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Aufträge mit JTL-Ameise importieren

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Ihre Aufgabe / Ausgangslage

Sie verkaufen über einen weiteren Kanal, z. B. einen nicht an JTL-eazyAuction angebundenen Marktplatz, über den Sie regelmäßig Aufträge bekommen. Diese Aufträge möchten Sie mit JTL-Ameise in JTL-Wawi importieren, um anschließend die Abwicklung über die Standardprozesse von JTL-Wawi durchzuführen.

Hinweis: Bitte führen Sie vor jedem Importvorgang mit JTL-Ameise eine Datenbanksicherung durch. Führen Sie Tests zudem immer mit kleinen Dateien, die nur einen oder wenige Aufträge enthalten, durch. So gehen Sie sicher, dass Sie die Live-Daten von JTL-Wawi nicht beeinflussen.

Aufbau der CSV-Datei

Um Auftragsdaten per JTL-Ameise zu importieren, benötigen Sie eine CSV-Datei, die diese Aufträge beinhaltet. Je nach System, aus dem die Daten kommen, kann die Datei unterschiedlich aussehen. Ihre Datei sollte für jeden Auftrag mindestens folgende Daten beinhalten, damit Sie einen sinnvollen Import von Auftragsdaten durchführen können:

    1. Jede Auftragsposition befindet sich in einer separaten Zeile.
    2. Kundennummer und/oder Bestellnummer: Aufträge werden zunächst immer anhand der Bestellnummer identifiziert. Falls Ihre CSV-Datei keine Bestellnummern enthält, können Aufträge auch anhand der Kundennummer erstellt werden. Es werden dann bei Bedarf alle Positionen für eine Kundennummer in einem Auftrag zusammengefasst.
    3. Wenn keine Kundennummer enthalten ist oder der Kunde noch nicht in JTL-Wawi existiert: Daten zu Vorname, Name, Straße, PLZ, Ort, Land
    4. Artikelnummer, EAN, HAN, Lieferanten-Artikelnummer, Interner Schlüssel oder Artikelname für jede Position, die einem Artikel in JTL-Wawi zugeordnet werden soll.
    5. VK Brutto oder Netto und Menge für jede Position. Befindet sich kein Preis in der CSV-Datei, kann automatisch der Kundengruppen-Preis aus JTL-Wawi gesetzt werden.
    6. Positionstyp: Für jede Position in den Aufträgen sollte der Positionstyp hinterlegt sein. Ist dies nicht der Fall, können Sie auch alle Positionen mit einem Standardwert (z. B. Artikel, Freiposition) importieren.
Hinweis zur Verwendung der Kundennummer: Sie können alle Kundendaten aus Kundenstammdaten in JTL-Wawi ziehen. Dazu müssen Sie zunächst einen Import der Kundendaten aus dem System vornehmen, aus dem Sie auch die Auftragsdaten importieren möchten. Lesen Sie zum Import von Kundendaten:


Beispiel für eine CSV-Datei mit Auftragsdaten

Bestellnummer;Vorname;Name;Straße;PLZ;Ort;Land;Artikelnummer;Artikelname;Preis (Brutto);Menge;Positionstyp
1;Peter;Franke;Hauptstraße 12;12345;Teststadt;Deutschland;ART123;T-Shirt;10;2;Artikel
1;Peter;Franke;Hauptstraße 12;12345;Teststadt;Deutschland;ART124;Hose;15;1;Artikel
1;Peter;Franke;Hauptstraße 12;12345;Teststadt;Deutschland; ;Paketversand;4;1;Versandposition
2;Marina;Peters;Berliner Platz 1;54321;Beispieldorf;Deutschland;ART125;Bluse;20;1;Artikel
2;Marina;Peters;Berliner Platz 1;54321;Beispieldorf;Deutschland;ART126;Rock;15;2;Artikel
2;Marina;Peters;Berliner Platz 1;54321;Beispieldorf;Deutschland; ;Briefversand;2,50;1;Versandposition

Auftragsdaten importieren

Schritt 1: Datei laden

Wichtig: Führen Sie vor jedem Import mit JTL-Ameise eine Datenbanksicherung durch.
Öffnen Sie JTL-Ameise und wechseln Sie in den Bereich Import.
Wählen Sie den Import Aufträge > Aufträge. Es öffnet sich der Auftragsimport von JTL-Ameise.
Klicken Sie auf Auswählen und navigieren Sie zu der Datei, die die Auftragsdaten beinhaltet.

Jtl-ameise-import-auftrag-000--datei-laden.png

Treffen Sie wie gewohnt die Einstellungen zu Kopfzeile enthalten, Spaltenbegrenzer, Ab Zeile, Quote-Zeichen und Escape-Zeichen. Lesen Sie dazu Aufbau der Import-Funktion. Klicken Sie anschließend auf Datei laden.

