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Aufträge per XML in JTL-Wawi importieren

Ihre Aufgabe / Ausgangslage

Der Auftragsimport ermöglicht es Ihnen, bereits bestehende Aufträge aus anderen Anwendungen in JTL-Wawi zu importieren. Bei diesen »Drittprogrammen« kann es sich bspw. um ein POS-System, ein Shopsystem oder auch um ein anderes Warenwirtschaftssystem handeln. Voraussetzung hierfür ist, dass die entsprechende Anwendung eine Speicherung bzw. einen Export im XML-Format ermöglicht.

Aufträge importieren

Generell empfehlen wir Ihnen, vor einem XML-Import grundsätzlich immer einen Datenbank-Export bzw. eine Sicherung durchzuführen.
Öffnen Sie über das Menü Verkauf die Option Importieren: Aufträge (*.xml). Es erscheint das Dialogfenster Aufträge (*.xml) importieren.

Auftragsimport.png

Klicken Sie auf die Schaltfläche , um eine Datei auszuwählen.
Sofern Sie mehrere Firmen in JTL-Wawi eingerichtet haben, wählen Sie aus der Auswahlliste bitte die Firma aus, der Sie die zu importierenden Auftragsdaten zuordnen möchten. Haben Sie nur eine Firma eingerichtet, so ist die Bezeichnung dieser Firma bereits ausgewählt.

Bestehende Kundendaten aktualisieren: Die in JTL-Wawi bereits vorhandenen Kundendaten können durch Setzen dieses Hakens automatisch mit den Kundendaten aktualisiert werden, die in der XML-Datei enthalten sind. Mögliche bereits vorhandene Kunden werden hierbei ausschließlich über die Kundennummer identifiziert.


Rechnungen für importierte Aufträge generieren: Durch Setzen dieses Hakens generiert JTL-Wawi aus den importierten Aufträge automatisch die dazugehörigen Rechnungen.


Rechnungen sofort drucken: Druckt die generierten Rechnungen direkt aus. Bitte beachten Sie, dass dies je nach Menge der Aufträge sehr lange dauern kann.


Lagerbestände nicht anpassen: Hier wählen Sie, ob die importierten Aufträge Auswirkungen auf Ihren in JTL-Wawi geführten Lagerbestand haben sollen bzw. ob die Lagerbestände der jeweiligen Artikel aktualisiert werden sollen. Wenn Sie hier einen Haken setzen, werden die Lagerbestände in JTL-Wawi also nicht verringert bzw. verändert.


Bestellungen mit identischen externen Identifikationsnummern nicht importieren: Falls Sie bereits Aufträge per XML importiert haben, verhindert diese Option, dass Sie aus Versehen einen Auftrag doppelt importieren, sofern seine Identifikationsnummer sich nicht geändert hat.

Nachdem Sie die gewünschte XML-Datei ausgewählt und die gewünschten Einstellungen für den Import getroffen haben, können Sie nun die Auftragsdaten importieren. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Aufträge importieren.

Auftragsimport Details.png

Im Detail-Bereich des Fensters sehen Sie nun den Fortschrittsbalken, sowie die Meldung über die importierten Daten. Die importierten Aufträge finden Sie nun wie gewohnt in der Auftragsübersicht von JTL-Wawi. Haben Sie ausgewählt, dass die zugehörigen Rechnungen automatisch erstellt werden sollen, finden Sie dementsprechend auch die Rechnungen in der Rechnungsübersicht von JTL-Wawi.

Aufbau XML-Dateien

Die XML-Datei(en), die Sie mit Hilfe dieser Funktion in JTL-Wawi importieren können, müssen einem festgelegten Aufbau folgen.

Um diesen Aufbau besser nachvollziehen zu können, dient die Datei bestell_import.xsd. Diese Datei finden Sie im Ordner Importdateien im Programmorder von JTL-Wawi. Dieser Ordner ist auch in jedem Updatepaket von JTL-Wawi enthalten.

Die Dateiendung ».xsd« steht für »XML schema description file«, also das XML-Schema. Diese Datei beinhaltet die Elementnamen und die verfügbaren Attribute des XML-Dokuments, d. h. eine Schemadatei enthält die Deklarationen die zur Erstellung der XML-Datei benötigt werden.

Im oberen »Abschnitt« werden die Elementnamen und dazugehörigen Werte aufgeführt. Für Währungen sieht der entsprechende Abschnitt bspw. wie folgt aus:

Auftragsimport xsd waehrung.png Auftragsimport xsd.png

Ab Zeile 110 der XSD-Datei beginnt der »eigentliche« Aufbau.

<xs:element name="cWaehrung" type="waehrung" />

besagt im o. g. Beispiel der Währungen, dass somit nur einer der oben aufgeführten Werte definiert werden kann


<xs:element name="cSprache" type="sprache" />

besagt somit, dass für das Element »cSprache« ein Wert aus den hinterlegten Definitionen verwendet werden muss (siehe Zeile 55 bis 78: "ger", "eng" usw.).

