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Firmen- / E-Mail-Einstellungen

In diesem Video erklären wir Ihnen die Firmen- und E-Mail-Einstellungen in JTL-Wawi.

Firmeneinstellungen in JTL-Wawi vornehmen

Ihre Aufgabe/Ausgangslage

Sie möchten die Darstellung von einem oder mehreren Außenauftritten für Ihr Unternehmen konfigurieren, z.B. unterschiedliche Onlineshops, die jedoch auf ein gemeinsames Produktsortiment und dessen Bestände zurückgreifen. Dazu können Sie je Außenauftritt eigene Firmen- und E-Mail-Einstellungen konfigurieren. Die entsprechende Firmierung wird dann gegenüber Kunden in Rechnungsdokumenten, E-Mails sowie anderen Begleitdokumenten einer Sendung ausgegeben.

Allgemeines zu Firmeneinstellungen

Was bedeutet Firma innerhalb eines JTL-Wawi-Mandanten?

Firma bezeichnet bei JTL einen geschützten rechtlichen Namen, unter dem das Unternehmen handelt. Beispiel: Floras Blumenladen.
Im Handelsgesetzbuch wird die Firmierung/Firma als Name eines Kaufmanns bezeichnet, mit dem dieser im Rechts- und Geschäftsverkehr auftritt.
Onlinehändler treten gegenüber Kunden oft über mehrere Außenauftritte, z.B. Onlineshops auf, die sich in ihrer Firmierung teils deutlich voneinander unterscheiden.
Beispiel: Ein Onlineshop für Luxusartikel und weiterer Onlineshop für Spezialbedarf. Beide Onlineshops greifen aber auf dasselbe Produktsortiment des dahinter stehenden Unternehmens zurück.

Wann entspricht ein Unternehmen genau einem JTL-Wawi-Mandanten?

Unternehmen oder Unternehmung beschreibt die Leistungserstellung selbst. Es beschreibt die kleinste rechtliche selbstständige Einheit, die aus handels- bzw. steuerrechtlichen Gründen Bücher führt und eine jährliche Feststellung des Vermögensbestandes bzw. des Erfolgs der wirtschaftlichen Tätigkeit vornehmen muss.
Die Rechnungen, die innerhalb eines JTL-Wawi-Mandanten erstellt werden, gehören allesamt zu dieser Buchführung. Lesen Sie mehr zum Thema hier: Allgemeines zur Mandantenfähigkeit.
In der Regel gehört auch der Lagerbestand demselben Unternehmen – und nicht den unterschiedlichen Onlineshops, die gegenüber dem Kunden beworben werden.
Auch die eingesetzte Software, deren Daten bzw. die Datenbank innerhalb eines JTL-Wawi-Mandanten gehören dem einen, dahinterstehenden Unternehmen.
Damit geht oft einher, dass auch die Betriebsinfrastruktur inklusive aller Lizenzen von JTL oder von Partnern aus dem ExtensionStore diesem Unternehmen gehören.
Deshalb gehört ein JTL-Wawi-Mandant genau zu einem JTL-Kundenkonto, in dem alle Lizenzen für diesen Mandanten liegen müssen. Lesen Sie mehr zum Thema hier: Betriebsinfrastruktur korrekt einrichten.

Wichtiger Hinweis: Rechnungen von JTL

Wenn Sie bisher zwei oder mehrere JTL-Kundenkonten betrieben haben, um für jede Ihrer Firmen eigene Rechnungen zu erhalten, sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater über die neuen Gegebenheiten und re-organisieren Sie bei Bedarf Ihre Struktur. Fragen Sie sich: „Welcher Firma gehört eigentlich die Software und der Datenbestand des JTL-Wawi-Mandanten?“ Von dieser Antwort ausgehend könnten Sie beispielsweise Ihre steuerliche Struktur re-organisieren mit Fragen wie „Wer hat wem bei gemeinsamer Nutzung eine Rechnung zu stellen?“.

Firmeneinstellungen

Über den Menüpunkt Admin > Global: Firmen- / E-Mail-Einstellungen können Sie die die in JTL-Wawi verwalteten Firmen sowie E-Mail-Konten verwalten. Das Dialogfenster besteht aus mehreren Registerkarten.

Firmendaten

In den Firmeneinstellungen innerhalb eines JTL-Wawi-Mandanten können Sie mehrere Außenauftritte Ihres Unternehmens verwalten, z.B. mehrere Onlineshop-Auftritte. Insbesondere die Begleitdokumente einer Sendung wie Lieferschein, Versandlabel, Versandbestätigung und die Rechnungsdokumente sollen dem Kunden gegenüber ein einheitliches Bild ergeben, das dem Onlineshop-Auftritt entspricht, über den der Kunde das Produkt erworben hat.

Firmenanschrift: Legen Sie Ihre Firma mit Klick auf Hinzufügen an. Hinterlegen Sie anschließend Ihre Firmenanschrift. Beachten Sie, dass alle hier getroffenen Angaben zur Firma genauso in Druck- oder E-Mail Vorlagen ausgegeben werden.

Achtung: Es ist unbedingt erforderlich, in dieser Maske das korrekte Land Ihrer Firma anzugeben! Zum Hintergrund: Anhand der Landesauswahl, werden automatisch entsprechende Einstellungen bezüglich der Steuerzonen vorgenommen.

Kontodaten: Hier können Sie Ihre Kontodaten hinterlegen, damit diese auf Rechnungen gedruckt werden, wenn diese von Ihren Kunden bezahlt werden sollen.

Gläubiger-ID: Hinterlegen Sie hier Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese ist in der Regel notwendig, um das Lastschriftverfahren zu nutzen.

In Deutschland ist ein derartiges Identifikationsmerkmal genau 18 Stellen lang. Für Testzwecke stellt die Bundesbank folgende Test-Gläubiger-Identifikationsnummer mit korrekter Prüfnummer bereit: DE98ZZZ09999999999″ (Quelle: Wikipedia).

Kleinunternehmer: Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, wird in ausgegebenen Dokumenten wie Rechnungen, Aufträgen usw. keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

Hinweis: Sie müssen nach Änderung dieser Einstellung Ihre Firmen-Steuereinstellungen, sowie betroffene Vorlagen, eigenständig anpassen.

Sendungsdatenexport: Hier hinterlegen Sie, soweit vorhanden, Ihre DHL-INTRASHIP- bzw. UPS-Kundennummer. Mehr Informationen finden Sie hier: Zum Versand.