Schritt 2: Standardwerte festlegen

Zunächst sollten Sie festlegen, welche Werte für alle Aufträge gelten. Für diese Werte müssen Sie anschließend keine Feldzuordnung vornehmen.

Treffen Sie alle Einstellungen im Bereich Standardwerte.

Jtl-ameise-import-auftrag-001-standardwerte.png

Die meisten Optionen sind selbsterklärend und heißen genau so, wie die Felder in JTL-Wawi. Auf diese Optionen gehen wir in dieser Anleitung nicht gesondert ein.

Details zu einzelnen Optionen:

Bestellung Farbe: Hier können Sie festlegen, ob alle importierten Aufträge eine bestimmte Auftragsfarbe bekommen sollen. Geben Sie hierzu den exakten Namen der Farbe ein, den Sie in JTL-Wawi festgelegt haben. Siehe Auftragsfarben anlegen.


Währung: Hier legen Sie die Währung für alle Preise fest, die Sie mit dem Auftragsimport importieren. Geben Sie hier den exakten Namen der Währung an, wie er in JTL-Wawi hinterlegt wurde. Siehe Währungen anlegen.


Als Angebot importieren: Hier legen Sie fest, ob anstelle eines Auftrags beim Import ein Angebot erstellt werden soll. Wählen Sie für diese Funktion als Wert statt N eine der folgenden Optionen: J, Y, Ja, Yes oder true.


Positionstyp: Legt fest, welchen Typ alle importierten Positionen haben. Folgende Werte sind erlaubt: Freiposition, Artikel, Versandposition, Kupon, Gutschein, Zahlungsart, Versandzuschlag, Neukundenkupon, Nachnahmegebuehr, VersandzuschlagArtikel, Geschenkverpackung, Gratisgeschenk, TrustedShops, Zinsaufschlag, Bearbeitungsgebuehr

Hinweis: Wir empfehlen, den Positionstyp über eine Feldzuordnung individuell festzulegen. So können Sie zum Beispiel Artikel, Freipositionen und Versandpositionen in einem Auftrag importieren.

Schritt 3: Feldzuordnungen vornehmen

Als nächstes müssen Sie all die Felder zuordnen, die sich in der CSV-Datei befinden. Wie gewohnt sehen Sie oben in der Vorschau der Datei die Spalten gelb markiert, die bereits zugeordnet wurden.

Ordnen Sie alle Felder Ihrer CSV-Datei den Feldern in JTL-Wawi zu. Alternativ: Öffnen Sie über die Schaltfläche Vorlage wählen eine Importvorlage für Aufträge in JTL-Ameise. Diese müssen Sie vorher einmalig abgespeichert haben.

Jtl-ameise-import-auftrag-002-zuordnungen.png

Bereich Kundendaten laden: Wenn sich in der CSV-Datei die Spalte Kundennummer befindet und diese die gleichen Kundennummern beinhaltet, die auch in JTL-Wawi geführt werden, werden die importierten Aufträge jeweils dem Kunden aus JTL-Wawi zugeordnet.


Bereich Kundendaten: Die Zuordnungen hier müssen Sie nur vornehmen, wenn die Kundennummer nicht in der CSV-Datei hinterlegt ist oder noch nicht in JTL-Wawi existiert.


Bereich Lieferadresse: Die Zuordnungen hier müssen Sie nur vornehmen, wenn die Kundennummer nicht in der CSV-Datei hinterlegt ist oder noch nicht in JTL-Wawi existiert.


Bereich Bestellung: In der Regel sollten Sie hier mindestens das Feld Bestell Nr. zuordnen. Falls Sie dies nicht tun, können Aufträge anhand der Kundennummer erstellt werden. Lesen Sie dazu Schritt 4. Weitere Felder sind in diesem Bereich optional. Die wichtigsten Felder wie Versandart, Versandland und Währung verwenden ansonsten die Standardwerte, die in Schritt 2 hinterlegt wurden.


Bereich Zahlung: Die Werte hier müssen nicht zugeordnet werden. Wenn Sie allerdings das Feld Betrag zuordnen und der zugeordnete Betrag dem gesamten Betrag des Auftrags entspricht, gilt der Auftrag als komplett bezahlt und kann ausgeliefert werden.


Bereich Lastschrift Bankinformationen: Die Werte hier müssen nicht zugeordnet werden. Sie sind nur dann notwendig, wenn als Zahlungsart Lastschrift gewählt wurde.


Bereich Bestellung Position Artikel-ID Spalten: Hier legen Sie fest, wie Artikel aus Aufträgen Artikeln in JTL-Wawi zugeordnet werden. Beachten Sie hierzu auch die Einstellung Identifizierung der zu importierenden Artikel je Position anhand (siehe Schritt 4).


Bereich Bestellung Position: Hier sollten Sie mindestens die Felder Menge und VK Brutto bzw. VK Netto zuordnen. Wenn Sie keinen Preis zuordnen, wird als Preis 0 gesetzt. Anschließend greift die Option Preis darf 0 sein (siehe Schritt 4).

