zuweisen

Ein Auftrag muss immer eine Zahlungsart haben, mit der dieser bezahlt wird.

Sie stellen die Zahlungart im Dropdown-Menü unter ZA ein.

Rechnungs- und Lieferadresse einstellen

Oben im Kundendatenbereich sehen Sie die aktuell beim Kunden hinterlegte Rechnungsadresse. Sie können Daten des Kunden direkt korrigieren oder ergänzen. Beim Speichern des Auftrags werden die Änderungen am Kunden ebenfalls durchgeführt.

Daneben befindet sich die Lieferadresse für diesen Auftrag. Über die Selectbox haben Sie die Möglichkeit folgendes auszuwählen:

    1. Lieferadresse gleich Rechnungsadresse: Nimmt die Rechnungsadresse als Lieferadresse, dies ist die Standardeinstellung.
    2. Neue Lieferadresse eingeben: Deaktivieren Sie dazu die Checkbox Lieferadresse = Rechnungsadresse und geben Sie die neue Adresse ein.
    3. Neue Lieferadresse wählen: Über diese Schaltfläche können Sie eine in den Kundendetails hinterlegte abweichende Adresse auswählen.


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Wird eine neue Lieferadresse eingegeben, so wird diese auch permanent beim Kunden als zusätzliche Lieferadresse hinterlegt.

Lieferdatum angeben

Sie können bereits im Auftrag ein voraussichtliches Lieferdatum eingeben. Diesen Wert können Sie in Druck- und E-Mail-Vorlagen einbinden.

Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Voraus. Lieferdatum. Es öffnet sich das Dialogfenster Datum.
Geben Sie das Datum ein und schließen Sie das Fenster wieder über die Schaltfläche OK.

Jtl-wawi-kunden-010-auftrag-vorauss-lieferdatum.png

Rechnung erstellen und versenden

Sie können direkt bei der Erstellung eines Auftrags schon die dazugehörige Rechnung erzeugen und an Ihren Kunden versenden oder ausdrucken.

Wählen Sie dazu die im Fensterbereich Rechnung sofort, auf welche Weise die Rechnung ausgegeben werden soll. Ihnen stehen E-Mail, Fax und Drucken zur Auswahl.

E-Mail: Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn beim Kunden eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt wurde und Sie in JTL-Wawi unter Admin > Firmen-/E-Mail-Einstellungen einen E-Mail-Server konfiguriert haben.

Fax: Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn beim Kunden eine Faxnummer hinterlegt ist und unter Start > Drucker ein Fax konfiguriert wurde.

Drucken: Diese Option gibt die Rechnung über den unter Start > Drucker konfigurierten Drucker aus.

Jtl-wawi-kunden-011-auftrag-rechnung.png

Auftrag erstellen und versenden

Wenn Sie alles eingestellt haben und mit dem Auftrag zufrieden sind, können Sie den Auftrag fertigstellen.

Wählen Sie dazu unter Ausgabe, auf welche Weise der Auftrag versendet werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail, Fax und Drucken.
Klicken Sie nun auf Fertigstellen.


Der Auftrag wird nun erstellt und über die gewählten Ausgabewege ausgegeben. Desweiteren finden Sie den Auftrag in der Auftragsverwaltung, die Sie über die Schaltfläche Verkauf erreichen.

Jtl-wawi-kunden-008-auftrag-abschließen.png

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Wie geht es weiter?