<xs:element name="fGesamtsumme" type="xs:decimal" />

definiert ein Element vom Typ »decimal«.


<xs:element name="cBestellNr" type="string30" />

definiert ein Element vom Typ »String« mit einer maximalen Länge von 30 Zeichen.

Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für den Inhalt einer XML-Datei. Die gelb hervorgehobene Zeile zeigt beispielhaft die Verwendung von Attributen innerhalb der XML-Datei. Bei diesen Attributen handelt es sich um Verknüpfungen mittels interner Schlüssel aus JTL-Wawi. So kann beim Import erkannt werden, dass es sich bspw. um einen Kunden mit der internen Nummer 567 handelt.

Die Inhalte der rot hervorgehobenen Bezeichnungen (kFirma, kArtikel usw.) werden automatisch mit den entsprechenden Daten in JTL-Wawi verknüpft. Werden diese nicht angegeben, werden sie automatisch auf die Kundennummer bzw. Artikelnummer hin überprüft und verglichen. Bei Variationen werden zusätzlich auch die Namen verglichen.

Wichtig ist auch, das korrekte Datumsformat zu verwenden. Verwenden Sie hierbei das Schema JJJJ-MM-TT

Bei sämtlichen Preisangaben ersetzen Sie das Komma bitte jeweils immer durch den Punkt als Trennzeichen.


Alle Angaben im Format YES bzw. NO ersetzen Sie bitte durch die groß geschriebenen Buchstaben Y bzw. N.

Bitte beachten Sie außerdem: In dieser Beispieldatei im XML-Format ist zur besseren Übersicht lediglich ein zu importierender Auftrag enthalten. Sobald mehrere Aufträge in der Datei enthalten sind, muss innerhalb des Abschnitts »tBestellungen« die Sequenz tBestellung entsprechend wiederholt werden.

<tBestellungen>
  <tBestellung>
  ..
  </tBestellung>
  <tBestellung>
  ..
  </tBestellung>
</tBestellungen>

Strukturbeispiel für den Auftragsexport


<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1"?>
<tBestellungen>
<tBestellung kFirma="1" cFirma="JTL-Software" cMandant="eB-Standard" cRechnungsNr="">
<cSprache>ger</cSprache>
<cWaehrung>EUR</cWaehrung>
<fGuthaben>0</fGuthaben>
<fGesamtsumme>18.59</fGesamtsumme>
<cBestellNr>121</cBestellNr>
<cExterneBestellNr/>
<cVersandartName>Selbstabholer</cVersandartName>
<cVersandInfo/>
<dVersandDatum/>
<cTracking/>
<cLogistiker/>
<dLieferDatum/>
<cKommentar/>
<cBemerkung/>
<dErstellt>2013-09-25</dErstellt>
<cZahlungsartName>Bar</cZahlungsartName>
<dBezahltDatum/>
<fBezahlt>0.00</fBezahlt>
<twarenkorbpos>
<cName>Mein Testartikel</cName>
<cArtNr>123</cArtNr>
<cBarcode/>
<cSeriennummer/>
<cEinheit/>
<fPreisEinzelNetto>16.79832</fPreisEinzelNetto>
<fPreis>19.99</fPreis>
<fMwSt>19.00</fMwSt>
<fAnzahl>1.00</fAnzahl>
<cPosTyp>standard</cPosTyp>
<fRabatt>7.00</fRabatt>
</twarenkorbpos>
<twarenkorbpos>
<cName>Selbstabholer</cName>
<cArtNr/>
<cBarcode/>
<cSeriennummer/>
<cEinheit/>
<fPreisEinzelNetto>0.00000</fPreisEinzelNetto>
<fPreis>0.00</fPreis>
<fMwSt>19.00</fMwSt>
<fAnzahl>1.00</fAnzahl>
<cPosTyp>versandkosten</cPosTyp>
<fRabatt>0.00</fRabatt>
</twarenkorbpos>
<tkunde>
<cKundenNr>19</cKundenNr>
<cAnrede>Frau</cAnrede>
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<cVorname>Maria</cVorname>
<cNachname>Stammkunde</cNachname>
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<cStrasse>Teststraße 11</cStrasse>
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<cOrt>Köln</cOrt>
<cBundesland>NRW</cBundesland>
<cLand>Deutschland</cLand>
<cTel>0211 12345</cTel>
<cMobil/>
<cFax>0211 54321</cFax>
<cMail>maria@jtl-software.de</cMail>
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<cWWW>www.jtl-software.de</cWWW>
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<fRabatt>0.00</fRabatt>
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<dErstellt>2013-08-16</dErstellt>
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<cAnrede>Frau</cAnrede>
<cVorname>Maria</cVorname>
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</tBestellung>
</tBestellungen>


Auftragsexport (XML)

Sie können auch Aufträge aus JTL-Wawi als XML exportieren. Lesen Sie dazu: Aufträge per CSV / XML exportieren .