Schritt 4: Einstellungen festlegen

Legen Sie für den Import alle Einstellungen fest. Diese hängen davon ab, wie Sie vorher die Standardwerte und die Feldzuordnungen vorgenommen haben.

Jtl-ameise-import-auftrag-003-einstellungen.png

Neben den Standard-Einstellungen, wie Datei-Encoding auswählen, Dezimaltrennzeichen und Tausendertrennzeichen (siehe Aufbau des Importfensters), finden Sie folgende Einstellungen, die Sie speziell für Aufträge festlegen können:

Identifizierung der zu importierenden Artikel je Position anhand: Hier können Sie festlegen, wie Artikel, die sich in den zu importierenden Aufträgen befinden, mit Artikeln aus JTL-Wawi verknüpft werden sollen. Standardeinstellung ist die Artikelnummer. Falls Sie in JTL-Wawi und der Plattform, von der Sie Aufträge importieren, unterschiedliche Artikelnummern führen, ändern Sie den Identifikator. Achten Sie dabei darauf, dass sich das Feld in Ihrer CSV-Datei befindet und dem entsprechenden Datenbankfeld von JTL-Wawi zugeordnet wurde.


Serie zusätzlich zur Identifizierung heranziehen: Falls das Feld, das Sie zur Identifikation angegeben haben, nicht immer eindeutig ist, können Sie mit dem Feld Serie näher spezifizieren, um welchen Artikel es sich handelt.

Beispiel: Zwei unterschiedliche Artikel verwenden die gleiche EAN. Mithilfe des Felds Serie legen Sie genau fest, welcher Artikel jeweils gemeint ist. Siehe: Artikelstammdaten: Registerkarte Sonstiges.

Bei nicht vorhandenen Artikeln: Hier legen Sie fest, was passiert, wenn ein Artikel, der sich im Auftrag befindet, nicht in JTL-Wawi verfügbar ist. Sie haben grundsätzlich drei Optionen:

    1. Position überspringen und weiter importieren: Der Artikel wird ignoriert und befindet sich anschließend nicht im Auftrag in JTL-Wawi.
    2. Position als Freiposition anlegen: Der Artikel wird importiert, jedoch als Freiposition angelegt. Er befindet sich anschließend im Auftrag in JTL-Wawi, hat jedoch keinen Bezug zu einem Artikel in JTL-Wawi.
    3. Import abbrechen: Der Import wird beendet. Sie können den Artikel anschließend in JTL-Wawi anlegen oder Ihre CSV-Datei anpassen und den korrekten Artikel-Identifikator eintragen.

Preis darf 0 sein: Hier legen Sie fest, wie JTL-Ameise verfährt, wenn der Preis für einen Artikel nicht hinterlegt wurde oder 0 ist.

    1. Ja: Importiert den Preis 0 für die Position.
    2. Nein: Errechnet den Preis des Artikels anhand der Kundengruppe des Kunden und setzt diesen Preis für die importierte Position.

Bei nicht angegebener Bestellnummer nächste freie nehmen und anhand der Kundennummer die Aufträge trennen: Hier legen Sie fest, was passiert, wenn sich in der CSV-Datei keine Bestellnummern befinden bzw. diese nicht zugeordnet wurden.

    1. Nein: Erstellt bei nicht vorhandener Bestellnummer für jede Position einen eigenen Auftrag.
    2. Ja: Erstellt je Kundennummer, die sich in der CSV-Datei befindet, einen eigenen Auftrag, der alle Positionen für diese Kundennummer beinhaltet.

Schritt 5: Vorlage speichern

Sie haben den Import komplett konfiguriert. Sie sollten sich nun eine Importvorlage speichern, damit Sie beim nächsten Auftragsimport die meisten Schritte und Einstellungen überspringen können.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage speichern. Es öffnet sich das Dialogfenster Vorlage speichern.
Geben Sie der Vorlage einen Namen und klicken Sie auf Neue Vorlage speichern.

Jtl-ameise-import-auftrag-004-vorlage-speichern.png

Hinweis: Falls Sie eine vorhandene Vorlage ersetzen möchten, klicken Sie auf die Vorlage und wählen Sie die Option Vorlage überschreiben.

Schritt 6: Import durchführen

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Import starten. Es öffnet sich das Dialogfenster Importvorgang.
Klicken Sie zunächst auf Testen / Trockenlauf. Der Import wird nun simuliert.

Jtl-ameise-import-auftrag-005-testen-trockenlauf.png

Sollten bei der Simulation keine Fehler auftreten, klicken Sie anschließend auf Import starten. Der Import wird nun durchgeführt.
Sobald der Import abgeschlossen ist, sehen Sie die importierten Aufträge in JTL-Wawi.

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